Hoppa till innehåll

Webbutveckling, systemförvaltning och design

Our take on web, social media and other tech stuff. From the people behind www.kth.se

Hur du får distansarbete och kontorsarbete att fungera tillsammans

https://unsplash.com/@josephgruenthal

Vi har kommit att prata om digitalt utanförskap, i vanlig definition brukar det användas när man pratar om grupper som inte är delaktiga i det digitala samhället, oftast hushåll på landsbygden som saknar internetanslutning eller vissa grupper inom samhället, här väljer vi att definiera det som personer som arbetar remote och som tappar känslan av att vara en del av den gemenskap som är på plats.

Det digitala utanförskapet kan manifestera sig inom grupper där en del jobbar på plats på kontoret (det traditionella kontorslandskapet med allt vad det betyder) och en del som jobbar distans (från hemmet t.ex.). Det vi sett då är att vissa strukturer uppstår i hur beslutsfattande sker, det sker ofta i små grupper av de personer som fysiskt befinner sig i en lokal. Ad-hoc möten eller korridorsmöten kring kaffeapparaten tar det egentligen bokade mötets plats.

Personerna som jobbar på remote blir således avskärmade från viktiga delar av sin vardag genom att inte vara lika delaktig i de beslut som fattas. En del har uppfattat det som att överhörningen av att vara på kontoret inte finns där, när en del av kommunikationen sker utanför de digitala kanalerna.

De digitala kanalerna innehåller en mer kurerad version av det som händer på kontoret och återspeglar inte alltid den information som delgetts om man varit på plats.

Vi tror inte nödvändigtvis att detta ska ses som ett problem utan mer som en möjlighet för KTH att arbeta med de digitala arbetssätten. Det ger oss som organisation en möjlighet att se över befintliga processer och inventera; vad är det som egentligen behöver en fysisk närvaro? Och varför?

Det ger oss också möjligheten att med relativt enkla handgrepp motverka det digitala utanförskapet, några av de presenterar vi här:

  • Boka alltid ett digitalt möte. Varje möte ska som standard innehålla en länk till ett virtuellt mötesrum. Likväl som du bokar ett fysiskt mötesrum – ta det som standard att alltid boka ett virtuellt så personer som inte är på plats behöver fråga om en länk.
  • Alla som är med i ett möte kopplar upp sin egen dator. När vi kör möten så kopplar alltid alla upp sig vid sin egen dator, även om man sitter i samma rum. Detta för att personer som sitter remote ska känna sig lika delaktig som de som sitter i rummet. Konferensutrustningar är av ondo.
  • Var tydlig med de digitala kanalerna. Använder ni tre olika chattverktyg och två dokumentationsareor för att dokumentera och kommunicera era beslut? Kanske mail också? Var tydlig med vilka som gäller för vilken typ av information. T.ex. ”Information om avdelningsmöten skickas alltid på e-post” och ”Beslutsinformation finns den här sidan på intranätet” samt ”Dag till dag chatt sker via verktyg X”. Det gör det tydligt för alla vilka verktyg man förväntas ha koll på.
  • Dagliga ”standups”/lägeskollar. Inom utvecklingsteam är det här en standardföreteelse men inte lika vanligt för andra typer av team. Gör det till en vana att checka in dagens läge i chattverktyget.
    – Vad jobbar jag med idag?
    – Vad gjorde jag igår?
    – Behöver jag hjälp med något? Var tydlig med att det är OK att fråga om hjälp!
  • Boka digitala informella möten. En del av sakerna som orsakar det digitala utanförskapet är känslan av att inte vara med i loopen. Genom att boka fikastunder digitalt kan vi skapa en mer informell ton och folk kan prata av sig lite.

 

En kommentar till “Hur du får distansarbete och kontorsarbete att fungera tillsammans”

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *