Faktura och betalning

KTH:s organisationsnummer: 202100-3054
Vat nr: SE202100305401

Elektronisk faktura till offentlig sektor

Från och med första april 2019 är det krav på att fakturor ska skickas elektroniskt till offentlig sektor. PDF-faktura via mejl klassas ej som elektronisk faktura. Läs mer på Myndigheten för digital förvaltnings (DIGG) hemsida: För dig som är leverantör till offentliga aktörer (digg.se)  

Kontakta er leverantör av bokförings-/faktureringssystem för att säkerhetsställa en övergång till nya digitala rutiner och nytt regelverk. De flesta program/tjänster har kunnat erbjuda detta sedan en lång tid tillbaka.

Fakturor ska primärt skickas via den nya europeiska standarden PEPPOL BIS Billing 3.0.
Den tidigare mer vanliga standarden Svefaktura accepteras under en övergångsperiod om detta är det enda elektroniska formatet ni kan hantera eller om vi redan tar emot fakturor från er i det formatet.

Ni som inte kan skicka elektroniska fakturor kan nyttja: fakturaportalen.se
Fakturaportalen är en tjänst du kan nyttja till att skicka elektroniska fakturor till olika företag och myndigheter, men är inget KTH styr över. Därför har vi svårt att ge support för denna tjänst.
Manual för att nyttja tjänsten: Manual_fakturaportalen.pdf  

Fakturareferens

Det är viktigt att ni som leverantör till oss anger rätt beställarreferens på fakturan. KTH har ca 2 000 personer som är förste mottagare av faktura och dessa mottagare återfinns i system­mässigt åtskilda delar av organisationen. En faktura med fel referens riskerar därmed att hamna på villovägar med sen eller utebliven betalning som följd.

Fakturareferens, som alltid ska finnas vid beställning, ska ha följande struktur: EXEMPEL KTHXXX. Där EXEMPEL ska ersättas med det användarnamn/KTHID som beställaren inom KTH har.

Följande referensstrukturer finns att välja mellan, dessa beror på var inom KTH beställaren arbetar:

EXEMPEL KTHABE
EXEMPEL KTHCBH
EXEMPEL KTHEECS
EXEMPEL KTHITM
EXEMPEL KTHSCI
EXEMPEL KTHVS (fd. KTHUF, KTHGVS, KTHRK)

För ytterligare vägledning kontakta fakturaservice@kth.se . 

E-faktura (PEPPOL BIS Billing 3.0)

KTH har Peppol-id 0007:2021003054
Fakturor skickade via Peppol-nätverket kommer automatiskt fram till KTH utan ytterligare överenskommelser mellan marknadens olika fakturaväxlar.

Referenskoden måste återfinnas under ”Beställarreferens” på den elektroniska fakturan, ”BuyerReference” i XML-filen utgör beställarreferens på fakturan.

E-faktura (Svefaktura 1.0)

KTH använder vårt organisationsnummer 2021003054 som PartsID/GLN/EAN.
Vi använder OpusCapitas fakturaväxel. Fakturor ska skickas via OpusCapita till oss, så ni eller er fakturaväxel måste vara kopplade mot dem.

Referenskoden måste återfinnas under ”Beställarreferens” på den elektroniska fakturan, ”RequisitionistDocumentReference” i XML-filen utgör beställarreferens på fakturan.

Pappersfaktura

Erfarenheten under Covid-19 är att leverantörer som skickar pappersfaktura skapar ett onödigt stort behov av att personal måste ta sig till arbetet för att hantera skanning av fakturor. Risken är dessutom påtagligt större att leverantörer som skickar pappersfakturor inte kommer få betalt i tid. Det ligger därför i både KTH:s och leverantörens intresse att omställningen till elektronisk fakturering påbörjas snarast.

Pappersfaktura tas emot under en övergångsperiod för ramavtal tecknade före första april 2019.
För ramavtal som löper under 2020 och därefter är det önskvärt att övergång till elektronisk fakturering ska ske så snart som möjligt.

Referenskod ska återfinnas på fakturan.

Kungliga Tekniska högskolan
Fakturaservice
Box 24075
104 50 Stockholm

Betalningar till KTH

För betalningar till KTH, se betalningsinformation på fakturan/rekvisitionen. Vid eventuella oklarheter kontakta berörd part på KTH.