In English further down.
”Nu har vi chansen att påverka”
Vi har bråda dagar inom stödverksamheten på KTH. Jag har arbetat ett antal år på KTH och under denna tid har vi aldrig försökt oss på att göra det vi nu ska genomföra. Vi ska kartlägga stödverksamhetens olika funktionsområden, för att därefter ta fram gemensamma processer, arbetssätt med mera. Från och med den 1 januari 2023 kommer all stödverksamhet vid KTH att ligga inom en gemensam linjeorganisation under universitetsdirektören.
När skolorna bildades fick samtliga skolor i uppdrag att sätta sin egen stödverksamhet. Det innebar naturligtvis att skolorna utvecklade olika arbetssätt, processer, anställde sina egna resurser, utvecklade och anpassade stödet specifikt kopplat till den egna skolan. Nu ska vi tillsammans försöka oss på att hitta en gemensam väg framåt.
De funktionsområden som vi nu kartlägger är Ekonomi, HR, Utbildning, Kommunikation och Infrastruktur. Jag har tillsammans med KTH:s ekonomichef fått i uppdrag att se över ekonomiområdet, vilket jag tycker ska bli spännande och utmanande. Utmanande är nog det rätta ordet. Mina kollegor sa idag på ett möte: ”Hur vågade du tacka ja till detta uppdrag?” Så nu sitter jag här och får lite hicka. Visst förstod jag att det är och kommer vara en utmaning under hela 2022 när allt detta ska ske, men jag tänkte att tillsammans med kollegor och framförallt ekonomiansvariga vid skolorna och GVS’ enhetschefer, borde det inte bli så kontroversiellt. Om vi bara bortser från vår egen organisation och lyfter blicken mot en gemensam målbild samt använder lite logiskt tänkande. Då borde vi ro det hela i land.
Jag tror att ett framgångskoncept är att vi lyfter klyftan mellan skolorna och GVS. Vi har idag inte ett likvärdigt uppdrag, vi har inte samma förutsättningar, vi har inte insikt i den ena eller den andras situation. Och för att vi ska lyckas behöver vi se och respektera varandras roller och olikheter. Det är ett första steg för att därefter bygga något gemensamt. Det här arbetssättet är ovanligt på KTH. Oftast har ett beslut lagts över hur det ska vara. Den här gången vet vi inte riktigt hur det kommer att bli, eftersom vi nu är en del i framtagandet. Så nu har vi chansen att vara med och påverka och använda all den kunskap som finns inom ekonomiområdet över hela KTH.
Första gemensamma workshopen är redan på fredag och jag tro att vi kommer att ha mycket energi i rummet! Och ja, jag är fortfarande taggad inför uppdraget och jag är övertygad att gruppen gemensamt kommer att lyckas med uppgiften, för det är naturligtvis inte jag eller KTH:s ekonomichef Susanne som kan eller ska lyckas med detta på egen hand. Här kommer alla involverade att behövas, för det är en svår nöt att knäcka. Men skam den som ger sig!
/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan
“Now we have the chance to influence”
There are busy days in the support activities at KTH. I have worked for many years at KTH, and during this time, we have never come close to what we now are going to do. We will survey the support areas and then develop common processes, working methods, etc. From 1 January 2023, all support activities at KTH will be within a joint line organization under the university director.
When the schools were born, they all were commissioned to set up their own support activities. This, of course, meant that the schools developed different working methods and processes, employed their resources, and developed and adapted the support specifically linked to their school. Now we will together try to find a common way forward.
The support areas that we are now surveying are Finance, HR, Education, Communication and Infrastructure. Together with KTH’s CFO, I am asked to review the finance area, which I think will be exciting and challenging. Challenging is probably the right word. My colleagues said at a meeting today: “How did you dare accept this assignment?” So now I’m sitting here getting a minor hiccup. Of course, I understood that it is and will be a challenge throughout 2022 when all this happens. Still, I thought it should not be so controversial if I collaborate with colleagues, especially finance managers at the schools and GVS’ unit heads. If we just ignore our own organization for once, visualize a common goal, and use a little logical thinking. Then we should manage it.
I believe that we need to highlight the gap between the schools and GVS to succeed. Today we do not have an equivalent assignment; we do not have the same conditions; we do not have insight into one or the other’s situation. And for us to succeed, we need to see and respect each other’s roles and differences. It is the first step to then build something in common. This way of working is unusual at KTH. More often, a decision has been made about how it should be. This time we do not know what it will be like because we are part of the development. So today, we have the chance to be involved and influence and use all the knowledge that exists in finance throughout KTH.
The first joint workshop is already on Friday, and I think we will have a lot of energy in the room! And yes, I am still excited about the assignment, and I am convinced that the group will jointly succeed with the task because it is not me or KTH’s CFO Susanne who will do this independently. Everyone involved will be needed because it is a tricky riddle to solve. But shame on the one who gives up!
/Christina Carlsson, Head of Administration at the ITM School