Hoppa till innehåll

Hur effektiva är egentligen våra möten?

För en tid sedan var jag kallad till två viktiga möten som ägde rum exakt samtidigt. Det gick helt enkelt inte att välja det ena mötet framför det andra så jag valde att vara med på båda mötena, ett möte på Ipaden i ena örat och ett på laptopen i andra örat. Jag informerade bägge möten att jag var med i två möten och att när jag frös bilden i det ena mötet när jag talade i det andra. Det fungerade över all förväntan.

Jag upplevde att jag fick med mig majoriteten av det som sades i båda mötena. Jag kunde till och med ta information om beslut som fattades i det ena mötet in i det andra. De jag talade med som var med i mötena upplevde mig inte som frånvarande utan i allra högsta grad som en aktiv deltagare. En slutsats av detta är att innehållsdensiteten i de möten vi håller inte är så hög så att man mycket väl kan ta in det som sker i två möten.

Efter detta har jag talat med många kollegor om mina erfarenheter varpå jag funnit att det inte alls är ovanligt att personer är med på flera möten, dock att det är få som talar om detta öppet. Personer har uppgett att de till exempel deltar på ett webbinarium eller en kurs som kräver obligatorisk närvaro, medan de egentligen har varit med på ett annat möte eller lyssnat på en exjobbspresentation samtidigt.

Jag har därefter provat flera olika situationer av parallellt deltagande och jag kan dra flera slutsatser från mina experiment.

  • Det underlättar om de möten man är med på använder PowerPoint för att förstärka presentationen, eftersom det är enklare att hålla koll på var man befinner sig när det även stöds av PowerPoint.
  • Det underlättar om mötena är på samma språk.
  • Det är svårt att hinna beta av inkommande mail under mötets gång när man är med på flera möten
  • Det försvårar att vara med på flera möten om det är få personer i varje möte

Jag vill nu förstås inte använda detta som argument för att man ska vara med på flera möten samtidigt. Men man kan fundera över vilken roll ett möte spelar i vårt arbete, hur väl förberedda och strukturerade mötena är? Är det ett bra möte som är väl planerat om man obehindrat kan delta i flera möten samtidigt?

Är det rätt deltagare på ett möte om det är så många att man inte har möjlighet att göra så många inlägg? Handlar mötet huvudsakligen om att förmedla information som egentligen lika gärna skulle kunna förmedlas skriftligt? Det är med andra ord kanske inte de digitala mötesverktygen det är fel på utan kanske snarare hur vi använder dem.