Skip to content

New roommates during “fake spring”

In English further down.

Nya rumskompisar under fejkvåren

Kära kollegor,

2024 har vi satt igång med en rad aktiviteter. En av de mest utmanande aktiviteterna är att arbeta med en “ekonomi i balans”. Som ni har hört i olika bloggar från ITM och från KTH:s rektor under 2023, har kostnaderna, särskilt för kontor och laboratorier, ökat dramatiskt på grund av inflationen. På de flesta av ITM:s institutioner försöker vi därför utnyttja utrymmena effektivare, bland annat genom att låta medarbetarna dela rum. Många har efter pandemin vant sig vid att arbeta två dagar i veckan hemifrån, och därför är det ganska tomt i de flesta korridorer. Om vi delar rum kommer fler människor att träffas på jobbet och det kommer i sin tur att leda till fler möjligheter till fruktbara interaktioner. I mitt fall kommer jag att få en rumskamrat på mitt kontor på MSE från och med den 1 mars 2024. Jag ser fram emot detta, eftersom jag tror att fler möjligheter till intressanta diskussioner om utbildning och forskning väntar.

Vi har även startat upp fakultetsnämnden på ITM. Ni har kanske läst om de valda personerna i tidigare: Ledamöter i ITM-skolans fakultetsnämnd

Vi har haft både ett möte och en workshop, hittills mest fokuserat på grundutbildningen. Min bedömning efter dessa första möten är att denna grupp är mycket villig att hjälpa till att utveckla kvaliteten på ITM. Förutom att hantera löpande frågor om utbildningskvalitet, till exempel att godkänna nya kurser, kommer nämnden att arbeta med mer långsiktiga kvalitetsfrågor. Som du kanske har läst på intranätet har KTH tagit fram KTH:s vision och övergripande mål 2024-2028. Fakultetsnämnden kommer att ha en viktig roll i att ge input till hur den framtida utbildningen ska utformas för att vi ska kunna möta de krav som ställs av KTH och samhället. Detta är både svårt och spännande.

Slutligen måste jag kommentera mitt arbete som trädgårdsmästare hemma. I takt med att dagarna blir längre och temperaturen stiger känner jag ett starkt behov av att förbereda den kommande växtsäsongen. Jag längtar också efter att se ett tecken på blommor i naturen – en indikation att det finns en chans att våren kommer även i år. Hittills har jag inte sett några, men flera av mina kollegor har sett blommor när de promenerat i olika delar av Stockholm. Jag måste erkänna att jag i år bestämde mig för att prova något nytt, eftersom jag inte hade tålamod att vänta på att blommorna skulle dyka upp i naturen. Så när jag planterade tulpanlökar i trädgården i höstas sparade jag några som jag planterade i krukor i början av året. Nu kan jag se en grupp röda tulpanblommor öppna sig, vilket får mig att känna att min “låtsasvår” har börjat inomhus!

/Pär Jönsson, skolchef för ITM-skolan

New roommates during “fake spring”

Dear colleagues,

We have started 2024 with many activities. One of the most challenging ones is to work with a “balanced economy”. As you may have heard in different blogs from ITM and from the KTH President during 2023, the costs for especially offices and laboratories have increased dramatically due to the inflation. Thus, in most of the ITM departments intense efforts are ongoing to utilize the space more efficiently, by, for example, letting people share rooms. At the same time, it is clear that after the pandemic many people are used to work two days a week from home. Thus, it is quite empty in most corridors. If we share rooms, more people will meet at work and this, in turn, will lead to more possibilities to fruitful interactions. In my case, I will get a roommate in my office at MSE from March 1, 2024. I am looking forward to this, because I can foresee that I will have more opportunities to have interesting discussions about education and research.

We have also started up the faculty board at ITM. You might have read about the elected people in earlier information from ITM: Members of the Faculty Board at ITM

We have had one meeting and one workshop, so far mostly focused on the First and second cycle education. My judgement after these first meetings is that this group is very willing to help to develop the quality at ITM. Besides dealing with ongoing educational quality issues, such as approving new courses, the group will work with more long-term quality matters. As you might have read on the intranet, KTH has formed KTH’s vision and overall goals 2024–2028. The faculty board will have an important role in providing input on how the future education on all levels should be designed in order for us to meet these demands set by KTH and the society. This is both difficult and exciting.

Finally, I need to comment on my work as a gardener at home. As the days are getting longer and the temperatures are getting higher, I feel this strong urge to prepare for this growing season. I also long for seeing a sign of flowers in the nature to indicate that there is a chance that the spring will arrive even this year. So far, I have not seen any, but several of my office mates have seen flowers when walking in different parts of Stockholm. I must admit that this year I decided to try something new, because I did not only want to wait for the flowers to show up in the nature. So last autumn when I planted tulips in the garden, I saved some which I planted in pots in the beginning of the year. Now I can see a group of red tulip flowers open up, which make me feel that my “fake spring” has started indoors!

/Pär Jönsson, Head of the ITM School

A changing organisation

The Faculty Board at ITM had its first meeting the other week. Christina’s management office will, among other things, prepare matters for them. 

In English further down.

En förändrad organisation

Om två månader, den 1 april, är jag inte längre administrativ chef vid ITM-skolan, vilket innebär att jag inte längre kommer vara styra över ekonomi, HR och kommunikation. I stället blir jag chef för skolans ledningskansli. Mig kommer man ännu inte undan! Många har undrat hur det nya kansliet kommer att vara sammansatt och fungera, och de senaste veckorna har bilden så smått börjat klarna. Där kommer finnas en kanslichef, vice kanslichef, controller på skolnivå, controller vid varje institution och sist men inte minst kansliets ledningsstöd. Det innebär att tio personer på ITM-skolan kommer att ha som uppgift att stötta skolans samt institutionernas ledningar framöver.

Dessa funktioner finns redan vid ITM idag eftersom vi redan för två år sedan organiserades oss på detta vis. Så för oss blir förändringen mindre än på vissa andra skolor.

Delar av ledningskansliet, den som framförallt stöttar skolans ledning, sitter i Sing-Sing. Skolans verksamhetscontrollers blir kvar fysiskt ute på våra sex institutioner.

Exakt vilka arbetsuppgifter som kommer att falla under ledningskansliet är ännu inte helt fastslaget, men jag tänker mig att kansliet kommer att stötta skolans ledningsfunktioner med att bereda och samordna skolans verksamhetsplanering, liksom att följa upp verksamhetsplanerna. Vi ska bereda ärenden till skolans fakultetsnämnd, bereda och samordna skolans ekonomistyrning, fördela resurser och ha budgetuppföljningar. Exakt vad som ingår är som sagt ännu inte beslutat. Dock vet vi att skolornas kanslier ska ge ett likvärdigt stöd till skolornas ledningar.

ITM:s nya ledningskansli har redan haft sitt första planeringsmöte. Alla i ledningskansliet ska nu få en bättre inblick i de gemensamma utmaningar som institutionerna har, som att exempelvis få en ekonomi i balans.

Utbildningskansliet och servicecenter kommer fortfarande att ligga kvar inom ITM:s verksamhetsstöd. Skolans utbildningshandläggare kommer att planera och bereda de frågor som ska upp till skolans fakultetsnämnd för beslutsfattande. Naturligtvis kommer arbetet göras tillsammans med skolchef, vice ordförande i fakultetsnämnden, Grundutbildningsansvarig (GA) samt Forskarutbildningsansvarig (FA).

Det första mötet i fakultetsnämnden har också gått av stapeln. Det var en lite trevande start, får man nog säga. Det är ett nytt sätt att arbeta på, ingen av oss vet riktigt vad det innebär och hur processer, mandat etc kommer att fungera.  Det tar nog några möten innan vi hittat formen för det hela. Ärenden måste fortsättningsvis vara kvalitetssäkrade innan det läggs fram för nämnden på ett helt annat vis än hur det fungerat tidigare. Förhoppningsvis får vi en bra och öppen diskussion där vi visar respekt för varandras kompetenser och att det blir en bra förankring mellan kollegiet och linjeorganisationen. Jag hoppas att jag kommer att tycka att det är lika spännande, utmanande och roligt att närvara vid skolans fakultetsnämnd som jag tycker att det är att arbeta med skolans ledning och dess prefekter.

/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan

A changing organization

In two months, on 1 April, I will no longer be the Head of administration at the ITM School, which means that I will no longer be in charge of finance, HR and communication. Instead, I will be the Head of the school’s management office. You won’t get rid of me just yet! Many people have wondered how the new office will be composed and function, and in recent weeks the picture has begun to emerge. There will be a head of office, vice head of office, controller at school level, controller at each department and, last but not least, the office’s management support. This means that ten people at the ITM school will have the task of supporting the management of the school and the departments in the future.

These functions already exist at ITM today, two years ago we organized ITM in this way. Thus, for us, the change will be less comprehensive than for some other schools.

Parts of the management office, which primarily supports the school’s management, are located in Sing-Sing. The department’s controllers will remain physically at our six departments.

Exactly what tasks will fall under the management office is not yet fully determined, but I imagine that the office will support the school’s management functions in preparing and coordinating the school’s operational planning, as well as following up on the operational plans. We will prepare matters for the school’s faculty board, prepare and coordinate the school’s financial management, allocate resources and monitor the budget. Exactly what is included has not yet been decided. However, we know that the schools’ new offices will provide equal support to the schools’ managements.  ITM’s new management office has already had its first planning meeting. Everyone in the management office will now have a better insight into the common challenges faced by the departments, such as balancing their finances.

The School’s Office for student affairs and Service Center will remain in the ITM organisation. The School’s Office for student affairs will plan and prepare the matters that will go to the school’s faculty board for decision-making. Of course, the work will be done together with the Head of School, the vice chair-person of the faculty board, the Director of First and Second Cycle Education (GA) and the Director of Third-Cycle Education (FA).

The first meeting of ITM’s Faculty Board has also taken place. It was a bit of a shaky start, one might say. It is a new way of working, none of us really know what it means and how processes, mandates, etc. will work.  It will probably take a few meetings before we find our way. Cases must continue to be quality assured before they are presented to the board in a completely different way than how it was done before. Hopefully we will have a sound and open discussion where we show respect for each other’s competencies and that there will be a useful link between the faculty and the line organization. I hope that I will find it as exciting, challenging and fun to attend the school’s faculty board as I find it to work with the school’s management and its heads of department.

/Christina, Head of the Administration at the ITM School

Fill the programmes and read the Vancouver Protocol

In English further down.

Fyll programmen och läs på Vancouverprotokollet

Nyligen samlades ITM-skolans ledare för ett tvådagars internat. I fokus stod skolans ekonomi, grundutbildning och jämställdhet, mångfald och lika villkor. Vi står just nu inför betydande utmaningar för att nå en ekonomi i balans, i synnerhet gäller det vår utbildning. Medan skolans finansiering av forskning ser bra ut, mycket tack vare många flitiga kollegors enträgna ansökningsarbete, så ser ekonomin för vår grundutbildning väldigt mörk ut. För att komma tillrätta med årets budgeterade underskott och nå ”grundutbildning i balans” behöver vi reducera kostnaderna radikalt! Det ser visserligen väldigt olika ut på olika institutioner, men sammantaget måste vi göra stora förändringar. Det kommer att kräva allas medverkan. En första åtgärd som vi alla måste arbeta för är att se till att studentantalet ökar så att vi kommer upp till det takbelopp vi har fått och därigenom får in de utbildningsintäkter som både ITM och KTH behöver. Detta är något som i slutändan beror på de enskilda beslut som fattas av varje lärare och programansvarig. I nuläget är det således viktigt att kurser genomförs enligt plan och att vi verkligen fyller våra program med studenter.

Det är också viktigt att vi konsekvent arbetar med våra kursbudgetar för att kunna fastställa rätt kursutbud för kommande år. Vi ska givetvis inte kompromissa med kvaliteten i vår utbildning, men i nuläget kan vi helt enkelt inte bortse från den ekonomiska realiteten.

Ett helt annat ämne som jag vill ta upp är resultaten från den senaste doktorandenkäten, som nu genomförts på samtliga skolor på KTH. Även om mycket ser bra ut på ITM sticker några ting ut på ett oväntat och tråkigt sätt. Först och främst kan man notera att ITM:s doktorander är mindre nöjda med sin handledning än andra doktorander på KTH. Orsaken till detta tycks huvudsakligen vara att det är många doktorander som inte får så mycket handledning som de känner att de egentligen behöver. Ett annat negativt resultat är att en bekymmersamt stor andel av ITM-doktoranderna upplever att det finns tveksamheter kring hur handledarna hanterar frågan om författarskap. Jag vill påminna om att handledarskap och författarskap är två olika företeelser och handledare ska inte inkluderas som författare på artiklar där de inte uppfyller de krav på författarskap som återfinns i KTH:s etiska policy. Vad gäller just författarskap grundar den sig på det så kallade Vancouverprotokollet som tydligt slår fast att man för att kvalificera sig som författare av ett alster ska uppfylla samtliga av dessa krav:

  1. Ge ett betydande bidrag till arbetets uppkomst eller design, eller bidra på ett påtagligt sätt till insamling, analys och tolkning av data.
  2. Göra utkast till arbetet eller kritiskt granska det avseende viktigt intellektuellt innehåll.
  3. Slutgiltigt godkänna den version av arbetet som ska publiceras.
  4. Ta ansvar för alla delar av arbetet genom att försäkra sig om att allt är korrekt utfört.

Att enbart ge feedback på ett arbete som doktoranden utför relativt självständigt utgör alltså inte grund för författarskap, inte ens om det sker upprepade gånger, och att som handledare sätta sitt namn på en sådan artikel utgör således oredlighet i forskning. I skolans nya introduktionskurs för doktorander går vi givetvis igenom KTH:s riktlinjer för författarskap och andra forskningsetiska frågor. Medvetenheten och kunskapen om detta kommer därför att öka hos våra doktorander framöver och jag hoppas givetvis att även våra handledare friskar upp sin kunskap om författarskap.

Vancouverprotokollet

/Mats Magnusson, andre vice skolchef på ITM

Fill the programmes and read the Vancouver Protocol

Recently, ITM leaders met for a two-day off-site conference centering on school finances, first- and second-cycle education, and gender equality, diversity and equal conditions. We face significant challenges in balancing our finances, particularly in our education program. While the school’s funding for research looks good, thanks to the persistent application work of many diligent colleagues, our first- and second-cycle educational programme’s finances look bleak. We need to radically reduce costs to overcome this year’s budget deficit and achieve a “balanced first and second cycle-education,” we need to reduce expenses radically! Although the situation varies significantly from one department to another, we need to make significant changes overall. This requires everyone’s involvement. A first measure that we all have to work for is to ensure that the number of students increases so that we reach the ceiling amount we have been given and get the education income that both ITM and KTH need. This ultimately depends on the individual decisions each teacher and program manager makes. Therefore, it is essential that courses are carried out according to plan and that we fill our programmes with students.

We must also work consistently with our course budgets to determine the right range of courses for the coming year. Of course, we should not compromise the quality of our education, but at this point, we simply cannot ignore the economic reality.

A completely different topic I would like to address is the results from the latest doctoral student survey, which has now been conducted at all schools at KTH. Even though many things look good at ITM, some things stand out in an unexpected and sad way. First, we notice that ITM’s doctoral students are less satisfied with their supervision than other doctoral students at KTH. The main reason for this seems to be that many doctoral students don’t receive as much supervision as they feel they need. Another negative result is that a worryingly large proportion of ITM doctoral students think there are doubts about how supervisors handle the issue of authorship.

I would like to remind you that supervision and authorship are two different phenomena, and supervisors should not be included as authors on articles where they do not fulfill the requirements for authorship found in KTH’s ethical policy. Concerning authorship, it is based on the so-called Vancouver Protocol, which clearly states that to qualify as an author of an article, one must fulfill all these requirements:

  1. making a significant contribution to the conception or design of the work or making a significant contribution to the collection, analysis, and interpretation of data.
  2. Draft the work or critically review it for important intellectual content.
  3. Final approval of the version of the work to be published.
  4. Taking responsibility for all work aspects by ensuring everything is done correctly.

Simply giving feedback on a work that the doctoral student carries out relatively independently does not constitute a basis for authorship, even if it happens repeatedly, and as a supervisor, putting your name on such an article thus constitutes misconduct in research. In the school’s new introductory course for doctoral students, we naturally go through KTH’s guidelines for authorship and other research ethics issues. Awareness and knowledge of this will, therefore, increase among our doctoral students in the future, and I hope, of course, that our supervisors will also refresh their knowledge of authorship.

Vancouver Protocol

/Mats Magnusson, Second Deputy Head of the ITM School

 

A decision is made

In English further down.

Nu är beslutet fattat!

Skolornas HR, Ekonomi samt Kommunikation kommer från den 1 april att tillhöra SAK-områdena och inte skolorna. Jag respekterar naturligtvis beslutet och kan förstå att det kanske är nödvändigt att genomföra denna förändring. Men, nog känns det lite snopet. Jag kommer så väl ihåg när skolorna bildades. Varje skola skulle bygga sitt eget verksamhetsstöd. Bengt, som då blev skolchef kom en dag in i mitt rum och slängde sig ner i fåtöljen och sa: “Vill du bli administrativ chef vid ITM-skolan?” Svaret på detta var naturligtvis ja. Jag minns också svårigheterna med att bilda VS ITM. Jag var administrativ chef men hade inget personalansvar, vilket innebar att på möten var vi överens, men sedan gick alla ut till respektive institution och där var mina medarbetare också överens, dock inte alltid om samma saker. Så, jag förstår att VS KTH är svårt att styra utan att ha mandatet att kunna styra SAK-området. Inte heller hade vi som ”blev” administrativa chefer ett gemensamt formulerat uppdrag, så det är inte konstigt att skolorna allteftersom har kommit att organiseras helt olika trots att uppdraget och arbetsuppgifterna naturligtvis är desamma över skolorna.

Läs om beslutet här

Nu får vi administrativa chefer på skolorna ta ett steg tillbaka, det känns viktigt att inte ha fingrarna i syltburken efter april. Det blir viktigt att de personer som blir linjechefer får rätt förutsättningar att tillsammans utforma det administrativa stöd som KTH bestämt sig för. Men nog kommer jag att sakna mina medarbetare som jag arbetat tillsammans med under en så lång tid. Vi har ju tillsammans byggt VS ITM till det stöd som finns idag. Om man läser av medarbetarundersökningen så är det tre saker som sticker ut vid VS ITM; tydlighet, inkludering och utveckling! Enligt min mening är det just de parametrarna som gör en organisation till en arbetsplats där man trivs, har högt i tak och där man har möjlighet att påverka.

Från 1 januari ska jag tillsammans med några medarbetare bygga ett ”ledningskansli” vid ITM. Ett kansli som ska ge stöd till skolledningen, nämnderna samt institutionernas ledningar. Jag känner stor tillförsikt om att vi ska komma att behålla den miljö vid byggt upp samt ge ett verksamhetsnära stöd till skolans ledningsfunktioner. Detta blir ett nytt uppdrag, vilket jag hoppas och tror ska bli lika spännande att utveckla, precis som det var att bygga VS ITM. Man ska komma ihåg att inget varar för alltid.

God Jul och Gott Nytt år till er alla!

/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan

The decision is now made!

As of 1 April, the schools’ HR, Finance, and Communication departments will belong to the KTH university administration, not the schools. Of course, I respect the decision and understand that it may be necessary to make this change. However, it is a bit of a bummer. I remember so well when the schools were formed. Each school was to build its own local university administration. Bengt, who became head of school, walked into my room one day, sat down in the armchair, and said: “Do you want to be the administrative head of the ITM school?”. The answer to this was, of course, yes. I also remember the difficulties forming ITM’s administration. I was Head of administration but had no responsibility for personnel, which meant that in meetings, we agreed. After that, everyone returned to their respective departments, and my colleagues also agreed, although not always on the same things. So, I understand that KTH’s University Administration is difficult to control without having the mandate to control the departments. Nor did we, who became administrative heads, have a jointly formulated mission, so it is not surprising that the schools have gradually come to be organized entirely differently, even though the mission and tasks are the same across the schools.

Read about the decision here

Now, the administrative heads at the schools have to take a step back, and it feels important not to interfere after April. It will be important that the people who become line managers are given the right possibilities to jointly design the administrative support that KTH has decided on. But I will certainly miss my colleagues who I have worked with for such a long time. Together we have built VS ITM into what we have today. If you read the employee survey, there are three things that stand out at ITM administration: clarity, inclusion and development! In my opinion, it is precisely these parameters that turn an organization into a workplace where you thrive, have an open-door policy and where you have the opportunity to influence.

From 1 January, together with a few colleagues, I will build a “management office” at ITM, an office that will provide support to the school management, the committees and the management of the departments. I feel very confident that we will maintain what we have built up and provide support to the school’s management functions. This will be a new mission, which I hope and believe will be as exciting to develop, just as it was to build ITM’s University Administration. One should keep in mind that nothing lasts forever.

Merry Christmas and Happy New Year to you all!

/Christina, Head of the Administration at the ITM School

Ready to lead another four years

In English further down.

Redo att leda i fyra år till

Kära kollegor, jag har nu fått besked från rektor att jag kan fortsätta leda ITM i ytterligare fyra år, med start den 1 januari 2024. Jag är mycket glad över chansen att fortsätta på den här positionen. Det är ett sant nöje att arbeta med er, mina kollegor på ITM, och fortsätta utveckla ITM-andan med en öppenhet och samarbetsvilja som vi har lagt grunden för det senaste decenniet.

Som vi alla vet har många förändringar skett under de senaste fyra åren, där kanske pandemin var den största utmaningen då vi var tvungna att övergå till att utföra arbetet hemifrån. Vi kommer naturligtvis behöva hantera utmaningar även under de kommande fyra åren.

Från och med den 1 januari 2024 kommer vi att införa ITM:s fakultetsnämnd som består av representanter från fakulteten, studenter, externa organisationer och fackföreningar. Denna nämnd kommer att fokusera på hur kvalitén i forskning och undervisning kan förbättras. Möten kommer att hållas en gång i månaden. Den nya fakultetsnämnden kommer att hjälpa ITM:s skolledning att utveckla skolan i framtiden. ITM:s skolledning kommer naturligtvis också att fortsätta att arbeta med den viktiga ledningsgruppen där prefekter och administrativ chef diskuterar skolans framtid ur en strategisk och operativ synvinkel.

När vi nu går över från höst- till vintersäsong blir dagarna kortare för varje dag. Jag tycker att det är extra viktigt att ta tillfället i akt och promenera för att njuta av solen eller åtminstone det ljus som finns tillgängligt. På kvällarna hamnar jag ofta framför brasan för att få lite ljus och värme från elden. För mig är det en sorts meditation där jag slappnar av och njuter av livet. Kanske var det likadant för de första människorna, som lärde sig att tända en eld, efter att ha ägnat hela dagen åt att samla mat och ved?

Jag ser fram emot att fortsätta arbeta med er alla under de kommande fyra åren. Tack än en gång för att ni tror på mig!

/Pär Jönsson, skolchef för ITM-skolan

Ready to lead another four years

Dear colleagues,
I have received the decision from the President that I can continue to lead ITM for another four years, starting from January 1, 2024. I feel very happy to have a chance to continue at this position. It is a pleasure to work with you my colleagues at ITM and continue to develop the ITM spirit with an openness and collaboration willingness we have laid the foundation for the last decade.

As we all know, many changes have taken place in the last four years, where maybe the pandemic was the biggest challenge where we had to make a transition to carry out our work from home. We will, of course, also have to deal with challenges during the coming four years.

From January 1, 2024 we will introduce the ITM Faculty Board consisting of representatives from the faculty, students, external organisations and unions. This board will focus on how the quality in research and teaching can be improved. Meetings will be held once a month. This new faculty board will assist the ITM School Management to develop the school in the future. The ITM School Management will, of course, also continue to work with the important group ITM Management Group where the Department Heads and the Administrative Head discusses the school’s future from a strategic and operational point of view.

As we are making a transition from the fall to the winter seasons, the days are getting shorter for every day. I feel it is extra important to take the opportunities to find time for walks to catch any of the sun or at least light available. In the evenings, I end up in front of the fire place to catch some light and warmth from the fire. For me it is some kind of meditation where I relax and enjoy life. Maybe it was similar to the first humans, who learned how to start at fire, after having spent the whole day to gather food and wood ?

I am looking forward to continue working with all of you the coming four years! Thanks again for believing in me!

/Pär Jönsson, Head of the ITM School