Author
In English further down.
Kontorsytor och odling smartare
Kära kollegor,
I förra bloggen nämnde jag att vi alla behöver hjälpas åt för att minska kontors- och laboratoriekostnaderna utan att försämra arbetsmiljön. Det märks att det är mycket som händer runt om på ITM-skolan och alla institutioner och Verksamhetsstöd ITM vill bidra till processen. På institutionen för materialvetenskap, till exempel, har en enkät delats ut till alla anställda för att höra hur de använder kontoren och labben på KTH. Detta gjordes för att undersöka hur kontorsytorna speciellt kan användas på ett bättre sätt. Sammantaget tycker jag att det är väldigt vettigt att först utvärdera de individuella behoven och sedan optimera så att det går att öka användningen av våra kontor och samtidigt förbättra arbetsmiljön. När jag besöker olika delar av ITM ser jag många tomma rum. Det är inte optimalt eftersom vi skulle kunna använda våra resurser till att investera i anställda istället för att betala för tomma lokaler.
Varför är så många tomma rum?
En anledning är att vi har lärt oss att jobba hemifrån under covid-perioden. För närvarande är det möjligt att arbeta hemifrån två dagar i veckan, vilket många anställda tycker är mycket attraktivt. En annan anledning är att vissa som arbetar hemifrån hävdar att det är meningslöst att komma till jobbet om det inte finns några kollegor på jobbet. Vi behöver alltså skapa arbetsmiljöer som gör att medarbetarna vill komma till jobbet samtidigt som vi optimerar kontoren så att vi kan sänka kostnaden. Du kommer att få höra mer om detta ämne under hela året eftersom det är ett av rektorns prioriterade områden!
Kom ihåg examinatorkursen
I undervisningen har jag precis avslutat ”Examinatorkursen” som KTH införde som ett krav för alla lärare som vill förbli examinatorer. Det var ett bra tillfälle att bli uppdaterad om vilka lagar vi måste följa. Här kommer en påminnelse om att alla lärare behöver slutföra kursen före slutet av mars för att fortsätta vara examinator.
Just nu planerar jag även studiebesök med mina studenter. Under pandemin var det omöjligt för dem att besöka företag, så istället fick vi använda video och onlinebesök. Jag tror att onlineversionerna hjälpte studenter att få en generell bild av den industriella processkedjan, men fysisk besök ger en helt annan upplevelse av en industrianläggning, som inte kan ersättas. Under en studieresa kan eleverna observera de processer som har diskuterats i klassrummet, vilket stärker deras förståelse. Dessutom får de träffa ingenjörer som arbetar i branschen.
Här brukar vi be studenter intervjua ingenjörer om deras arbetsuppgifter under en vanlig arbetsdag. Sedan ber vi dem reflektera över de uppgifter de skulle vara mest intresserade av att ha när de tagit examen från KTH. Våra erfarenheter är att detta får studenterna att börja fundera över sina första karriärmål och identifiera valbara kurser de vill läsa för att stödja sina långsiktiga mål.
Är våren på ingång?
En morgon såg jag äntligen att vi hade gått in i en tid då dagarna är längre. Det är ny upplevelse att ha ljus omkring sig både till och från jobbet, beroende på ens arbetsschema såklart! Tillsammans med möjligheten att ta promenader i solen under luncherna ger våren de flesta av oss en ny energikick. Förra veckan blev jag riktigt överraskad över att se blommor titta fram i ett grönområde nära KTH-biblioteket.
Är detta ett tecken på att våren har kommit? Troligtvis inte, men det är ett tecken på att naturen är redo att vakna när solen och värmen kommer tillbaka efter en lång vinter. Om du som jag längtar efter våren, föreslår jag att du provar något nytt och får ett försprång i trädgården. Testa att odla vitlök och lök på ett nytt sätt, som jag gör där hemma; se bilden. Framtiden får utvisa om det fungerar…
/Pär Jönsson, Skolchef för ITM-skolan
Office spaces and cultivation smarter
Dear colleagues,
In my last blog, I addressed the necessity that all of us help out in decreasing the office and laboratory costs without decreasing the quality of our working environment. It is clear that many activities take place within the ITM School. All six departments and the University Administration ITM wish to contribute to this process. For example, at the Department of Materials Science and Engineering, a survey was distributed to all employees to ask how they use the offices and laboratories when working at KTH. This was done in order to inquire how especially the office spaces can be used in a better way. Overall, I think it makes a whole lot of sense first to evaluate the individual needs and then optimise so that it is possible to increase the use of our offices and at the same time improve the working environment. When I visit different parts of ITM I see many empty rooms. This is not optimal since we could use our resources to invest in employees instead of paying for empty rooms.
Why are so many rooms empty?
One reason is that we have learned to work from home during the covid period. Currently, working from home two days a week is possible, which many employees find very attractive. Another reason is that some people working from home claim it is useless to come to work if there are no colleagues at work. Thus, we need to create working environments that make employees want to come to work while at the same time optimising the offices so that we can lower the cost. You will hear more about this subject throughout the year because it is a prioritised area by the President!
Remember the examinator course
In teaching I just finished the “Examinator course” which KTH introduced as a requirement for all teachers that want to remain examinators. It was a good opportunity to get updated on the laws we must follow. Here is a reminder that all teachers need to complete the course before the end of March in order to keep on being an examinator.
Currently, I am also planning field trips in courses. During the pandemic, it was not possible for our students to visit companies. Instead, we had to use videos and online visits to replace the field trips. I think the online versions helped the students to get a general view of the industrial process chain. But they can never replace the experience when visiting an industrial site for real. During a field trip the students can observe the processes discussed in class, which reinforces their understanding. In addition, they get to meet engineers working in the industry.
Here, we usually ask the students to interview engineers about their tasks during a typical working day. Then, we ask them to reflect on the tasks they would be most interested in having when they graduate from KTH. Our experiences is that this makes the students start to think about their first career goals and identify elective courses they wish to take in order to support their working goals.
Is spring arriving?
Finally, I realised one morning that we had entered a time of the year when the days were getting longer. It is suddenly a surprise to both go to work and leave for home when it is light, depending on your working schedule, of course! This, along with the possibility of taking walks in the sun during lunches gives most of us a new boost of energy. Last week, I was really surprised to see some flowers coming up in a green area close to the KTH library.
Is this a sign that spring has arrived? Most likely not, but it is a sign that nature is ready to wake up when the sun and warmth return after this long winter. If you like me long for spring, I suggest trying something new. If you wish to get a head start in the garden to grow garlic and onions, you might want to try what we are doing at home; see the picture. The future will tell if it worked…
/Pär Jönsson, Head of the ITM School
Author
In English further down
Kreativiteten hotas när vi distansarbetar
Efter den senaste veckans åtskilliga promenader på isiga vägar mellan institutionen för Maskinkonstruktion och Sing-Sing kan jag konstatera att vintern inte riktigt kan bestämma sig för om den ska hänga kvar eller övergå till vår. En annan känsla som dyker upp när jag befinner mig på olika delar av campus är att det fortfarande gapar relativt tomt på många kontor, nästan ett år efter att den svenska regeringen formellt slog fast att covid-19 inte längre är en samhällsfarlig sjukdom och pandemin får anses vara över.
Jag uppskattar själv att vi idag sannolikt är betydligt bättre på att mötas digitalt än före pandemin, vilket lett till en viss minskning av antalet timmar jag befinner mig i icke-produktiv rusningstrafik och dessutom gjort vardagens livspussel lite enklare. Samtidigt kan jag inte undgå att reflektera över att vårt nya sätt att arbeta sannolikt bär med sig en hel del risker för vår långsiktiga kreativitet och produktivitet. Efter att under snart 20 år ha forskat på hur personliga nätverk påverkar kreativitet och innovativitet är det väldigt enkelt att se att distansarbete har påtagliga negativa effekter.
När vi tillbringar mindre tid på vår gemensamma arbetsplats minskar den spontana kommunikation med kollegorna som ofta är startskottet för nya idéer och insikter. Att det blivit väldigt enkelt att boka in möten leder sannolikt också till att våra kalendrar till ännu högre grad fylls upp med olika möten som kanske inte alltid är fullt nödvändiga och dessutom riskerar tränga ut andra aktiviteter av mer långsiktig natur (till exempel forskning), samt att mejlboxen fylls allt mer när vi inte längre kan lösa vissa problem genom att snabbt stämma av med en kollega i korridoren eller vid kaffemaskinen. Till detta ska läggas att många av oss nog uppfattar att det ibland inte är lika stimulerande att arbeta på distans och motivation har ju sedan länge slagits fast som en grundläggande förutsättning för såväl kreativitet som effektivitet.
Som ansvarig för forskarutbildningen på skolan misstänker jag att distansarbetet riskerar påverka våra doktorander mer än andra. De om några har ett stort behov av att löpande träffa handledare och andra kollegor för att kunna diskutera sin forskning och några av dem har dessutom inte samma sociala nätverk utanför arbetet som mer seniora kollegor. Att så många arbetsplatser gapar tomma riskerar således påverka både den professionella kunskapsutvecklingen och känslan av tillhörighet på ett negativt sätt.
Givet dessa reflektioner var det glädjande att i veckan få ett tydligt budskap från min prefekt att vi måste göra en gemensam ansträngning för att i högre utsträckning vara på plats på våra gemensamma arbetsplatser på campus. Det kan möjligen kännas som ett steg tillbaka och även göra vardagen något mer komplicerad, men det måste vägas mot risken att KTH på sikt blir en mindre kreativ, rolig och stimulerande arbetsplats.
Jag hoppas inte bara att mina promenader fram och tillbaka på campus ska bli lite soligare och mindre isiga framöver, utan också att jag kommer att se färre tomma rum. Detta gäller dock inte den kommande veckan då jag hoppas att vi får riktigt ordentligt vinterväder så att de som ska ha sportlov får möjlighet att njuta av skidåkning och andra vintersporter fullt ut!
/Mats Magnusson, Forskarutbildningsansvarig på ITM-skolan
Creativity is threatened when we work remotely
After the past week’s many walks on icy roads between the Department of Engineering Design and Sing-Sing, I can tell that winter can’t quite decide whether to stick around or turn into spring. Another feeling I get when visiting different parts of campus is that many offices still are relatively empty, almost a year after the Swedish government formally declared that covid-19 is no longer a disease dangerous to society and the pandemic may be considered over.
We are probably much better at digital meetings today than before the pandemic, leading to fewer hours in non-productive rush-hour traffic and easier solving of the everyday puzzle. At the same time, I cannot help but reflect that our new way of working probably carries risks for our long-term creativity and productivity. After almost 20 years of researching how personal networks affect creativity and innovativeness, it is very easy to see that remote work has tangible negative effects.
When we spend less time at our shared workplace, the spontaneous communication with colleagues, which is often the starting point for new ideas and insights, decreases. It is very easy to schedule meetings, so our calendars fill up even more with meetings that may not be necessary. All these meetings may crowd out other activities of a more long-term nature (for example, research), and the email box constantly fills up when we don’t solve certain problems by quickly checking with a colleague in the corridor or at the coffee machine. To this must be added the fact that many of us probably perceive that working remotely is sometimes not as stimulating. And motivation has long since been established as a basic prerequisite for both creativity and efficiency.
As responsible for doctoral education at the school, I suspect remote work risks affecting our doctoral students more than others. They, if any, need to regularly meet with supervisors and other colleagues to discuss their research, and some of them also do not have the same social network outside of work as more senior colleagues. The fact that so many workplaces are empty thus risks negatively affecting both professional knowledge development and the feeling of belonging.
Given these reflections, it was gratifying to receive a clear message from my head of department this week that we must make an effort to be present in our common workplace to a greater extent. It may feel like a step back and make everyday life somewhat more complicated, but it must be weighed against the risk of KTH becoming a less creative, fun and stimulating workplace in the long run.
Not only am I hoping that my walks back and forth on campus will be a little sunnier and less icy going forward, but also that I’ll see fewer empty rooms. However, this does not apply to the coming week when I hope we get really good winter weather so that those who will be on sports vacation (Sportlov) will have the opportunity to enjoy skiing and other winter sports to the fullest!
/Mats Magnusson, Director of Third-Cycle Education at ITM
Author
I veckan som gick närvarande jag vid två begravningar. Det fick mig att stanna upp och fundera. På här och nu, på hur dyrbar tiden är. Bland annat funderade jag på hur jag fungerar på egen hand och tillsammans med andra på jobbet? Har jag det bra? Trivs jag? Får jag gjort det jag vill? Emellanåt kan det kännas lite jobbigt att ställa sig dessa frågor, för allt detta är kopplat till ansträngning. Men jag konstaterade att jag faktiskt tycker att det fortfarande är roligt att arbeta.
Jag är chef för 80 medarbetare och jag tror att de flesta trivs med sitt arbete. De presterar, har hög kompetens och ett gott samarbete med sina kollegor liksom en bra relation till sin närmaste chef. Men i en stor grupp människor finns det också de som upplever något annat. Som chef kan jag hos dessa läsa av att arbetet är jobbigt och ansträngande, man isolerar sig och agerar inte tillsammans med övriga. Att gå till arbetsplatsen är betungande. Vore det jag skulle jag känna att det är att slösa bort min dyrbara tid.
Varför är det så svårt att samtala om dessa frågor? Ett av mina barnbarn uttalade härom veckan; ”När någon frågar hur dagen varit, svarar jag alltid bra”. Jag frågade naturligtvis, men varför då? ”Då slipper jag att få följdfrågor”.
Jag tror att vi ändå måste försöka få till de där följdfrågorna, trots att det känns jobbigt både för medarbetaren och chefen. Naturligtvis är det inte bara chefens ansvar. I medarbetarskapet ingår att ta ansvar för relationen till mig själv, min chef, mina kollegor med flera. Det bygger på självkännedom, att veta vad jag kan och vill, vara medveten om mina styrkor och svagheter. Idag pratar vi om on-boarding och off-boarding – det är viktigt att få en bra start och ett bra avslut. Men det allra viktigaste är den tid som vi spenderar tillsammans mellan on- och off-boarding.
Nu införs pulsmätning en gång i kvartalet. Vi kommer att kunna ta tempen inom varje enhet, men vi kommer inte att fånga upp de enskilda individer som inte mår bra och som inte kommer till sin rätt.
Här måste vi chefer våga börja prata med de individer som sitter fast, trots att det känns lite jobbigt. Nu när medarbetarsamtalen står inför dörren har vi vår chans att bli lite modigare och börja prata om det som ofta syns men ingen pratar om; individen som sitter fast i vardagen och inte har förmågan eller orken att komma ur sitt mönster.
Author
In English further down.
”Det är svårt men viktigt att prata om kollegors berättelser”
Den 12-13/1 hade ITM-skolan sitt årliga ledarinternat. I stort sett samtliga ITM-chefer deltog. En stor del av tiden, en halv dag, ägnades åt JML-frågor och åt en stor undersökning om genusbaserad utsatthet. Åsa-Karin Engstrand, lektor på INDEK och en av medarbetarna på KTH Equality Office, presenterade studien och ledde två workshops.
Enkätstudie om: Genusbaserad utsatthet och sexuella trakasserier i svensk högskolesektor
På den första workshopen diskuterade vi i mindre grupper vilka erfarenheter vi har haft, och har, av genusbaserad utsatthet. Allt från diskriminering till direkta trakasserier. Det är inte helt enkelt att prata om dessa saker, att höra och diskutera kollegors berättelser och erfarenheter – men det är viktigt.
Övningen var en slags kick-off för årets aktiviteter inom JML-området. Vi gör två utbildningssatsningar under våren, två kurser i förändringsledning för ITM:s chefer. Den ena kursen ges för ITM:s prefekter, och den andra för 14 av ITM:s enhetschefer, från samtliga institutioner och från verksamhetsstödet. De kommer att få lära sig hur man leder förändring med fokus på kultur, normer och bemötande. ITM:s chefer kommer att kännetecknas av mod, förmåga att leda förändring, ställningstagande och respekt för sina medarbetare.
I diskussionerna på workshoparna får man aha-upplevelser, insikter, tankar om att även det egna beteendet behöver utvecklas och förändras. I diskussioner med kollegor får man hjälp att hantera frågorna tillsammans.
Med detta sagt så ser jag mycket fram emot denna vår.
/Martin Edin Grimheden, JMLA på ITM-skolan
“It is difficult but important to talk about colleagues’ stories”
ITM school’s annual off-site leadership conference took place January 12-13. Almost all ITM managers participated. A large part of the time, half a day, was devoted to JML issues and to a large survey on gender-based vulnerability. Åsa-Karin Engstrand, lecturer at Indek and one of the employees at the KTH Equality Office, presented the study and led two workshops.
Enkätstudie om: Genusbaserad utsatthet och sexuella trakasserier i svensk högskolesektor (Swe)
At the first workshop, we shared and discussed in small groups what experiences we have had, and have, of gender-based vulnerability. Everything from discrimination to outright harassmentss. It is not easy to talk about these things, to hear and discuss the stories and experiences of colleagues – but it is important. The exercise was a kind of kick-off for this year’s activities in the JML area. We are doing two training initiatives in the spring, two courses in change management for ITM’s managers. One course is given for the department heads, and the other for 14 of ITM’s unit managers, from all departments as well as the university administration (before: support services). They will learn how to lead change with a focus on culture, norms and equal treatment. ITM’s managers will be characterized by courage, ability to lead change and respect for their employees.
During the workshops, insights strike you, like the one that my own behavior patterns need to develop and change. In discussions with colleagues, you get help to handle the issues together. Having said that, I am very much looking forward to this spring.
/Martin Edin Grimheden, JMLA at the ITM School
Author
In English further down.
Dags för framtidens utbildning
Nytt år nya utmaningar. Mycket händer på KTH och en av de viktigaste förändringarna är att vår nya rektor har tillträtt. Han är aktiv både på Facebook och med en blogg på KTH:s hemsida, och jag ser fram emot att få läsa hans tankar kring KTH:s utbildning i samma anda som de första inläggen.
Som ni säkert vet fattade vår förra rektor under 2022 beslut om principer för KTH:s Framtida Utbildning. Principer som ska ”prägla arbetet med att utveckla KTH:s utbildningar så att de är fortsatt högrelevanta och attraktiva i den ökade konkurrensen mellan nationella och internationella lärosäten samt nya utbildningsaktörer.” En utgångspunkt för arbetet med dessa principer är den betydelse som våra utbildningar har för en transformation mot ett hållbart samhälle.
Utbildningsnämnden har under hösten 2022 skapat en visualisering av principerna som ser ut på följande sätt:
Utvecklingsarbetet och implementeringen av framtidens utbildning ska pågå i ett förändringsprogram fram till 2027. Programmets utvecklingsarbete samordnas av en programledning: en programledare (Joakim Lilliesköld) och två biträdande programledare, jag och SCI-skolans GA Gunnar Tibert. Programledarnas arbetsuppgifter är i huvudsak att:
- Leda programmet Framtidens utbildning
- Organisera samarbete mellan olika arbetsgrupper
- Underlätta erfarenhetsutbyte, lärande och värdeskapande aktiviteter
- Föreslå och förankra förslag på pilotprojekt och skolgemensamma satsningar
- Följa upp pilotprojekt och satsningar
- Identifiera förändringsbehov i KTH:s styrdokument
- Kommunicera programmet och vad som händer internt och externt.
På Storträffen i november 2022 fick vi alla möjlighet att både diskutera Framtidens utbildning i sin helhet samt olika principer och detaljer i mindre grupper. Jag hoppas så många som möjligt av ITM:s medarbetare hade möjlighet att delta, men om någon missade möjligheten finns det dokumentation i form av både videos och skriftligt underlag tillgängliga här.
Avslutningsvis så vill jag påminna er alla om att den femte konferensen för KTH Scholarship of Teaching and Learning hålls den 7 mars på KTH i samarbete med Stockholm Universitet och Karolinska Institutet (Stockholm Trio). Fokus är Framtidens lärande, läs mer om det här.
/Anna Jerbrant, vice skolchef och grundutbildningsansvarig på ITM-skolan
Time for Future Education
New year, new challenges. A lot is going on at KTH, and one of the most significant changes is that our new president is in place. He is active both on Facebook and with a blog on KTH’s website. I look forward to reading his thoughts on KTH’s education in the same spirit as the first posts.
As you probably know, our previous president has decided about the principles for KTH’s Future Education. These principles will “characterize the work aimed to develop KTH’s education programs so that they remain highly relevant and attractive in the increased competition between national and international universities as well as new players for education.
The principles can be visualized as follows:
A starting point for the work is our education’s importance for a transformation towards a sustainable society.
The development and implementation of Future Education will take place within a program until 2027. The program’s development work is coordinated by a program management: a program manager (Joakim Lilliesköld) and two assistant program managers, myself, and the SCI school’s GA Gunnar Tibert. Their tasks are to:
- Lead the Future Education program
- Organize collaboration between different working groups
- Facilitate the exchange of experience, learning, and value-creating activities
- Propose and anchor proposals for pilot projects and school-wide initiatives
- Follow up on pilot projects and investments
- Identify the need for change in KTH’s steering documents
- Communicate the program and what is happening internally and externally.
I hope many of ITM’s employees took the opportunity to participate in the Storträff in November when we all had the chance to discuss Future Education in general and various principles and details in smaller groups. But if anyone missed the opportunity, you can find documentation – both videos and written documentation – available here.
I would also like to remind you that the fifth conference for the KTH Scholarship of Teaching and Learning will be held on March 7 at KTH in collaboration with Stockholm University and Karolinska Institutet (Stockholm Trio). The focus is the learning of the future; read more about it here.
/Anna Jerbrant, Deputy Head of School & Director of First and Second Cycle Education
