Digitalisering innebär att en organisation integrerar digitala tekniker i sociala processer eller organisationsprocesser med syftet att förbättra och effektivisera sin verksamhet.
Det handlar inte bara om att automatisera och förbättra befintliga processer och arbetssätt utan att helt byta eller avveckla befintliga processer och arbetssätt med hjälp av teknik. För att hantera dessa utmaningar behöver vi gå från det traditionella infrastrukturperspektivet på IT-satsningar till att se hur vi bäst nyttjar organisationens data och personalens kompetens.
Just nu pågår den mest omfattande utvecklingen av våra systemstöd sedan slutet på 90-talet. Vi bygger bättre stöd för forskningsdata, samarbetsverktyg, planering och budgetering, HR, examination, studieadministration och mycket mer. Det är min ambition att vi får till en nära dialog kring implementationen av dessa projekt. Vi har etablerat ett systematiskt arbetssätt där vi gör så kallade användarresor som utgår från att beskriva arbetet, behoven och upplevelsen i olika roller såsom lärare, forskare och student. Det möjliggör att vi identifierar det som faktiskt effektiviserar vårt arbete, utan att vi bara flyttar arbetsbördan till någon annan.
Det möjliggör även att vi kan fokusera våra lösningar på utmaningar och förmågor som kan ge väsentlig nytta och konkurrensfördelar för KTH:s utbildning och forskning. Allt detta bygger på att både verksamhetsstöd och akademi hittar varandra och samarbetar.
Det som ger mig energi på KTH är att så fort vi vet mål och riktning, tar oss an förutsättningar och hinder tillsammans, så vet jag att vi kan genomföra förändringar både snabbt och kvalitativt, som ingen annan organisation jag känner till.
Susanne Odung, ekonomichef. (Foto: Mikael Sjöberg)
Inflationen påverkar KTH:s ekonomi, särskilt när det gäller våra lokaler eftersom hyresavtalen indexuppräknas årligen. Den ökade kostnaden består även när inflationen sjunker tillbaka. Inför 2023 ökade lokalhyrorna med omkring 80 miljoner kronor till följd av inflation och KTH ser ytterligare ökningar inför 2024.
KTH:s möjligheter och fortsatta utveckling som ett ledande tekniskt universitet är beroende av långsiktigt goda och stabila ekonomiska förutsättningar. I februari beslutade rektor om åtgärder för en ekonomi i balans. Det innebar bland annat att campusöversynen drogs igång, att verksamhetsstödet fick ett besparingskrav på 50 miljoner kronor 2024 och att skolcheferna skulle identifiera möjligheter att öka intäkter inom utbildningen och överväga möjliga kostnadsreduceringar eller intäktsökningar i verksamhetsplaneringen för 2024.
Den här tiden på året pågår arbetet med nästa års verksamhetsplanering. Förutom åtgärder för en ekonomi i balans påverkas arbetet av en ny interprismodell för lokaler samt planer på en ändrad fördelningsmodell för grundutbildningsanslag (GRU).
KTH kommer nu att se vilka utmaningar som finns för att lägga en budget i balans och hur vi gemensamt kan hitta lösningar för detta. Inom ekonomiavdelningen bidrar vi på olika sätt i det arbete som nu pågår till exempel genom underlag och beräkningar.
Parallellt med det här fortsätter arbetet med att effektivisera och samordna ekonomiadministrationen för att frigöra resurser för utbildning och forskning. Universitetsdirektören fattade därför nyligen beslut om att samordna reskontrafunktionen, arbetet med KTH:s betalningsflöde, inom Ekonomiavdelningen.
Utveckling av KTH:s ekonomistyrning pågår liksom att säkerställa en effektiv projekthantering. Här handlar det både om att ensa processer och nyttja systemstöd. En upphandling av systemstöd för verksamhetsplanering- och ekonomistyrning ligger i startgroparna.
SciLifeLab har funnits i 13 år och därmed blivit tonåring. I mitt tycke en mycket samhällsengagerad och ambitiös sådan, men med ungdomlig rörlighet och nya perspektiv. Organisationsmässigt och till vetenskapligt fokus har mycket hänt sedan 2010, men SciLifeLab:s erbjudande består; en nationell forskningsinfrastruktur som tillgängliggör spjutspetsteknologier för att undersöka livet. Dagens datadrivna forskning ställer nya krav och SciLifeLab bidrar till att bygga förutsättningar för morgondagens forskning.
Genom att ta reda på hur molekyler, celler och ekosystem samspelar, kan vi förstå hur liv fungerar. Därigenom kan samhällsutmaningar mötas och lösas inom exempelvis hälsa, miljö och klimat. SciLifeLab är en miljö där forskare samlas över institutions-, fakultets- och universitetsgränser, och är en satsning som kommer många till gagn.
Som tonåringar brukar har även SciLifeLab vuxit så det knakar. KTH är huvudman för SciLifeLab, som drivs i samverkan mellan de fyra grundande universiteten KTH, Karolinska Institutet, Stockholms universitet och Uppsala universitet. Idag finns SciLifeLab representerat vid alla svenska universitet, och har lokala sites i Göteborg, Linköping, Lund, och Umeå. KTH, KI och SU har inom ramen för SciLifeLab en samlingspunkt för verksamheten i Campus Solna, som är SciLifeLab:s största site.
Som avdelningschef för SciLifeLab:s administration – en del av det gemensamma verksamhetsstödet – har jag förmånen att tillsammans med resten av verksamhetsstödet och i samklang med SciLifeLab:s övriga delar, arbeta för att stödja och utveckla verksamheten för största möjliga utväxling av den gemensamma resurs som SciLifeLab utgör för akademin, hälso- och sjukvården och industrin.
På KTH flödar en rik ström av data inom många spännande forskningsfält. Denna datamängd, oavsett om den består av noggrant insamlade siffror, statistiska analyser, text med intervjuer eller enkätsvar, fotografier, ritningar, filmklipp och mjukvarukod, är hjärtat av vår forskning.
Eftersom forskningsdata ligger till grund för forskningens resultat behöver dessa kunna granskas och återanvändas. Genom att dela och återanvända resultat skapar vi en starkare grund för framtida upptäckter. Men detta kräver struktur och noggrannhet i hanteringen av forskningsdata, något som inte alltid är enkelt. Forskningsvärlden är dynamisk och forskare rör sig mellan institutioner och projekt, vilket kan leda till att värdefulla data går förlorade när anställningar eller projekt upphör.
Därför samarbetar KTH Biblioteket, IT-avdelningen, Research Support Office (RSO) och Parallelldatorcentrum (PDC) med att bygga upp tjänster för att underlätta för forskare att arbeta smartare med forskningsdata. Det handlar om hela kedjan från när projektet startar, under aktiv forskning, till avslut och publicering. Vi ger råd om regelverk och ger tips på lagringsytor för att dela projektdata under forskningens gång, samt främjar diskussioner om hur vi bevarar och tillgängliggör data när projektet är slut.
Det är genom detta samarbete mellan flera avdelningar med olika expertisområden som vi skapar en stödstruktur som ingen enskild avdelning hade kunnat bygga upp på egen hand. Läs mer på sidan Forskningsdata eller hör av dig till researchdata@kth.se om du vill veta mer.
Katarina Jonsson Berglund, chef för avdelningen för utbildningsstöd.
En kan tro att KTH stänger ner under sommaren, men faktum är att för vissa verksamheter pågår febril aktivitet hela sommaren. Antagningen är en av dessa – antagning och urval för vår stora nationella antagning till höstterminen görs i juli-augusti.
Vi har ett långtgående samarbete mellan Sveriges universitet och högskolor samt Universitets och högskolerådet (UHR) vad gäller bedömningar av betyg och andra meriter. Det är ett bra exempel på det jag kallar tillsammansarbete – vi löser uppgiften effektivt tillsammans med Sveriges samlade antagningspersonal och drar fördelar av den samlade kompetensen oavsett var i Sverige vi bor och verkar.
Under pandemin blev detta en tydlig del i vår riskhantering – när Stockholm var under stor press av smitta hörde våra kollegor i landet av sig för att avlasta. En trygghet i stunden men också någonting vi tar med oss in i vår nya organisation av verksamhetsstödet. Hur kan vi jobba mer tillsammans, men ändå hålla kvar vår lokala anknytning till studenter och fakultet?
Ett annat gott exempel på tillsammansarbete på KTH är när vi tar emot våra nya studenter för hösten. Under måndagen 14 augusti togs drygt 3500 studenter emot på Borggården av utbildningsadministrativ personal från hela VS i fint samarbete med THS och sektionerna. Tillsammans löser vi en omfattande uppgift på ett effektivt sätt under trevliga former. lördag Helgen därefter tog vi emot våra internationella studenter. I höst tar vi nya steg för ytterligare goda tillsammansarbeten!
Hoppas att du som jag njuter lite extra av studenternas närvaro på campus – nu är vi verkligen igång!
Författare
