Hoppa till innehåll

Webbutveckling, systemförvaltning och design

Our take on web, social media and other tech stuff. From the people behind www.kth.se

Ett digitalt arbetssätt gör ingen skillnad på distans- eller kontorsarbete

Öppet landskap med en dator stående på ett bord

Vi hade lite tur och lite skicklighet. Vi gick in i pandemin med vetskap att vi kunde göra våra jobba helt och hållet hemifrån.

Vi på Systemförvaltning och utveckling har länge stöttat medarbetarnas möjlighet att jobba hemifrån, bortifrån, eller vilket från som passar bäst. Vi körde helt remote redan innan resten av världen tvingades anpassa sig. Vi förstod att den fysiska arbetsplatsen inte kommer att vara viktig i framtiden. Det är en global trend; arbete är det som utförs, inte fysisk närvaro på arbetsplatsen. Att kräva fysisk närvaro begränsar snarare medarbetarens möjlighet att planera och leva sitt liv.

Nu vet alla att det går att jobba på distans. De som före pandemin sa att det var omöjligt, hade helt enkelt fel. ”Det går inte” var ett hjärnspöke. Trenden som började för många år sedan, med företag som helt jobbar på distans, har tagit gigantiska steg framåt och många företag har nu helt accepterat att anställda aldrig behöver komma tillbaka till sina fysiska kontorsplatser.

Vi har under augusti intervjuat våra anställda och konsulter kring deras erfarenheter och lärdomar. Detta kom vi fram till:

  • Ingen vill tillbaka till en värld där man bara jobbar på kontoret. Alla vill dock träffa sina kollegor lite nu och då. På vår sektion vill medarbetarna träffa sina kollegor fysiskt, från någon gång i månaden till 3-4 dagar i veckan. Kontoret är en naturlig plats att göra det på av vana, men även nya mötesplatser börjar komma fram, luncher, café-möten nära där man bor.
  • Produktiviteten har inte påverkats hos något av utvecklingsteamen. Det har varit business as usual. Vissa upplevde dock att det krävdes lite mer av dom i mars, innan man hittade nya rutiner som ersatte gränserna ”gå till och från jobbet”. Vissa upplever också att man blivit lite mer effektiv eftersom man kunnat jobba mer ostört.
  • Kommunikationen inom teamen har blivit bättre när de jobbar på distans. Det blir mer naturligt att man samarbetar med skärmdelning och möten blir kortare och effektivare.
  • Mycket mindre stress när man slipper pendla. Speciellt föräldrar känner att de får livspusslet att gå ihop när de sparar 15 timmars restid per vecka.
  • En flexibilitet som är värd mycket mer än pengar. Vi har under våren fått många nya möjligheter som tidigare varit otänkbara. Vi jobbar nu från sommarstugor, hemma hos släktingar, och många av oss planerar att jobba från utlandet i höst. Det är en frihet som vi absolut inte vill ge upp.
  • Alla ser att arbeta på distans kommer bli en naturlig del av arbetslivet, men det fysiska kommer inte försvinna. Framförallt när det gäller kreativa övningar, workshops och introducering av nya personer kommer det vara viktigt att samlas.
  • Det digitala utanförskapet riskerar att komma tillbaka när vi börjar återvända till kontoret. Alltså att den som jobbar remote, lätt glöms bort eller blir ett bihang till ett möte samt kanske missar viktiga delar.
  • Kommunikationen mellan olika team har stundtals uppfattats som sämre. För personer som jobbar med olika team har det varit en utmaning att hitta naturliga sätt att ta del av den kommunikation som förs. En väg framåt är att skapa tydligare kommunikationskanaler.
  • Mixen av distansarbete och kontoret kräver också en stor förändring i hur vi interagerar med varandra och sätter förändrade krav på både det egna medarbetarskapet och på ledarskapet. Det försvåras av att vi inte kan läsa av signaler som vi kan på plats kring hur vi uppfattas och behöver därför bli mer explicita mot varandra. Det krävs också mer disciplin kring rutiner och miljö av oss som individer.
  • De informella kontaktvägarna försvinner mer och motståndet mot att ta kontakt med nya personer och personer utanför sitt team växer för många. Det gör att vi behöver hitta nya kommunikativa vanor men kan också innebär att vi behöver förstärka de formella kontaktvägarna och samarbetsytorna till exempel genom bättre dokumentation och transparens.

Det är svårt att veta exakt hur distansarbete påverkar en person under en pandemi. De sociala och känslomässiga påfrestningarna kommer mycket av att man varken får träffa sina kollegor, vänner eller släktingar. Men en kris för också ihop människor och vi accepterar mer och ser till att få det att fungera. Det gör det svårt att urskilja om negativa aspekter beror på känslor av ensamhet som distansarbete kan medföra, eller oron kring vad som händer omkring oss.

😘 Ett litet tips för att underlätta är också att alla är online på Slack. Ha det igång på jobbdatorn och mobilen. Sätt status så folk vet om du är kontaktbar, och gör det även när du sitter på kontoret. Men tänk även på att det är OK att ”tysta” kanaler i Slack, du måste inte hålla dig uppdaterad med precis allting som sker hela tiden – det gör du nog inte på ett fysiskt kontor heller.

Det finns ingen väg tillbaka

Att hitta nya arbetssätt kan vara jobbigt, och det är lätt att tänka att det var bättre förut. Men världen har ändrats och att gå tillbaka till tiden före pandemin går inte. Det skulle vara att ta tillbaka nyfunna friheter, möjligheter och moderna arbetssätt. Vi som anställda vill i bland träffas på en plats som fungerar för samarbete, och ibland är den platsen på KTH. Men oftare är det i en Slack-chat eller Zoom-möten. Vi vill dra nytta av de nya möjligheterna vi fått i och med vårens erfarenheter. Framförallt vill vi själva planera vår verksamhet så det passar våra arbetsuppgifter som de professionella personer vi är.

Vad tänker vi göra för ett bättre distansarbete:

  • Gemensamt sätta vett & etikett regler för distansarbete Hur får jag störa, när får jag stänga av mic och video på ett möte?
  • Anordna ergonomiworkshop, hur kan man ordna en bra arbetsplats hemma.

Sen är det upp till oss anställda att ta ansvar för att vi producerar det vi ska. Allt annat är att aktivt begränsa KTH:s möjligheter att utvecklas.

Kommentera gärna med dina erfarenheter av remote och pandemins påverkan på arbetssätt!

/ Patric, Lina och Johan

______

För er som undrar vilka frågor vi ställt så är det dessa:

Allmänt om remote

  • Hur uppfattar du att det fungerat att arbeta enbart remote under våren?
  • Vad är det bästa med att jobba remote?
  • Vad är de största utmaningarna med att arbeta remote?
  • Hur har din produktivitet påverkats – Väldigt negativt → Väldigt positivt
  • Hur påverkas din sinnesstämning av att inte träffa kollegor fysiskt?
  • Hur uppfattar du KTH som arbetsgivare när vi jobbar på distans?

Arbetsmiljö, metodik, verktyg och placering

  • Vill du arbeta från kontoret och hur ofta i så fall – Nej, några dagar i veckan, en dag i veckan, mer sällan
  • Vad är det du saknar från att bara jobba på kontoret?
  • Hur många ställen jobbar/vill du jobba från (hemmet, landställe, resor…)?
  • Hur ställer du dig till att vissa jobbar på kontoret och vissa fortsätter jobba på distans under en längre tid framöver?
  • Vad behöver KTH förbättra för att kunna stödja kombinationen distans/on-prem?
  • Hur skulle din ideala situation se ut om du får fortsätta arbeta på distans under en längre tid framöver, vad behöver du för stöd?

Samarbete

  • Vilka nya utmaningar upplever du att du får när alla jobbar på distans?
  • Hur har samverkan/samarbete inom ditt team/arbetsgrupp fungerat?
  • Hur har din samverkan/samarbete med personer utanför ditt team/arbetsgrupp påverkats?

Framtiden

  • Givet vårens erfarenhet, hur skulle du vilja arbeta när covid är över?
  • Hur tror du att distansarbete kommer uppfattas om ett år?
  • Vilken hållning vill du att KTH ska driva när det gäller förutsättningarna för distansarbete i framtiden?

Något mer du vill tillägga?

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *