Behandling av personuppgifter i samband med rekrytering

Det är viktigt för oss att du känner dig trygg med hur KTH hanterar dina personuppgifter. Nedan beskriver vi på vilket sätt dina personuppgifter behandlas i anställningsärenden som du har anmält intresse för.

KTH är personuppgiftsansvarig

KTH (org. nr 202100-3054-01) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter du väljer att registrera i samband med att du söker en anställning vid KTH och är därmed ansvarig för att dina uppgifter hanteras i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning såsom EU:s allmänna dataskyddförordning (GDPR) och svensk lagstiftning genom lagen (2018:218) innehållande kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning.

Vilka personuppgifter behandlas och hur?
I handläggningen av anställningsärendet behandlar vi de uppgifter som du lämnat vid ansökningstillfället. Dina personuppgifter kan också komma att behandlas till exempel om vi efterfrågar referenser och kompletterande intyg.

Dina personuppgifter behandlas huvudsakligen i KTH:s rekryteringssystem. Viss manuell hantering av uppgifterna kan förekomma, till exempel utskrift av material inför intervju.

Rekryteringssystemet sammanställer automatiskt de kontakt- och personuppgifter du angivit när du skapade konto i rekryteringssystemet samt information om när du har sökt en anställning på KTH inklusive tillhörande ansökningshandlingar i ett så kallat kandidatkort. Uppgifterna i kandidatkortet lagras lika länge som dina ansökningshandlingar.

Rättslig grund för behandling
Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för KTH ska kunna utföra sina uppgifter av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning. Dina personuppgifter behandlas med stöd av 2 kap. 2 § lagen med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning.

Handlingsoffentlighet
KTH är en statlig myndighet och dina ansökningshandlingar utgör en allmän handling enligt offentlighetsprincipen. Alla som begär ut dina ansökningshandlingar kan därmed ta del av dina personuppgifter, om inte sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) hindrar detta.

Om du har skyddad identitet
Om du har skyddad identitet ska du kontakta personalavdelningen via e-postadressen
rekryteringsannonser@kth.se  eller per telefon 08-790 70 80 eller 08-790 70 74 kontorstid 8.00 - 16.30.

Tänk på att när du skickar information via okrypterad e-post finns risken att dina personuppgifter exponeras för obehöriga utanför KTH. Tänk därför igenom vilka personuppgifter du lämnar.

Vem har tillgång till dina personuppgifter?
Dina uppgifter är tillgängliga i KTH:s rekryteringssystem för:

  • Anställda vid KTH som deltar i handläggningen av det aktuella anställningsärendet,
  • KTH:s externa ramavtalsleverantörer inom rekrytering som på uppdrag av och i samarbete med KTH kan komma att arbeta med det aktuella anställningsärendet,
  • KTH:s externa samarbetspartners såsom andra lärosäten, forskningsinstitut, organisationer eller företag som deltar i handläggningen av det aktuella anställningsärendet,
  • De som ska göra sakkunnigbedömning om de sökandes skicklighet vid anställning av professor och andra lärare enligt anställningsordning vid KTH
  • Personal hos den externa systemleverantören av rekryteringssystemet.
     

Dina personuppgifter lagras i minst 30 månader
Dina personuppgifter och handlingar kommer att lagras i KTH:s rekryteringssystem i 30 månader efter beslut om anställning (enligt KTH:s beslut V-2018-0562 1.2.). Undantag kan göras om det finns rättsliga krav för att bevara uppgifterna längre, exempelvis en pågående rättsprocess.

Om du anställs arkiveras dina personuppgifter

Personuppgifter och handlingar för den som blir anställd arkiveras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2019:1) och enligt KTH:s informationshanteringsplan .

Dina rättigheter
Du har rätt att begära rättelse eller radering av dina personuppgifter. Du kan också invända mot eller begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Begäran prövas av KTH.

Det kan finnas omständigheter som medför att begäran inte kan tillgodoses till exempel på grund av bestämmelser i lag eller förordning. Ett exempel på en sådan omständighet är när dina personuppgifter behövs för att KTH ska kunna fullgöra sitt uppdrag eller finns i en allmän handling har KTH normalt sett ingen möjlighet att radera uppgifterna.

Du har också rätt att efter begäran få besked om vilka personuppgifter vi behandlar om dig.

Begäran enligt ovan skickas till dataskydd@kth.se , lämnas eller skickas till Kungl. Tekniska högskolan, Registraturen, Brinellvägen 8, 100 44, Stockholm.

Du har också rätt att lämna klagomål angående hur KTH behandlar personuppgifter till KTH:s dataskyddsombud på dataskyddsombud@kth.se eller till Datainspektionen.