KTH Logo

Mentoring: the other half of ‘Science and Art’

Words
Photo by Gilles Roux on Unsplash

In English further down.

Mentorskap: den andra halvan av “Vetenskap och konst”

När jag ser tillbaka på min tidigare anställning och min nuvarande akademiska karriär tänker jag ofta på de personer som gav mig vägledning i både stora och små frågor. Mitt första ingenjörsjobb innebar en form av co-op-utbildning, där jag växlade mellan arbete och studier under min grundutbildning i maskinteknik. Jag placerades på en stor försvarsentreprenör i USA. När jag var på jobbet var jag inte så sugen på att be om råd – jag ville visa att jag visste vad jag gjorde. (Haha, jag var verkligen grön och oerfaren på den tiden!). Som grön uppskattade jag verkligen oombedda råd från vänligt inställda ingenjörer, om allt från kontorsetikett (läs inte tidningen under arbetstid om du inte har något att göra – pinsamt!) till detaljer i vibrationsmodellering av konstruktioner (undrar om uttrycket “voodoo engineering” fortfarande används?). Jag försökte ändå mest klara mig själv under forskarutbildningen och i början av min postdoc- och akademiska karriär.

Situationen började förändras när jag fick ansvar som programansvarig för ett masterprogram. Jag började ställa frågor från olika kollegor jag mötte i arbetet med liknande roller. Det ledde till att jag gjorde mer generella förfrågningar till några personer som jag hade förtroende för. Senare hade jag turen att hitta fler kollegor som jag kunde vända mig till för stöd i min roll som avdelningschef och i efterföljande uppdrag. Att kunna prata med en erfaren och klok kollega som förstod situationen, men som inte nödvändigtvis var direkt involverad i den, gav både lättnad och framtidstro.

För ungefär fem år sedan blev jag inbjuden att delta i STHLM Mentor Program, i rollen som mentor. Den adept (det vill säga den som skulle få mentorskap) som jag matchades med var prefekt och en erfaren lärare vid ett närliggande universitet.

”Va, jag – mentor åt en prefekt?!” förmedlade jag till organisatörerna. Jag fick besked om att matchningen var avsiktlig. Det visade sig att de hade rätt: jag kunde ge konkreta råd till min kollega, och träffarna var mycket givande. Jag blev tillfrågad att delta i programmet igen 2025. Den här gången var upplägget liknande. Jag var mentor – med skillnaden att min adept var en administratör (en mycket erfaren sådan) och inte lärare. Även då undrade jag om jag verkligen var kvalificerad att vara mentor, och återigen fick jag bekräftelse på att så var fallet. (Någon som hört talas om impostor syndrome?) Min nya adept och jag hade flera bra möten. I båda fallen var det givande att kunna göra skillnad genom att lyssna på en kollega och tillsammans resonera kring olika scenarier och alternativ. Erfarenheten stärkte mitt självförtroende och har varit till hjälp i mitt dagliga arbete.

På senare tid har vi bett seniora lärare vid ITM (docenter och professorer) att avsätta tid för att vara mentorer inom KTH:s karriärutvecklingsprogram för biträdande lektorer, Partners in Learning (PIL). Tack till alla kollegor som anmält sig som mentorer! Om fler förfrågningar uppstår hoppas jag att ni vill överväga dem. Och om du själv behöver mentorskap – hör gärna av dig till mig så ser jag vad vi kan göra. Det är inte alltid lätt att hitta tid i en fullspäckad kalender, men tro mig: oavsett om du är adept eller mentor kommer insatsen att löna sig.

/Andrew Martin, ansvarig för fakultetsförnylse (FFA) vid ITM-skolan

Mentoring: the other half of ‘Science and Art’

When I reflect on my previous employment and current academic career, I often think of those persons who provided me with guidance on issues large and small. My first engineering job involved cooperative education, alternating between work and study in my undergrad mechanical engineering program. I was placed at a major defense contractor in the US. When at work I was reluctant to ask for advice as I wanted to show that I knew what I was doing. (Ha ha, I was truly green with inexperience in those days!) Back then unsolicited advice from sympathetic engineers was really appreciated, covering subjects from office etiquette (don’t read the newspaper during working hours if you have nothing to do – embarrassing!) to the ins and outs of vibration modeling in structures (I wonder if the term ‘voodoo engineering’ still exists?). I still was mostly trying to figure things out on my own throughout graduate school and in my early days of postdoc and academic career.

The situation started to change when I was given responsibility as MSc programme manager. I started to ask questions from various colleagues in parallel positions that I met while handling various tasks. This led me to make more general inquiries from a few such individuals that I trusted. Later I was fortunate to find other colleagues who I could turn to for support in my role as division head and subsequent appointments. To be able to talk to an experienced and sensible colleague who understood a given situation, but was not necessarily invested in it, provided relief and optimism.

About five years ago I was invited to join the STHLM Mentor Program, playing the role as mentor. The adept (i.e. person to be mentored) I was paired with was a department head and experienced faculty member at a nearby university.

“What, me mentoring a department head?!” I relayed to the organizers. I received confirmation that the placement was intentional. It turned out that they were right: I was able to provide concrete guidance to my colleague, and the sessions were highly rewarding. I was asked to join this program a second time in 2025. Here the placement was similar, with me serving as a mentor, with the difference that my adept was an administrator (very experienced one at that) and not faculty. Again, I wondered if was qualified to mentor, and I again received confirmation that this was the case. (Anyone heard of impostor syndrome?!). My new adept and I had some fine meetings. In both cases it was rewarding that I could make a difference by listening to a colleague and working through various scenarios and alternatives. The experience was a confidence booster and has been of help in my everyday work.

We recently asked ITM’s senior faculty (associate professors and professors) to set aside time to mentor within KTH’s career development program for assistant professors, Partners in Learning (PIL). Thanks to those colleagues who offered to join as mentors! If other requests arise, I hope you’ll give them a thought. And if you are in need of mentoring, feel free to contact me, I will see what can be done. It’s not easy setting aside time in your busy schedule, but trust me, whether you are an adept or mentor, the effort will pay off.

/Andrew Martin, Head of Faculty Renewal (FFA) at the ITM School

 

Faculty recruitments – reflections on 2025 and current status

Rekrytering av lärare – reflektioner om 2025 och nuläget

Ni som följer mina blogginlägg minns kanske att ITM:s fakultetsnämnd (FN) numera har mandat att godkänna institutionernas ansökningar om rekrytering av personal inom meriteringsanställningar (tenure track) och universitetslektorer. Hur går det då?

År 2025 var ett lugnt år när det gäller rekryteringar inom tenure track, med endast ett fåtal ärenden som behandlades av FN. Jag tolkar detta som en cyklisk nedgång i kombination med osäkerhet kring fakultetsfinansieringen. Samtidigt har aktiviteten nu ökat igen, och ITM har dessutom ett par professorsrekryteringar på gång.

Även om antalet ärenden var begränsat under 2025 har rekryteringsprocesserna diskuterats flitigt. På ITM-nivå har både ledningsgruppen, FN och anställningsutskottet (AU) ställt kritiska frågor kring processerna, inte minst med tanke på att det ofta tar många månader att initiera och slutföra en rekrytering. Tillsammans med andra fakultetsförnyelseansvariga (FFA) har jag även lyft flera av dessa frågor med prodekanus.

Ett exempel gäller hur bestämmelser i högskoleförordningen tillämpas, särskilt när det gäller sakkunniggranskning. KTH har tolkat regelverket som att sådana utlåtanden ska inhämtas för samtliga sökande. Detta kan vara problematiskt eftersom arbetsbelastningen för sakkunniga ofta är hög – ibland finns 60 eller fler sökande till en och samma tjänst. Följden blir att potentiella sakkunniga allt oftare tackar nej.

På initiativ av en FFA-kollega har vi på ITM därför analyserat möjliga arbetssätt där en intern gallring görs innan ärenden skickas vidare till extern sakkunniggranskning. Många tenure-track-tjänster kräver exempelvis doktorsexamen. Är det då rimligt att be en extern sakkunnig bedöma en sökande som saknar denna grundläggande kvalifikation? Liknande kriterier kan naturligtvis övervägas, men hur långt KTH bör gå kräver noggranna avvägningar för att värna processens integritet. Förhoppningen är att förslag ska kunna presenteras för KTH:s styrelse i tid för att de ska kunna införas senare under året.

Bilden ovan är tagen vid en workshop mellan ITM:s fakultetsnämnd och ledningsgrupp med fokus på rekryteringsprocesser. Jag har blivit alltmer förtjust i workshopformatet – det är ett effektivt sätt att samla olika perspektiv kring ett konkret problem och arbeta fram lösningar tillsammans. Det påminner mig också om att jag inte är ensam i att försöka hitta vägar framåt.

/Andrew Martin, ansvarig för lärarförsörjning (FFA) vid ITM-skolan

Faculty recruitments – reflections on 2025 and current status

Those of you following my blogs recall that the ITM faculty board (FN) now has the authority to approve departmental requests for recruiting tenure-track faculty and lecturers. So, how are things going?

2025 was a quiet year in terms of tenure-track recruitments, with only a handful of cases taken up by FN. I interpret this as a cyclical downturn coupled to uncertainties in faculty funding. However there has been an uptick and ITM even has a couple of professor recruitments underway.

Even if the number of cases was low for 2025, there has been considerable discussion on the various recruitment processes. At the ITM level, the management group, FN, and recruitment committee (AU, anställningsutskott) have asked critical questions about these processes owing to the many months required for initiating and completing a recruitment. In addition, my fellow FFA have raised some of these concerns with the vice dean of faculty.

The application of regulations from the Higher Educational Ordinance in terms of external expert evaluations is a case in point. KTH has applied this specific regulation to mean that such evaluations are to be done for applicants. This can be troublesome since the workload on experts can be high; we sometimes see 60 or more applicants for a given position. As a result, potential experts are more often declining invitations.

Thanks to an initiative from a fellow FFA, we at ITM have taken the ball and examined scenarios involving an internal screening prior to expert evaluation. For example, most tenure-track positions require a PhD. Is it necessary to ask an external expert to review an application from a candidate who lacks such qualifications? The list can be supplemented by other qualifications, and how far KTH is willing to go requires careful consideration in order to preserve integrity in the process. Our hope is that some suggestions can be presented to the KTH board in time for implementation later this year.

‘A’ marks the spot!The photo above was taken from a workshop held between ITM’s FN and management group, with focus on recruitment processes. I’ve become quite the fan of workshops: they are a great way to bring minds together, focusing on a specific problem and arriving at concrete solutions. It also reminds me that I’m not alone in struggling to find a way forward.

/Andrew Martin, Head of Faculty Renewal (FFA) at the ITM School

Faculty renewal and docentships, a team effort

In English further down.

Lärartillsättningar och docentur – ett lagarbete

I mitt förra blogginlägg skrev jag om arbetet i ITM-skolans anställningsutskott (AU) tillsammans med vice ordförande Anne-Kathrin Peters och handläggare Sara Andersson. Parallellt med detta arbetar ett annat team med docenturfrågor. Min kollega Kristina Andersson, ordförande i ITM:s docentutskott (DU) och biträdande ansvarig för läratillsättningar, leder detta arbete tillsammans med vice ordförande Bengt Wittgren och Sara. För den här bloggen bad jag Kristina att berätta lite om arbetet i DU.

Kristina Andersson:

Kristina Andersson, Ordförande i ITM-skolans Docentutskott

Tack för möjligheten att få prata om docentur. Jag har arbetat med dessa ärenden under de senaste åren som biträdande FFA. Från och med i år hanteras docenturärenden i DU. Varje ärende inleds med kontakt från prefekten, som lämnar information om kandidaten. Därefter kontaktar jag kandidaten och ber om ett CV, som jag granskar för att säkerställa att de huvudsakliga kriterierna är uppfyllda. (Krav innefattar forskningsmässig självständighet, vetenskaplig kompetens på hög internationell nivå samt omfattande erfarenhet av handledning, inklusive doktorander.)

KTH:s regler för antagning som docent (Eng, PDF)

Om jag bedömer att kriterierna är uppfyllda initierar jag och DU:s vice ordförande en extern granskning. När granskningen är klar sammankallas docentutskottet, som består av lärar- och studentrepresentanter, och kandidaten bjuds in till intervju. Intervjun ger oss möjlighet att fördjupa oss i pedagogiska frågor, handledningsfilosofi samt jämställdhet, mångfald och inkludering. Docentutskottet diskuterar kandidatens meriter och lämnar en rekommendation till skolchefen. Om kandidaten antas som docent hålls en föreläsning för att uppmärksamma utnämningen.

I mina kontakter med institutioner och kandidater är det tydligt att docentur är en viktig del av karriärutvecklingen, både för individen och för KTH. Många institutioner har brist på handledare för doktorander, så nya docenter är mycket uppskattade.

Det är intressant att notera att antalet docenturer på ITM har fördubblats under 2025 jämfört med tidigare år, med omkring tio nya docenter som förväntas bli utnämnda i år. Denna trend syns även på andra delar av KTH.

/ Kristina Andersson, ordförande i ITM:s docentutskott

Tack Kristina! Vi gratulerar årets nya docenter och ser fram emot fler ansökningar framöver.

/ Andrew Martin, ansvarig för lärarförsörjning (FFA) vid ITM-skolan

Faculty renewal and docentships, a team effort

In my last blog I wrote about the work done in ITM’s employment committee (AU) with vice-chair Anne-Kathrin Peters and officer Sara Andersson. In parallel another team works with docentships. My colleague Kristina Andersson, chair of ITM’s docent committee (DU) and deputy head of faculty renewal, leads this work with vice-chair Bengt Wittgren and Sara. For this blog I’ve asked Kristina to say a few words about the work done in DU.

Kristina Andersson:

Thanks for the opportunity to talk about docentships. I have been working with such cases for the past couple of years as deputy FFA. Starting this year docentships have been handled in DU. Each case starts with contact from the head of department who provides information on the candidate. Thereafter I contact the candidate and ask to see a CV, which I review to ensure that the main criteria have been fulfilled. (Requirements include research independence, demonstration of scientific competence at a high international level, and significant experience of supervising students including PhD students.)

KTH’s regulations for admission as docent (PDF)

If I am satisfied with this then the DU vice-chair and I initiate an external review. Once the review is complete docent committee is convened, consisting of teacher and student representatives, which invites the candidate to an interview. This allows us to delve more deeply into pedagogical issues along with supervision philosophy and gender, equity, and inclusiveness. The docent committee discusses the candidate’s qualifications and provides a recommendation to the head of school. If the candidate is appointed as docent then a lecture is held to mark the achievement.

In my contacts with the departments and candidates it is clear that docentships are a critical part of career development, benefiting the individual and also KTH. Most departments have a shortage of PhD supervisors so having new docents on board are highly appreciated.

It’s interesting to note that the number of docentships at ITM has doubled for 2025 as compared to other years, with around 10 new docents expected to be appointed this year. This trend has been reported across KTH.

/Kristina Andersson, chair of ITM’s docent committee

Thanks, Kristina! We both congratulate this year’s new docents, and we look forward to new applications going forward.

/Andrew Martin, Head of Faculty Renewal (FFA) at the ITM School

‘Between bird-cherry and lilac’

Lilac

In English further down.

“Mellan hägg och syren”

Uttrycket är unikt på svenska – det fångar inte bara den sena vårens skönhet i våra nordliga breddgrader, utan antyder också värme, utomhusaktiviteter och firanden som skolavslutningar och studentexamen. Och ja, snart är det sommar!

Jag kan med glädje meddela att ITM:s anställningsutskott (AU) nu är igång. AU samlas varannan vecka, och mellan dessa möten träffas vice ordförande Anne-Kathrin Peters, handläggare Sara Andersson och jag. Den här terminen har det varit ganska lugnt när det gäller rekrytering av nya lärare, men förra veckan färdigställde AU anställningsprofilen för en biträdande lektorstjänst vid IPU. Det här dokumentet är centralt för att fastställa inriktning och kvalifikationer för rekryteringen, och är det verktyg som används för att bedöma kandidater. Att hantera dokumentet på skolnivå istället för centralt, som tidigare, har inneburit flera fördelar. En viktig fördel handlar om språk. Tidigare var det endast den svenska versionen som godkändes – något märkligt, eftersom de flesta sökande inte läser den. Genom att arbeta med den engelska versionen kunde vi använda verktyg som Gender Decoder för att säkerställa en attraktiv och inkluderande beskrivning. (Tack till prefekt Magnus Wiktorsson som tog fram utkastet med hjälp av det här verktyget!) Dessutom hade en medlem i AU god kunskap om ämnesområdet, vilket hjälpte oss att skapa en träffsäker profil.

En annan viktig leverans var inlämningen av fakultetsutvecklingsplaner. Sådana planer tas fram årligen och fastställs på institutions- och skolnivå. Nytt för 2025 är att Fakultetsnämnden (FN) nu också ger vägledning och inspel i processen. Framöver kommer institutionerna att hänvisa till sina etablerade fakultetsplaner när de lämnar in förslag om att öppna nya lärartjänster. Förra veckan träffade ITM:s ledningsgrupp KTH:s rektor, dekan och prodekan för att diskutera ITM:s fakultetsutvecklingsplan. KTH:s ledning visade god insikt i vår fakultetsstruktur – en positiv utgångspunkt för diskussioner om framgångar och utmaningar.

/Andrew Martin, Ansvarig för fakultetsförnyelse (FFA) på ITM-skolan

‘Between bird-cherry and lilac’

The above phrase is unique in Swedish, capturing the beauty of late spring in our northern latitudes but also hinting at warm, outdoor activities like end-of-school and graduation celebrations. And yes, it will soon be summer!

I’m happy to report that ITM’s employment committee (AU) is up and running. AU gathers every other week while vice-chair Anne-Kathrin Peters, officer Sara Andersson and I meet in between. This semester has been a bit quiet in terms of new faculty recruitment, but last week AU finalized the employment profile for an assistant professor position at IPU. This document is central in determining the scope and qualifications of the recruitment, and is the lens through which candidates are judged. Handling this document at school level, rather than centrally as before, led to a number of advantages. One major benefit had to do with language. Previously only the Swedish version was considered for approval. A bit strange since most applicants don’t read this version. By working with the English version, tools such as the Gender Decoder could be used for ensuring an attractive and inclusive description. (Shout-out to department head Magnus Wiktorsson for preparing the draft with this tool!) Additionally one member of AU had good knowledge of the position’s subject field, allowing us to produce an accurate profile.

Another noteworthy event was the submission of faculty development plans. Such plans are produced annually and are established at department and school levels. New for 2025 is the involvement of the Faculty Board (FN) in providing insight and guidance. Going forward departments will refer to established faculty plans when presenting requests for opening new faculty positions. Last week ITM’s management group met with KTH president, dean, and vice dean of faculty to discuss ITM’s faculty development plan. KTH leadership showed good knowledge of our faculty structure – a positive starting point when discussing successes and challenges.

/Andrew Martin, Head of Faculty Renewal (FFA) at the ITM School

Changes in administering faculty renewal

In English further down.

Förändringar inom fakultetsförnyelse

Gott nytt 2025! Vilket nöje att få inleda ITM:s bloggande i år.

KTH:s omställning mot decentralisering och ökad fakultetspåverkan har resulterat i ett nytt sätt att administrera rekrytering, befordran och docentanställningar. Från och med denna månad ligger ansvaret nu hos ITM:s fakultetsnämnd (FN) för att hantera de flesta av dessa ärenden. FN har i sin tur inrättat ett anställningsutskott (AU, med mig som ordförande) och ett docentutskott (DU, med Kristina Andersson som ordförande) som stöd. Kort sagt har FN direkt ansvar för strategiska beslut, såsom att godkänna rekryteringar av nya tenure track-fakulteter, medan AU och DU hanterar de praktiska aspekterna. Förväntningen är att förbättra kvaliteten genom att föra beslutsfattandet närmare skolan och institutionerna.

En annan fördel är att förkorta ledtiderna för de många stegen i rekryteringsprocessen (se blogginlägg från 2022). Ett exempel gäller utnämningen av externa experter. I det tidigare systemet kunde detta steg ta upp till en månad; nu kan experter utses på bara några dagar. FFA* kommer att träffas regelbundet för att utbyta erfarenheter och bästa praxis över hela KTH, och sådana möten bör säkerställa att ärenden hanteras enhetligt.

Samma ämne var i fokus under ITM:s årliga ledningsinternat den 9–10 januari, och jag kommer att träffa FN under den följande veckan för vidare diskussioner. Jag ser fram emot att arbeta tillsammans med ledning och fakultetsledning för att implementera dessa nya processer. Det kan förstås finnas vissa ”barnsjukdomar” i början, men förhoppningsvis kommer nya och befintliga fakultetsmedlemmar snart att märka förbättringar.

Läs mer om hur andra skolor beskriver de nya rutinerna för lärartillsättningar:

ABE: Nya utskott stärker det strategiska arbetet från januari 2025

CBH: Nytt anställningsutskott i fakultetsnämnden

Karriärvägar för adjunkter och forskare

En annan nyhet är granskningen av karriärvägar för adjunkter och forskare. Detta arbete leds av KTH:s dekan och prodekan och är nu i en fas där kommentarer samlas in. Två remissvar ska lämnas in av ITM i slutet av februari: ett från ITM:s ledningsgrupp och ett annat från FN. Jag uppmuntrar er att göra er röst hörd genom att lämna synpunkter till er chef eller prefekt. Alternativt kan du kontakta en medlem i FN.

*FFA står för ansvarig för fakultetsförnyelse, och det finns en FFA vid varje skola på KTH.

/Andrew Martin, Ansvarig för fakultetsförnyelse (FFA) på ITM-skolan

Changes in administering faculty renewal

Happy 2025! A pleasure to kick off ITM’s blogs for the new year.

KTH’s realignment towards decentralization and increased faculty influence has resulted in a new way in which recruitment, promotions, and docentships are administered. Starting this month responsibility now rests with the ITM Faculty Board (FN) for handling most of these cases. FN in turn has established an recruitment committee (AU, chaired by me) and docent committee (DU, chaired by Kristina Andersson) as support. In short, FN has direct responsibility for strategic decisions such as approving the recruitment of new tenure-track faculty, with practicalities handled by AU and DU. The expectation is to enhance quality by bringing decision-making closer to the school and departments.

Another advantage concerns shortening lead-times in handling the many steps involved in recruiting (see blog post from 2022). One example has to do with appointing external experts. In the former system this step could take up to one month; now experts can be appointed in a matter of days. FFA’s* will meet regularly to exchange experiences and best practices across KTH, and such meetings should ensure that cases are handled uniformly.

This topic was in focus for ITM’s yearly leadership retreat that took place on 9-10 January, and I will meet FN during the following week for further discussions. I look forward to working with management and faculty leadership in implementing these new processes. There may be a few growing pains during the initial phase, but hopefully new and existing faculty will soon notice improvements.

Rea more about how other schools describe the new teacher employment routines:

ABE: New committees to strengthen strategic work from January 2025

CBH: New Recruitment Committee in the Faculty Board

Career pathways for lecturers and researchers

Another news item is the review of career pathways for lecturers and researchers. This work is led by KTH’s dean and vice dean and is now in a comment-gathering phase. Two reports of findings are to be delivered by ITM by the end of February: one from ITM’s management group, and another from FN. I encourage you to make your voice heard by forwarding input to your manager or department head. Alternatively, contact a member of FN.

**FFA stands for Head of Faculty Renewal, and there is one FFA at each school at KTH. 

/Andrew Martin, Head of Faculty Renewal (FFA) at the ITM School