Har ni drabbats av den nya pandemin? Mötespandemin på KTH. Jag träffar dagligen kollegor på möten, men det är vid pauserna vid toalettkön och vid kaffemaskinen som man hinner småprata. Vid dessa nödvändiga andningspauser konstaterar nästan alla att det är mycket på gång samtidigt på KTH.
Det är många förändringsprojekt som pågår parallellt. Samgående av verksamhetsstödet är ett av dessa långsiktiga projekt som startades 2022 och som ska pågå till 2026.
En stor förändring som påverkar och kommer att påverka oss är programmet för omlokalisering av verksamheterna i Kista och Södertälje. Fastighetsavdelningen deltar i programgruppen och i programstödet. Det ingår i fastighetsavdelningens ansvar att planera och säkerställa genomförande av byggnationer, såsom hyresgästanpassningar och anpassningar av fysisk arbetsmiljö av universitetets lokaler. Fastighetsavdelningen arbetar med målsättningen att skapa väl fungerande lokaler anpassade efter verksamheten.
När man ska förändra en lokal och ett lokalnyttjande i syfte att effektivisera är det viktigt att genomföra det enligt gängse processer. Exempelvis att fundera över vilka prioriteringar vi har. Är det tid, kvalitet eller ekonomi? Genom god planering kan man spara resurser och undvika sena programändringar som oftast är kostsamma.
Att leda i förändring är att ha förståelse för de processer som pågår i var och en av oss. För att uppnå en trygg, tillitsfull och tillåtande arbetsmiljö behöver vi ha förståelse för varandras uppdrag. Vara nyfikna på varandras kunskap och ha tilltro till varandras förmågor. Det möter jag ofta när jag stannar upp vid kaffemaskinen och får en välbehövlig paus.
Ett samlat HR blir också ett starkare HR och jag ser nya utvecklingsmöjligheter och arbetssätt när vår avdelning växer från 46 till 120 personer. Det kommer att gagna hela KTH och allas vår arbetsmiljö på sikt.
I enlighet med universitetsdirektörens beslut om samorganisering och omplacering av personal blir vi nu många fler från 1 april. Det känns jättekul och jag välkomnar nya perspektiv och erfarenheter som blandas med andra där vi tillsammans kan få och skapa en helhetsbild av HR-frågor över hela KTH.
Det kommer generera mer rörlighet, göra att HR-stödet kommer närmare verksamheten och vi kan tillämpa best practice kring frågor från hela verksamheten. Vi kan bygga ett HR-stöd som också blir mer strategiskt och kanske mindre enkom adminstrativt.
Förutsättningarna på skolorna kring hur man arbetar med HR är olika. Men genom samorganiseringen kan vi nu skapa en gemensam bild och tolkning av vart vi ska för att stötta KTH:s verksamhet på bästa sätt oavsett om det gäller arbetsmiljö, arbetsrätt, resehantering, personalekonomi och rekryteringar till exempel. Samtidigt som stödet anpassas efter de behov som finns inom utbildning och forskning.
Jag skulle också vilja påpeka att liksom tidigare är HR en avdelning och funktion som också i framtiden har möjlighet att arbeta än mer förebyggande. Men det är viktigt att den som funderar på en personalfråga av något slag då kommer till oss i tid – innan det ens blivit ett ärende. Mycket kan lösas i ett tidigare skede och då är timingen väldigt viktigt. Så som sagt:
Johanna Stellan, administrativ chef på ABE och projektledare för samroganiseringen av HR, ekonomi och kommunikation.
När vi inom kort går in i behovsanalysfasen (fas 2) i arbetet med att samorganisera HR, Ekonomi och Kommunikation och skapa ett starkt ledningsstöd på skolorna, blir beaktandet av olika behov och perspektiv än mer viktigt och samarbetet avgörande. Bara tillsammans kan vi skapa en stark grund att bygga på när vi nu planerar hur verksamhetsstödet bäst ska organiseras framåt.
En viktig del är det nära samarbetet med arbetstagarorganisationerna och HR. Genom att arbeta tillsammans för att ge allas röster möjlighet att höras, navigera genom komplexa frågor och säkerställa en god arbetsmiljö skapar vi de bästa förutsättningarna för det fortsatta utvecklingsarbetet. Det är inte bara viktigt för en positiv och stödjande arbetsmiljö utan för att kunna ta välgrundade beslut för en framtida organisation som reflekterar verksamhetens behov.
Just nu pågår riskbedömningar som ett verktyg för att kunna identifiera och hantera potentiella utmaningar med omorganisationen. Dessa sker både centralt och lokalt på skolorna. Det är viktigt att fånga upp och adressera risker tidigt, och samtidigt öppna upp för många olika idéer kring lösningar och nya möjligheter som stärker vår verksamhet.
Nästa steg är behovsanalyser med utgångspunkt i verksamhetens behov. Dessa kommer att ligga till grund för hur vi framåt organiserar oss inom respektive stödområde.
Vi arbetar tillsammans med fokus på vårt gemensamma mål; att förbättra och effektivisera vårt arbete. Genom att samarbeta effektivt, lyssna på varandra och ta tillvara olika gruppers expertis kan vi ge ett verksamhetsnära och effektivt stöd till alla våra kollegor och studenter både under och efter omorganisationen.
Johanna Stellan, administrativ chef på ABE och projektledare för samorganiseringen av HR, ekonomi och kommunikation inom VS.
Fredrik Oldsjö, chef för ledningskansliet och biträdande universitetsdirektör.
Den 20 februari var en speciell dag: då lämnade vi in KTH:s årsredovisning för 2023 och budgetunderlag för 2025-2027.
Årsredovisningen är ett fantastiskt samarbete mellan alla avdelningar som pågår under flera månader. Allt för att försöka ge en så korrekt och tydlig bild som möjligt av KTH:s verksamhet. Även om fokus är på de saker som vi som myndighet är skyldiga att redovisa ger årsredovisningen en fantastisk överblick av KTH:s fascinerande verksamhet. 2023 kan vi exempelvis glädja oss över att antalet doktorander ökar igen, att våra forskare dragit in mer medel från Vetenskapsrådet än någonsin och att vi startar upp den unika nationella satsningen på Cybercampus Sverige.
I budgetunderlaget ger vi en prognos över verksamheten för kommande år. Vi har ett tufft ekonomiskt läge just nu, men genom de ansträngningar som hela organisationen gör kommer vi att kunna vända utvecklingen inom några år.
Budgetunderlaget ger också möjlighet att ge inspel till regeringen kring strategiskt viktiga frågor. Vi lyfter behovet av högre ersättning för vår utbildning och visar att KTH kan bidra med mycket inom regeringens satsningar på utbildning inom teknik och naturvetenskap. Vi lyfter också vikten av ökade basanslag för forskning och behovet av olika satsningar på forskningsinfrastrukturer. Men vår viktigaste fråga är de galopperande lokalkostnaderna och nödvändigheten av att regeringen ändrar systemet med marknadshyror som slår så mycket hårdare för KTH i och med Stockholms höga hyresnivåer.
Christina Boman, säkerhets- och säkerhetsskyddschef på KTH.
Jag roade mig med att titta igenom vilka ärenden som kommit in sedan jag började på KTH i april 2023. En hel del förväntade händelser som till exempel stölder, inbrott och skadegörelse. Det är inte ovanligt, vi är en stor myndighet på flera geografiska platser.
Hot, demonstrationer, brand och hat på olika plattformar mot både anställda och studenter är också ärenden som jag har hanterat under året.
Jag har arbetat med säkerhet i många år och vet att det är en värld som finns på de flesta ställen där många människor ska interagera tillsammans. Där finns också stora värden både ekonomiskt och akademiskt och många livsöden som står på spel. Det tar ibland fram sämre sidor hos människan.
Mitt jobb, tillsammans med mina medarbetare, är att se till att vi får en tryggare, säkrare och mer medveten plats att visats på, att KTH ska bli starkt i det. Det finns många saker att ta till för att höja nivån av det jag kallar för säkerhetskultur. Det första är att prata om att den finns och behövs för att vi ska ha en bra studiemiljö och arbetsmiljö.
Utöver att prata om säkerhetskultur så behöver vi vara några fler som löser de händelser som dyker upp på KTH. Därför finns sedan januari i år en avdelning där de flesta rekryterats och är på plats. Det innebär att vi kan finnas på fler ställen och arbeta bredare med att nå ett tryggare, säkrare och mer medvetet KTH.
Författare
