Hoppa till innehåll

Allt är nytt, och precis som vanligt

Man i glasögon
Erik Edstam, kanslichef för Skolan för teknikvetenskap.

När vi kom tillbaka efter påskhelgen var allt nytt: vi var uppdelade på flera avdelningar, många hade nya chefer och tjänster hade bytt namn. Hur skulle vardagen se ut nu, och hur skulle vi möta institutionernas behov och önskemål? Svaret visade sig vara detsamma på båda frågorna: precis som vi alltid har gjort.

Ett verksamhetsnära stöd som underlättar för lärare och forskare att utföra sina uppdrag är ingen nyhet inom skolans verksamhetsstöd, utan själva kärnan i uppdraget. Det är genom samarbete med och förståelse för institutioner och skolledning som vi kan bidra som bäst; detta gäller nu och har gällt under alla de år jag har arbetat med skolans frågor på olika plan. Att dessutom få vara en del av en forsknings- och utbildningsmiljö i absolut framkant är förstås en riktigt bra bonus!

Arbetet inom verksamhetsstödet präglas av ett nära och prestigelöst samarbete mellan funktioner och personer, oavsett vilken avdelning de råkar tillhöra, och utvecklas tillsammans med nya krav och behov. En ny organisation skapar nya utmaningar men också nya möjligheter, och det är min absoluta övertygelse att vi på tid och längd kommer att utvecklas till att bli ännu bättre – tillsammans.

Erik Edstam, kanslichef (tf) vid Skolan för teknikvetenskap

Tiden går fort…

Poträtt på kvinna med halvlångt hår och glasögon
Britt- Louise Henriksson,administrativ chef och HR-ansvarig inom VS.
Vi har hunnit med några stora praktiska utvecklingssteg under året som påverkat många medarbetare inom verksamhetsstödet i större eller mindre omfattning.

De VS-avdelningar som etablerades vid årsskiftet 2022/2023 inom skolorna flyttades ekonomiskt från skola till VS i januari 2024 och ekonomi, kommunikation och personalområdena samorganiserades från april.

Det har uppstått en del praktiska utmaningar vid de organisatoriska förändringarna och i detta fall har det bland annat varit kopplat till behörigheter och tillgängligheter inom våra olika administrativa systemstöd. Alla har hjälpts åt för att det ska fungera så smidigt som möjligt och problemen har betats av och lösts efter hand.

Detta har också gett möjligheter att hitta nya, gemensamma och kanske även bättre/effektivare lösningar när något ”måste” hanteras. Det är lärorikt att se hur saker är sammankopplade och påverkar varandra, där man kanske minst anar det.

Det pågår ett framåtsyftande arbete med att få till rutiner för uppföljning av verksamhetsstödet och att arbeta med att uppnå ekonomi i balans.

Utvecklingsarbetet leder till nya möjligheter…

Britt-Louise Henriksson, administrativ chef/HR-ansvarig VS

KTH Innovation stöttar i arbetet med att omvandla forskning till innovationer

Lisa Ericsson

På KTH skapas kunskap varje dag. På KTH Innovation har vi förmånen att träffa de som vill göra något extra: att se till att kunskapen också kommer ut i samhället och skapar nytta för fler. Varje år träffar vi över 400 team med nya idéer, från olika appar, till vätgasteknik och kvantteknologi.

Att just skapa nytta av den kunskap och kompetens som bedrivs är reglerat i högskolelagens andra paragraf.  Våra forskare har en enorm potential att bidra till omställningen till ett mer hållbart samhälle. De resultat som forskars fram här kan skapa nya produkter och tjänster som kan minska utsläpp, förbättra människors hälsa, eller helt enkelt göra människors liv lite enklare och roligare.

Vi som arbetar inom verksamhetsstödet vet dock att de redan har fullt på sitt bord. De ska undervisa, söka pengar, publicera, och sköta sin forskning. Vi vet också att det finns regelverk kring bisysslor, intellektuella tillgångar och lärarundantaget, som kan uppfattas som snåriga. Därför är det viktigt att vi gör det enkelt för dem att ta det extra steget och undersöka hur och var deras forskning skulle kunna komma till nytta för fler. Vi måste också vara modiga, och våga stötta dem i det arbetet även när det känns som att vi bryter ny mark.

Som ett led i arbetet med att skapa ett mer sammanhållet stöd ser vi fram emot en mer harmoniserad syn som skapar rätt förutsättningar för att omvandla forskning till innovationer vid hela KTH. Kontakta oss på innovation@kth.se om vi vill veta mer!

Lisa Ericsson, Chef KTH Innovation

Ömsesidig respekt i förändring

Poträtt på kvinna med halvlångt hår och glasögon
Charlotta Andersson Lund, fastighetschef.

Har ni drabbats av den nya pandemin? Mötespandemin på KTH. Jag träffar dagligen kollegor på möten, men det är vid pauserna vid toalettkön och vid kaffemaskinen som man hinner småprata. Vid dessa nödvändiga andningspauser konstaterar nästan alla att det är mycket på gång samtidigt på KTH.

Det är många förändringsprojekt som pågår parallellt. Samgående av verksamhetsstödet är ett av dessa långsiktiga projekt som startades 2022 och som ska pågå till 2026.

En stor förändring som påverkar och kommer att påverka oss är programmet för omlokalisering av verksamheterna i Kista och Södertälje. Fastighetsavdelningen deltar i programgruppen och i programstödet. Det ingår i fastighetsavdelningens ansvar att planera och säkerställa genomförande av byggnationer, såsom hyresgästanpassningar och anpassningar av fysisk arbetsmiljö av universitetets lokaler.  Fastighetsavdelningen arbetar med målsättningen att skapa väl fungerande lokaler anpassade efter verksamheten.

När man ska förändra en lokal och ett lokalnyttjande i syfte att effektivisera är det viktigt att genomföra det enligt gängse processer. Exempelvis att fundera över vilka prioriteringar vi har. Är det tid, kvalitet eller ekonomi? Genom god planering kan man spara resurser och undvika sena programändringar som oftast är kostsamma.

Att leda i förändring är att ha förståelse för de processer som pågår i var och en av oss. För att uppnå en trygg, tillitsfull och tillåtande arbetsmiljö behöver vi ha förståelse för varandras uppdrag. Vara nyfikna på varandras kunskap och ha tilltro till varandras förmågor. Det möter jag ofta när jag stannar upp vid kaffemaskinen och får en välbehövlig paus.

Charlotta Andersson Lund, fastighetschef

Ett samlat och mer strategiskt HR-stöd

poträtt på blond kvinna
Annica Fröberg, chef för personalavdelningen.

Ett samlat HR blir också ett starkare HR och jag ser nya utvecklingsmöjligheter och arbetssätt när vår avdelning växer från 46 till 120 personer. Det kommer att gagna hela KTH och allas vår arbetsmiljö på sikt.

I enlighet med universitetsdirektörens beslut om samorganisering och omplacering av personal blir vi nu många fler från 1 april. Det känns jättekul och jag välkomnar nya perspektiv och erfarenheter som blandas med andra där vi tillsammans kan få och skapa en helhetsbild av HR-frågor över hela KTH.

Det kommer generera mer rörlighet, göra att HR-stödet kommer närmare verksamheten och vi kan tillämpa best practice kring frågor från hela verksamheten. Vi kan bygga ett HR-stöd som också blir mer strategiskt och kanske mindre enkom adminstrativt.

Förutsättningarna på skolorna kring hur man arbetar med HR är olika. Men genom samorganiseringen kan vi nu skapa en gemensam bild och tolkning av vart vi ska för att stötta KTH:s verksamhet på bästa sätt oavsett om det gäller arbetsmiljö, arbetsrätt, resehantering, personalekonomi och rekryteringar till exempel. Samtidigt som stödet anpassas efter de behov som finns inom utbildning och forskning.

Jag skulle också vilja påpeka att liksom tidigare är HR en avdelning och funktion som också i framtiden har möjlighet att arbeta än mer förebyggande. Men det är viktigt att den som funderar på en personalfråga av något slag då kommer till oss i tid – innan det ens blivit ett ärende. Mycket kan lösas i ett tidigare skede och då är timingen väldigt viktigt. Så som sagt:

Välkomna till HR!

Annica Fröberg, chef för personalavdelningen.