Helene Rune, administrativ chef på SCI. (Foto: Marta Marko Tisch)
Inför OM-tentaperioden i december pågår det sedvanliga administrativa förberedelsearbetet med en STOR SKILLNAD …för första gången provar vi att samordna hanteringen på ett enhetligt sätt för HELA KTH, inom ramen för TENTAPILOTEN!
Det kan verka trivialt, men inför samtliga tentaperioder finns ett stort administrativt maskineri som drar igång och operativt förbereder alla salsskrivningar.
Huvudsyftet är att testa ett digitalt vaktbokningssystem som innebär att vi undviker dubbel- och överbokning av vakter och kan optimera nyttjandet av salarna genom att bl a placera tentor med färre tentander i samma sal. Samtidigt stärks rättssäkerhet och likabehandling för både tentander och vakter när vi använder enhetliga rutiner, underlag och skapar möjlighet till redundans inom ”maskineriet”.
Decembers OM-tentaperiod är den volymmässigtminsta tentaperioden under läsåret. Cirka 200 olika salstentor ska genomföras, vilket innebär att cirka 6 000 studenter placeras i sal, 200 vakter bokas, tentalydelser ska tryckas och packas tillsammans med närvarolistor, ordningsregler, formelsamlingar mm samt levereras till skrivsalarna.
Arbetet görs normalt av ett stort antal medarbetare vid varje skola men inför decembers OM-tentaperiod hanteras detta av ett färre antal medarbetare från samtliga skolor för hela KTH.
Till vår stora glädje får vi använda ”gamla rektorshuset” på Valhallavägen 79. Lokalerna är fantastiska och gänget som jobbar vill aldrig gå hem.
Om pilotstudien faller väl ut, står ett KTH-gemensamt examinationshus överst på önskelistan där vi löpande kan ge fakulteten service och support att hantera olika examinationsformer och därmed praktiskt möjliggöra kontinuerlig examination.
…och kanske spara lokalkostnader genom effektivare användning!
Joakim Palestro, administrativ chef på EECS. (Foto: Charlotta Alnersson)
När jag började som ny utredare på Högskoleverket (HSV) 2001 fick jag en genomgång av dåvarande universitetskansler Sigbrit Franke. En mening fastnade väldigt tydligt. Att arbeta med att granska högskolan kommer aldrig göra er uppskattade men ni ska alltid bli respekterade. Respekt, men inte kärlek – det var vad som väntade oss nya tjänstepersoner.
Att arbeta med verksamhetsstöd på ett lärosäte har stora likheter med mitt tidigare arbete på HSV. Ibland anses det att vi kostar för mycket och ibland gör för rigorösa kontroller som inte gynnar varken utbildning och forskning. Men vi får erkännande för vår sakkunskap, vår vilja till hög servicenivå och för vår personliga omsorg. Min inställning har alltid varit att vi är två sidor av samma mynt – i symbios.
Nu är verksamhetsstödet inne i en omfattande förändring som inte prövats på något annat lärosäte. Det är av största vikt att vi i denna process är lyhörda, vågar ompröva och motiverar våra medarbetare att göra sina röster hörda. För utan medarbetare, ingen verksamhet.
Personligen tror jag väldigt mycket på de nya skolfakultetsnämnderna. Ett kollegialt forum för och av KTH:s kreativa och drivna lärare och forskare. Där har också verksamhetsstödet en viktig roll att spela. Här finns stora möjligheter till genuint samarbete mellan kollegiet och stödet.
Vi gör varandra bättre genom att visa lyhördhet, nyfikenhet och ömsesidig respekt. Tänk myntet och sluta aldrig ge varandra uppskattning. Det om något driver en god arbetsmiljö och värdefulla insikter som kan leda oss framåt i det vetenskapliga pusslet som är akademin.
Digitalisering innebär att en organisation integrerar digitala tekniker i sociala processer eller organisationsprocesser med syftet att förbättra och effektivisera sin verksamhet.
Det handlar inte bara om att automatisera och förbättra befintliga processer och arbetssätt utan att helt byta eller avveckla befintliga processer och arbetssätt med hjälp av teknik. För att hantera dessa utmaningar behöver vi gå från det traditionella infrastrukturperspektivet på IT-satsningar till att se hur vi bäst nyttjar organisationens data och personalens kompetens.
Just nu pågår den mest omfattande utvecklingen av våra systemstöd sedan slutet på 90-talet. Vi bygger bättre stöd för forskningsdata, samarbetsverktyg, planering och budgetering, HR, examination, studieadministration och mycket mer. Det är min ambition att vi får till en nära dialog kring implementationen av dessa projekt. Vi har etablerat ett systematiskt arbetssätt där vi gör så kallade användarresor som utgår från att beskriva arbetet, behoven och upplevelsen i olika roller såsom lärare, forskare och student. Det möjliggör att vi identifierar det som faktiskt effektiviserar vårt arbete, utan att vi bara flyttar arbetsbördan till någon annan.
Det möjliggör även att vi kan fokusera våra lösningar på utmaningar och förmågor som kan ge väsentlig nytta och konkurrensfördelar för KTH:s utbildning och forskning. Allt detta bygger på att både verksamhetsstöd och akademi hittar varandra och samarbetar.
Det som ger mig energi på KTH är att så fort vi vet mål och riktning, tar oss an förutsättningar och hinder tillsammans, så vet jag att vi kan genomföra förändringar både snabbt och kvalitativt, som ingen annan organisation jag känner till.
Susanne Odung, ekonomichef. (Foto: Mikael Sjöberg)
Inflationen påverkar KTH:s ekonomi, särskilt när det gäller våra lokaler eftersom hyresavtalen indexuppräknas årligen. Den ökade kostnaden består även när inflationen sjunker tillbaka. Inför 2023 ökade lokalhyrorna med omkring 80 miljoner kronor till följd av inflation och KTH ser ytterligare ökningar inför 2024.
KTH:s möjligheter och fortsatta utveckling som ett ledande tekniskt universitet är beroende av långsiktigt goda och stabila ekonomiska förutsättningar. I februari beslutade rektor om åtgärder för en ekonomi i balans. Det innebar bland annat att campusöversynen drogs igång, att verksamhetsstödet fick ett besparingskrav på 50 miljoner kronor 2024 och att skolcheferna skulle identifiera möjligheter att öka intäkter inom utbildningen och överväga möjliga kostnadsreduceringar eller intäktsökningar i verksamhetsplaneringen för 2024.
Den här tiden på året pågår arbetet med nästa års verksamhetsplanering. Förutom åtgärder för en ekonomi i balans påverkas arbetet av en ny interprismodell för lokaler samt planer på en ändrad fördelningsmodell för grundutbildningsanslag (GRU).
KTH kommer nu att se vilka utmaningar som finns för att lägga en budget i balans och hur vi gemensamt kan hitta lösningar för detta. Inom ekonomiavdelningen bidrar vi på olika sätt i det arbete som nu pågår till exempel genom underlag och beräkningar.
Parallellt med det här fortsätter arbetet med att effektivisera och samordna ekonomiadministrationen för att frigöra resurser för utbildning och forskning. Universitetsdirektören fattade därför nyligen beslut om att samordna reskontrafunktionen, arbetet med KTH:s betalningsflöde, inom Ekonomiavdelningen.
Utveckling av KTH:s ekonomistyrning pågår liksom att säkerställa en effektiv projekthantering. Här handlar det både om att ensa processer och nyttja systemstöd. En upphandling av systemstöd för verksamhetsplanering- och ekonomistyrning ligger i startgroparna.
SciLifeLab har funnits i 13 år och därmed blivit tonåring. I mitt tycke en mycket samhällsengagerad och ambitiös sådan, men med ungdomlig rörlighet och nya perspektiv. Organisationsmässigt och till vetenskapligt fokus har mycket hänt sedan 2010, men SciLifeLab:s erbjudande består; en nationell forskningsinfrastruktur som tillgängliggör spjutspetsteknologier för att undersöka livet. Dagens datadrivna forskning ställer nya krav och SciLifeLab bidrar till att bygga förutsättningar för morgondagens forskning.
Genom att ta reda på hur molekyler, celler och ekosystem samspelar, kan vi förstå hur liv fungerar. Därigenom kan samhällsutmaningar mötas och lösas inom exempelvis hälsa, miljö och klimat. SciLifeLab är en miljö där forskare samlas över institutions-, fakultets- och universitetsgränser, och är en satsning som kommer många till gagn.
Som tonåringar brukar har även SciLifeLab vuxit så det knakar. KTH är huvudman för SciLifeLab, som drivs i samverkan mellan de fyra grundande universiteten KTH, Karolinska Institutet, Stockholms universitet och Uppsala universitet. Idag finns SciLifeLab representerat vid alla svenska universitet, och har lokala sites i Göteborg, Linköping, Lund, och Umeå. KTH, KI och SU har inom ramen för SciLifeLab en samlingspunkt för verksamheten i Campus Solna, som är SciLifeLab:s största site.
Som avdelningschef för SciLifeLab:s administration – en del av det gemensamma verksamhetsstödet – har jag förmånen att tillsammans med resten av verksamhetsstödet och i samklang med SciLifeLab:s övriga delar, arbeta för att stödja och utveckla verksamheten för största möjliga utväxling av den gemensamma resurs som SciLifeLab utgör för akademin, hälso- och sjukvården och industrin.
Författare
