Remotedagarna – Är vi tillräckligt digitala?

Tools for working remote

Kan vi jobba Remote med allt?

Först veckan i november så tömde vi kontoret på folk under tre dagar. Alla fick jobba hemifrån, från landet, eller var de nu önskade, men inte från kontoret på KTH. Fem team och ca 30 personer som utan övning fick pröva sig fram till nya arbetsätt för att utföra sitt vardagliga jobb utan möjlighet att titta på en whiteboard eller överhöra vad en kollega pratar om. Vi kallade experiment #remotedagarna.

Digitalisering är nästan vardag

En vanligt dag på KTH IT ser ut som de flesta utvecklingsavdelningars runt om i Sverige som har självorganiserande team. Ett gäng olika grupperingar som alla har lite olika sätta att jobba, där whiteboards, Slack, video, Jira eller Trello är någon slags standard, och där några jobbar remote då och då.

Vi är hyfsat digitala och kände oss redo för nästa steg och se vad som händer om man ändrar fokus från att en jobbar hemma, och majoriteten sitter tillsammans till att ingen sitter fysiskt tillsammans. Hur fungerar dynamiken och arbetet då? Nedan så har vi samlat våra tankar och erfarenheter från dom tre dagarna. Hoppas ni kan dra något nytta av dom.

Fördelar med att jobba remote

  • Det är lättare att lägga livspusslet när du slipper pendla. Du hinner sätta på en tvätt medans du dricker ditt förmiddagskaffe. Små saker kanske, men som för en Stockholmspendlare kan spara 2 timmar per dag, pengar och miljö. Eller bara ger möjlighet att oplanerat jobba hemifrån om du får en hemleverans. Den här flexibiliteten gör oss till en mer attraktiv arbetsplats.
  • Videomöten behöver tänkas om. På KTH har vi fina system med monterade kameror i många mötesrum. En klassisk setup som är tänkt för att utomstående ska vara med på ett möte. För vissa mötestyper så passar det, men i verkligheten så blir personen som är med på video, inte riktigt delaktig. Det blir en person mot en grupp.
    Mötesdiskussionerna sker i rummet och ibland blir det ett inspel från personen som ringt in. För oss blev det tydligt hur mycket bättre ett videomöte blir när alla sitter med sin egen dator. Jag skulle gå så långt som att säga att om en person ska vara med remote, så är det bättre att alla är det. En grupp som pratar i samma kamera och mikrofon blir inte bra. Med egen dator så kommer alla närmare och blir delaktiga. Du kan till och med se ansiktsutryck på de du pratar med (om de har video på, vilket har visat sig jätteviktigt). Den som tidigare var med på ”nåder” och inte var med i gruppen blir nu en jämlik.
  • Skillnad på videomöten och pratvideo Zoom användes mest till att ha större möten och webinars. I Slack var det lättare att starta snabba små möte upp till ett par personer. I Slack så kan man också lättare videoringa upp en person och lättare puffa på folka att dom ska vara med i ett möte. Små skillnader som avgör. Enkelheten att snabbt gå från chat, till att prata, till att kolla på någons skärm för att få lite diskussion utan att installera program underlättade.
  • Skärmdelning en hit! De grupper som jobbade tillsammans med en uppgift, vare sig det var mobprogrammering eller felsökning noterade att det blev mer effektivt att jobba med skärmdelning till skillnad från att trängas vid någons dator eller på en gemensam stor skärm på en vägg. Möjligheten att koda och titta på diagram underlättades när alla tittade och pratade om samma sak. Delaktigheten blev större.
  • Självständigt fokuserat arbete fungerar bra när man sitter remote. Om du har en tydlig uppgift som du klarar själv så är det enklare om du inte blir störd. Det gäller även när alla jobbar remote.
  • Det skrivna ordet blir viktigare och blir dokumentation, när man inte kan prata i rummet så flyttar kommunikationen till respektive teams Slack-kanal, kommunikationen blir då dokumentation och möjligheten för andra team att ta del, vilket förbättrar samarbete. Samtidigt så blir det tydligt att när alla diskussioner ska föras i en kanal så kan det bli för pratigt. Vi behöver bli bättre på hitta ett mellanting.
  • Exekverbar kommunikation blir också viktigare. När man inte sitter på samma plats så är det en fördel om man inte fortsätter vanlig prat-kommunikation i chattar. Frågor som ”Hej, kan du hjälpa mig?” som besvaras en timme senare, när man gått hem med ”Nu kan jag, vad ville du?”, blir väldigt ineffektiv. Kommunikationen behöver vara mer genomtänkt. Något som den andra kan jobba med när hen ser det, oberoende av när det är. ”Hej, kan du hjälpa mig”, behöver tillägget.”Hej, kan du hjälpa mig. Jag behöver tillgång till system X till i morgon kl 9.00”. Det gäller såklart även majl och likande, ganska logiskt egentligen men behöver poängteras ändå.
    Kan man säga ”Exekverbar kommunikation” förresten 🙂

Nackdelar

  • Det sociala blir svårare att upprätthålla när man inte möts över kaffe. Speciellt det sociala mellan personer och grupper som inte möts inom sitt jobb. Vi prövade spontana kaffe-paus-video-möten men det krävs mer vana för att få till nya mänskliga beteendemönster innan vi helt kan ersätta IRLs spontanitet. Igen av oss vill jobba remote enbart. 3 dagar kände de flesta var tillräckligt, sen började det kännas lite ensamt.
  • Visa personer upplevde att det var svårt att hålla koll på arbetstiderna när man inte var på kontoret. Tydligheten att gå till och från en arbetsplats suddades ut. Så samtidigt som man får flexibiliteten i att kunna planera sin dag så, ställs också högre krav på att man inte jobbar för mycket.
  • När vi jobbade dedikerat under en hel dag över video med ett problem så kunde det bli lite för intensivt. Konsentrationen var på en högre nivå och längre än vanligt och de naturliga avbrotten som man tar på kontoret: Kaffe, toa eller bara röra på sig, försvann lätt. Man vara mer i ett möte än vid sin dator, och gruppen löste saker tillsammans. Omedvetet vill man inte vara illojal mot sin grupp. Inplanerade raster var 30 minut eller så behövs nog.
  • En intressant punkt som kommit upp, där managers och utvecklare har olika syn på om det är bra eller dåligt är uppföljning. För managers som har kontrollfrågor som verktyg för att utföra sitt jobb så blev det svårare, för utvecklare blev det lättare, dom blev inte störda av kontrollfrågor frågor från sina managers. Arbetssättet är naturligtvis avgörande här, men symptomen är intressanta.

Remotedagarna förbättrade kontorsdagarna

En av mina förhoppningar med Remotedagarna var att vi skulle hitta arbetsätt som funkar lika bra på kontoret som remote. Och några sådana saker tar vi med oss och kommer använda även på kontoret:

  • Skärmdelning. Det är skönare att jobba på sin egen dator än någon annans. Jag kan skriva kod på någons PC, men jag har min Mac:s tangentbord. Om jag dessutom kan jobba på min kollegas dator som redan har ett system uppsatt blir insteget att jobba tillsammans mindre. Just ja, jag slipper också nackspärr eftersom jag kollar på min kollegas skärm, men slipper titta snett på hens dator.
  • Många möten (de flesta) har nu en videolänk som man kan koppla upp sig till. Fortfarande inte bra för den externa, men bättre än inget.
  • Vissa möten internt på KTH:s campus som vi tidigare gick till kommer vi ta via video, att ”slösa” 15 minuter på att stressa till ett möte när man kan vara där på 1 sek…
  • Tydligen så hade vi också ett egenhackat system där KTH:s Support tittade om personer fanns på plats. Vi försöker använda Slacks status för detta, så det var bra att vi fick reda på. Tänk vad man hittar när man bryter vanor 🙂

Vad blir nästa steg?

Digitalisering och Remote är här för att stanna. Vi har bara berört det ytligt med #remotedagarna och summeringen är att alla tyckte det var bra, vissa över förväntan bra.

Kvar att fundera över är byråkratin såklart. Vad säger skatteverket om att man bor i Flen men jobbar på KTH. Vad säger KTH:s och fackets regler, hur matchar våra regler en flexiblare arbetsmiljö . Kan vi anställa personer med rätt kompetens, eller är ett grundkrav att de ska bo i Stockholm? Arbetsmiljölagstiftningen, vilka krav ställer den?

Vi skulle också önska att vi körde #remotedagana på hela IT-avdelningen, för att hitta ännu mer dolda arbetssätt som hindrar oss i vår digitaliseringen av verksamheten. Vi på utvecklingsdelen kommer i alla fall att köra fler remotedagar för att lära oss mer.

Så är vi tillräckligt digitala? Fel fråga kanske, vi kan aldrig bli tillräckligt digitala, men vi klarar av att göra vårat jobb från en remote-plats. Det är en bra start på en ny spännande framtid där vi ligger i framkant.

Har du tankar om remote, skriv gärna en kommentar!

En kommentar till “Remotedagarna – Är vi tillräckligt digitala?”

  1. Since the dawn of the millennium, I’ve successfully been working with teams in Japan, India, China, Spain, Germany, Holland, UK, Ireland, USA, Canada and many more, all focusing on productivity, quality and above all, profit.

    Keeping the work synchronized on a global arena was a challenge, and I mean ”was” because we quickly learned to do that very well.

    Another challenge was the work-culture, it is different from country to country, but we overcame that as well because well defined goals must be common and shared.

    My experience is that strong relationships are built even when working remotely, based on cooperation, discipline, respect and eventual trust.
    Productivity increases as employees feel rewarded by skipping the needless ordeal of commuting.

    Now, if all the employees are in the same time zone and already know each other, then the only challenge for the organization is to have an open mind and realize the inevitable, in order to stay competitive.

    Incentives?
    In 2020, Sweden has 228 business days.
    If you commute to work for 1 hour, that x 2 = 456 hours, or 19 days.
    Now multiply that times the number of employees.
    And that’s time, our most precious asset in life. To that, one has to add traffic congestion, parking cars, pollution, congested trains, trams, subways and busses; preventable accidents, airborne infections, stress, rain, snow and a long list of negative issues.

    Sure, I love to have coffee with my workmates, that’s very nice.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *