Christina Boman, säkerhets- och säkerhetsskyddschef på KTH.
Jag roade mig med att titta igenom vilka ärenden som kommit in sedan jag började på KTH i april 2023. En hel del förväntade händelser som till exempel stölder, inbrott och skadegörelse. Det är inte ovanligt, vi är en stor myndighet på flera geografiska platser.
Hot, demonstrationer, brand och hat på olika plattformar mot både anställda och studenter är också ärenden som jag har hanterat under året.
Jag har arbetat med säkerhet i många år och vet att det är en värld som finns på de flesta ställen där många människor ska interagera tillsammans. Där finns också stora värden både ekonomiskt och akademiskt och många livsöden som står på spel. Det tar ibland fram sämre sidor hos människan.
Mitt jobb, tillsammans med mina medarbetare, är att se till att vi får en tryggare, säkrare och mer medveten plats att visats på, att KTH ska bli starkt i det. Det finns många saker att ta till för att höja nivån av det jag kallar för säkerhetskultur. Det första är att prata om att den finns och behövs för att vi ska ha en bra studiemiljö och arbetsmiljö.
Utöver att prata om säkerhetskultur så behöver vi vara några fler som löser de händelser som dyker upp på KTH. Därför finns sedan januari i år en avdelning där de flesta rekryterats och är på plats. Det innebär att vi kan finnas på fler ställen och arbeta bredare med att nå ett tryggare, säkrare och mer medvetet KTH.
Det känns verkligen att vi är i en ny fas i verksamhetsstödet. Efter några år ”i väntan på förändringen” börjar saker falla på plats och det blir mer tydligt hur vi ska arbeta tillsammans för att kunna vara ett bra stöd för verksamheten på våra institutioner.
Frågor sorteras i olika ansvarsområden och förhoppningsvis kommer vi snart att se ett mer effektivt samarbete inom fler områden.
Till exempel startar vi ett spännande arbete med skolornas nya fakultetsnämnder där de första stegen är att bygga ledningskanslierna och där vi tar stöd och lär av varandra inför planeringen av de första mötena. Det är tydligt att vi måste fortsätta utveckla arbetssätt för beredning av frågor och beslut så att våra beslutsfattare på både skol- och institutionsnivå känner sig trygga med de underlag varpå viktiga beslut ska fattas.
I en tid av förändring och när det kan kännas som allt ifrågasätts är det bra med lite perspektiv och tanke på vårt uppdrag. Det är viktigt för oss att känna att vi bidrar och att vi fokuserar på rätt saker så att våra lärare och forskare får det stöd de behöver i vardagen.
Jag var på avtackning av en mycket uppskattad kollega som arbetat länge inom administrationen. I tacktalet sammanfattades hennes bidrag som konsten att göra precis lagom. Det är potentiellt lätt att göra för lite och det är alltid lätt att göra för mycket. Lagom är utmaningen och dit bör vi sträva för en effektiv och smidig administration.
Maria Gustafson, chef för avdelningen för forskningsstöd (RSO).
Det kom ett mail. ”Hej RSO! Vi har ett samarbetsavtal med ett tyskt forskningscentrum om en gemensam professur där KTH ska finansiera två doktorander. Centrumet har genomfört samtliga av sina åtaganden, men vem ska stå för finansieringen på KTH?”
Svaret på frågan var enkelt i detta fall. Avtalet var signerat och diariefört och i villkoren stod klart och tydligt vad som gällde. Detta är bara ett exempel på varför det är viktigt att det finns samarbetsavtal.
Forskningsprojekt kan sträcka sig över flera år, och konsortierna bestå av internationella samarbetsparter från både akademi och industri. Ofta har man samarbetat utan problem i tidigare projekt, man ser varandra som kollegor, och projekten känns enkla och okomplicerade.
Men det är när det oförutsedda inträffar som avtalet behövs som mest.
När det resultat som du var med och bidrog till blir nästa stora innovation och du, kanske oavsiktligt, gav bort det. Den österrikiska parten i ditt EU-projekt bryter mot kontraktet och KTH måste betala skadestånd som är långt högre än bidragsdelen.
Att ta höjd för det oförutsedda är det som KTH:s affärsjurister hjälper till med. KTH har som myndighet andra legala förutsättningar än privata aktörer och ska göra sin riskbedömning utifrån gällande lag. Men samtidigt värna om att KTH:s forskare ska kunna fortsätta att forska på de resultat som genereras, och säkerställa att den enskilda forskare som vill kommersialisera sitt resultat ska kunna göra det.
När det känns som att förhandlingarna tar lång tid, tänk på att det kan löna sig flera år framåt!
Planer i all ära, men inget slår att komma igång med det verkliga arbetet. Varje gång är det lika skönt att sätta igång med genomförandet. Nu är inriktningsbeslut fattade och budgetar fastställda. Inför 2024 förbereder vi nu samorganisering av funktionerna inom HR, ekonomi och kommunikation.
Jag hoppas att utvecklingen av hela stödet inom dessa områden ska engagera såväl medarbetare inom VS som mottagare av stödet.
Jag ser fram emot många möten i alla möjliga sammanhang där vi kan diskutera hur vi på bästa sätt utvecklar verksamheten och då inte enbart de områden som nu samorganiseras. I förändring finns absolut oklarhet och oro men det finns också en chans att låta idéer komma fram, öppna för utveckling och förslag och sätta nya mål för vår verksamhet och arbetsmiljö. Det kan vara ett slitet uttryck, men jag gillar att påminna om att vi är varandras arbetsmiljö.
Hur människorna och delarna fungerar tillsammans är avgörande för resultaten och förmågan och vi ska ha en arbets- och studiemiljö som är attraktiv, inkluderande och jämställd för att citera KTH:s vision och övergripande mål.
Eftersom jag nu fick sista ordet för året på VS-bloggen passar jag på att tacka för detta händelserika år och samtidigt se framåt och tacka på förhand för den aktivitet som drar igång direkt på det nya året. Nu stundar jul- och nyårshelgerna och gärna en aktiv och energisk vårtermin, men först en rejäl ledighet. Jag kan bara hoppas att ni får välbehövlig vila och påfyllnad.
Helene Rune, administrativ chef på SCI. (Foto: Marta Marko Tisch)
Inför OM-tentaperioden i december pågår det sedvanliga administrativa förberedelsearbetet med en STOR SKILLNAD …för första gången provar vi att samordna hanteringen på ett enhetligt sätt för HELA KTH, inom ramen för TENTAPILOTEN!
Det kan verka trivialt, men inför samtliga tentaperioder finns ett stort administrativt maskineri som drar igång och operativt förbereder alla salsskrivningar.
Huvudsyftet är att testa ett digitalt vaktbokningssystem som innebär att vi undviker dubbel- och överbokning av vakter och kan optimera nyttjandet av salarna genom att bl a placera tentor med färre tentander i samma sal. Samtidigt stärks rättssäkerhet och likabehandling för både tentander och vakter när vi använder enhetliga rutiner, underlag och skapar möjlighet till redundans inom ”maskineriet”.
Decembers OM-tentaperiod är den volymmässigtminsta tentaperioden under läsåret. Cirka 200 olika salstentor ska genomföras, vilket innebär att cirka 6 000 studenter placeras i sal, 200 vakter bokas, tentalydelser ska tryckas och packas tillsammans med närvarolistor, ordningsregler, formelsamlingar mm samt levereras till skrivsalarna.
Arbetet görs normalt av ett stort antal medarbetare vid varje skola men inför decembers OM-tentaperiod hanteras detta av ett färre antal medarbetare från samtliga skolor för hela KTH.
Till vår stora glädje får vi använda ”gamla rektorshuset” på Valhallavägen 79. Lokalerna är fantastiska och gänget som jobbar vill aldrig gå hem.
Om pilotstudien faller väl ut, står ett KTH-gemensamt examinationshus överst på önskelistan där vi löpande kan ge fakulteten service och support att hantera olika examinationsformer och därmed praktiskt möjliggöra kontinuerlig examination.
…och kanske spara lokalkostnader genom effektivare användning!
Författare
