Inköps- och upphandlingsrutin för Skolan för Teknikvetenskap
Från och med den 1 januari 2013 är det Inköp & upphandling på Universitetsförvaltningens stab som ansvarar för genomförandet av samtliga upphandlingar på KTH, där värdet för upphandlingen överstiger direktupphandlingsgränsen (för närvarande 285 000 kronor exkl. moms)
Inför varje kommande budgetår ska skolorna skicka in "Anmälan om upphandlingsstöd" till UF inköp & upphandling. Upphandlingsärenden som finns med på listan kommer att prioriteras och ärenden som ej har anmälts hamnar i en ärendekö.
Inköp och upphandling vid Skolan för Teknikvetenskap
När du ska köpa en vara eller tjänst ska du undersöka:
Finns Leveransavtal för Teknikvetenskap?
Om inga avtal finns - Vilken upphandlingsprocedur ska jag använda?
Regler för upphandling över 285 000 kr
Konkurrensverkets sida om beräkning av tröskelvärden
Formalia
Rätt att teckna firman på KTH har endast rektor eller den han har delegerat denna rätt till.
För skolan har skolchefen fått denna delegation.
För institutionerna har prefekten fått denna delegation. Detta innebär således att prefekt är den som skriver under bl.a. förfrågningsunderlag och beställningar på institutionerna. Prefekten kan i sin tur delegera denna rätt till personal på institutionerna antingen för vissa funktioner eller för ett enskilt upphandlingsärende.
Kreditkontroll på leverantören
Det är ett absolut krav, om inte leverantören är väl känd, att man kontrollerar att leverantören har F-skattesedel, betalat sina skatter och inte har några betalningsanmärkningar innan beställningen görs.
Kontrollen görs med hjälp av att ta en kreditmall på leverantören, maila leverantörens organisationsnummer till inköpsansvarig på SCI.
Du får tillbaka en pdf fil över leverantören ekonomiska översikt med trafikljusbedömning.
Grönt ljus - uppfyller KTHs krav
Gult ljus - gör en extra granskning av leverantören, ta hjälp av ekonomiansvarig
Rött ljus - lägg inte beställningen hos leverantören
Beställning
Beställningar/avrop skall alltid vara skriftliga och får endast göras av ansvarig person.
Beställningarna skall minst innehålla:
vem som beställer,
vem man beställer av,
vad som beställs,
till vilket pris det beställs,
var, när och hur det ska levereras.
För avropsbeställning gäller att man även ska ange vilket ramavtal som avropas.
Sekretess
Anbud är ovillkorligen hemliga fram till tilldelningsbeslut.
Diarieföring och arkivering
Upphandlingsakten/samtliga beställningar skall diarieföras och arkiveras. På Skolan för teknikvetenskap görs detta hos arkivansvarig person.
