Skip to content

A decision is made

In English further down.

Nu är beslutet fattat!

Skolornas HR, Ekonomi samt Kommunikation kommer från den 1 april att tillhöra SAK-områdena och inte skolorna. Jag respekterar naturligtvis beslutet och kan förstå att det kanske är nödvändigt att genomföra denna förändring. Men, nog känns det lite snopet. Jag kommer så väl ihåg när skolorna bildades. Varje skola skulle bygga sitt eget verksamhetsstöd. Bengt, som då blev skolchef kom en dag in i mitt rum och slängde sig ner i fåtöljen och sa: “Vill du bli administrativ chef vid ITM-skolan?” Svaret på detta var naturligtvis ja. Jag minns också svårigheterna med att bilda VS ITM. Jag var administrativ chef men hade inget personalansvar, vilket innebar att på möten var vi överens, men sedan gick alla ut till respektive institution och där var mina medarbetare också överens, dock inte alltid om samma saker. Så, jag förstår att VS KTH är svårt att styra utan att ha mandatet att kunna styra SAK-området. Inte heller hade vi som ”blev” administrativa chefer ett gemensamt formulerat uppdrag, så det är inte konstigt att skolorna allteftersom har kommit att organiseras helt olika trots att uppdraget och arbetsuppgifterna naturligtvis är desamma över skolorna.

Läs om beslutet här

Nu får vi administrativa chefer på skolorna ta ett steg tillbaka, det känns viktigt att inte ha fingrarna i syltburken efter april. Det blir viktigt att de personer som blir linjechefer får rätt förutsättningar att tillsammans utforma det administrativa stöd som KTH bestämt sig för. Men nog kommer jag att sakna mina medarbetare som jag arbetat tillsammans med under en så lång tid. Vi har ju tillsammans byggt VS ITM till det stöd som finns idag. Om man läser av medarbetarundersökningen så är det tre saker som sticker ut vid VS ITM; tydlighet, inkludering och utveckling! Enligt min mening är det just de parametrarna som gör en organisation till en arbetsplats där man trivs, har högt i tak och där man har möjlighet att påverka.

Från 1 januari ska jag tillsammans med några medarbetare bygga ett ”ledningskansli” vid ITM. Ett kansli som ska ge stöd till skolledningen, nämnderna samt institutionernas ledningar. Jag känner stor tillförsikt om att vi ska komma att behålla den miljö vid byggt upp samt ge ett verksamhetsnära stöd till skolans ledningsfunktioner. Detta blir ett nytt uppdrag, vilket jag hoppas och tror ska bli lika spännande att utveckla, precis som det var att bygga VS ITM. Man ska komma ihåg att inget varar för alltid.

God Jul och Gott Nytt år till er alla!

/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan

The decision is now made!

As of 1 April, the schools’ HR, Finance, and Communication departments will belong to the KTH university administration, not the schools. Of course, I respect the decision and understand that it may be necessary to make this change. However, it is a bit of a bummer. I remember so well when the schools were formed. Each school was to build its own local university administration. Bengt, who became head of school, walked into my room one day, sat down in the armchair, and said: “Do you want to be the administrative head of the ITM school?”. The answer to this was, of course, yes. I also remember the difficulties forming ITM’s administration. I was Head of administration but had no responsibility for personnel, which meant that in meetings, we agreed. After that, everyone returned to their respective departments, and my colleagues also agreed, although not always on the same things. So, I understand that KTH’s University Administration is difficult to control without having the mandate to control the departments. Nor did we, who became administrative heads, have a jointly formulated mission, so it is not surprising that the schools have gradually come to be organized entirely differently, even though the mission and tasks are the same across the schools.

Read about the decision here

Now, the administrative heads at the schools have to take a step back, and it feels important not to interfere after April. It will be important that the people who become line managers are given the right possibilities to jointly design the administrative support that KTH has decided on. But I will certainly miss my colleagues who I have worked with for such a long time. Together we have built VS ITM into what we have today. If you read the employee survey, there are three things that stand out at ITM administration: clarity, inclusion and development! In my opinion, it is precisely these parameters that turn an organization into a workplace where you thrive, have an open-door policy and where you have the opportunity to influence.

From 1 January, together with a few colleagues, I will build a “management office” at ITM, an office that will provide support to the school management, the committees and the management of the departments. I feel very confident that we will maintain what we have built up and provide support to the school’s management functions. This will be a new mission, which I hope and believe will be as exciting to develop, just as it was to build ITM’s University Administration. One should keep in mind that nothing lasts forever.

Merry Christmas and Happy New Year to you all!

/Christina, Head of the Administration at the ITM School

Ready to lead another four years

In English further down.

Redo att leda i fyra år till

Kära kollegor, jag har nu fått besked från rektor att jag kan fortsätta leda ITM i ytterligare fyra år, med start den 1 januari 2024. Jag är mycket glad över chansen att fortsätta på den här positionen. Det är ett sant nöje att arbeta med er, mina kollegor på ITM, och fortsätta utveckla ITM-andan med en öppenhet och samarbetsvilja som vi har lagt grunden för det senaste decenniet.

Som vi alla vet har många förändringar skett under de senaste fyra åren, där kanske pandemin var den största utmaningen då vi var tvungna att övergå till att utföra arbetet hemifrån. Vi kommer naturligtvis behöva hantera utmaningar även under de kommande fyra åren.

Från och med den 1 januari 2024 kommer vi att införa ITM:s fakultetsnämnd som består av representanter från fakulteten, studenter, externa organisationer och fackföreningar. Denna nämnd kommer att fokusera på hur kvalitén i forskning och undervisning kan förbättras. Möten kommer att hållas en gång i månaden. Den nya fakultetsnämnden kommer att hjälpa ITM:s skolledning att utveckla skolan i framtiden. ITM:s skolledning kommer naturligtvis också att fortsätta att arbeta med den viktiga ledningsgruppen där prefekter och administrativ chef diskuterar skolans framtid ur en strategisk och operativ synvinkel.

När vi nu går över från höst- till vintersäsong blir dagarna kortare för varje dag. Jag tycker att det är extra viktigt att ta tillfället i akt och promenera för att njuta av solen eller åtminstone det ljus som finns tillgängligt. På kvällarna hamnar jag ofta framför brasan för att få lite ljus och värme från elden. För mig är det en sorts meditation där jag slappnar av och njuter av livet. Kanske var det likadant för de första människorna, som lärde sig att tända en eld, efter att ha ägnat hela dagen åt att samla mat och ved?

Jag ser fram emot att fortsätta arbeta med er alla under de kommande fyra åren. Tack än en gång för att ni tror på mig!

/Pär Jönsson, skolchef för ITM-skolan

Ready to lead another four years

Dear colleagues,
I have received the decision from the President that I can continue to lead ITM for another four years, starting from January 1, 2024. I feel very happy to have a chance to continue at this position. It is a pleasure to work with you my colleagues at ITM and continue to develop the ITM spirit with an openness and collaboration willingness we have laid the foundation for the last decade.

As we all know, many changes have taken place in the last four years, where maybe the pandemic was the biggest challenge where we had to make a transition to carry out our work from home. We will, of course, also have to deal with challenges during the coming four years.

From January 1, 2024 we will introduce the ITM Faculty Board consisting of representatives from the faculty, students, external organisations and unions. This board will focus on how the quality in research and teaching can be improved. Meetings will be held once a month. This new faculty board will assist the ITM School Management to develop the school in the future. The ITM School Management will, of course, also continue to work with the important group ITM Management Group where the Department Heads and the Administrative Head discusses the school’s future from a strategic and operational point of view.

As we are making a transition from the fall to the winter seasons, the days are getting shorter for every day. I feel it is extra important to take the opportunities to find time for walks to catch any of the sun or at least light available. In the evenings, I end up in front of the fire place to catch some light and warmth from the fire. For me it is some kind of meditation where I relax and enjoy life. Maybe it was similar to the first humans, who learned how to start at fire, after having spent the whole day to gather food and wood ?

I am looking forward to continue working with all of you the coming four years! Thanks again for believing in me!

/Pär Jönsson, Head of the ITM School

Spreading good practices and networking

Nu sprider vi goda metoder och utökar nätverket

In English further down.

Det varma vädret till trots känns det som att det var länge sedan som höstterminen startade. Kombinationen av en hel del undervisning och allt arbete med kommande förändringar på KTH gör att tiden verkar gå extra fort. Samtidigt känns det väldigt positivt att det är en hög förändringstakt. Tanken är ju att få verksamheten att bättre matcha de krav som studenter och samhället ställer på oss som universitet.

Som ansvarig för forskarutbildningen på ITM blev jag väldigt glad när jag nyligen fick ta del av resultaten från den senaste Pulsenkäten. Där framgår det tydligt att våra anställda doktorander trivs väldigt väl och att siffrorna förbättrats sedan mätningen före sommaren. Jag noterade att doktoranderna på nästan samtliga frågor uppvisar bättre resultat än övriga anställda. Det ser jag som en god indikation på att doktoranderna har fina förutsättningar för sina studier. Visserligen inkluderas inte stipendiater och industridoktorander i pulsmätningarna och vi vet sedan tidigare att just dessa forskarstuderande stöter på fler utmaningar under studierna. Men sammantaget kan man konstatera att vi rör oss i rätt riktning. Hoppas att vi kan fortsätta på den inslagna vägen även framöver.

Förra veckan startade ITM-skolans introduktionskurs för forskarstuderande. En förhoppning med kursen är givetvis att alla forskarstuderande ska ha god kännedom om de regler och rutiner som finns för forskarutbildningen, men jag hoppas också att den ska leda till att positiva normer och effektiva arbetssätt från våra olika doktorsprogram ska kunna spridas över hela skolan. En annan förhoppning är att den ska bidra till att doktorander från olika institutioner och ämnen lär känna varandra och  hittar nya möjligheter till gränsöverskridande samarbeten. Som många vet behövs fler doktorandkurser. Förslag på nya eller etablerade kurser som är relevanta för flera olika doktorsprogram och således kan ges med högre frekvens efterlyses därför. Tveka inte att kontakta doktorsprogramsanvariga eller mig för att diskutera idéer på sådana kurser.

/Mats Magnusson, ansvarig för forskarutbildningen på ITM

 

Spreading good practices and expanding the network

Despite the warm weather, it feels like it has been long since the autumn semester started. The combination of a lot of teaching and all the work on upcoming changes at KTH makes time seem to pass quickly. At the same time, it feels very optimistic that there is a high rate of change. The idea is to make our operations better match the demands that students and society place on us as a university.

As director of third cycle education at ITM, I was delighted to see the latest Pulse survey results. It is clear that our employed doctoral students are content, and the indicators have improved since the previous survey before the summer. I noticed that, on almost all questions, the doctoral students showed better results than other employees. I see this as a clear indication that doctoral students have good study conditions. Indeed, scholarship holders and externally employed doctoral students are not included in the pulse, and we already know that these students face more challenges during their studies. However, we can conclude that we are moving in the right direction. I hope that we can continue on the path we have taken.

Last week, ITM School started its introductory course for doctoral students. One ambition is, naturally, that all doctoral students will get a good understanding of the education’s regulations and procedures. But I also hope that the course will lead to positive norms and that efficient working methods from our various doctoral programs can spread throughout the school. Another hope is that it will contribute to doctoral students from different departments and disciplines getting to know each other and finding new opportunities for cross-disciplinary collaborations. As many are aware, we need more doctoral courses. Therefore, suggestions for new or established courses relevant to several different doctoral programs that can be offered more frequently are sought. Do not hesitate to contact the program coordinators or me to discuss ideas for such courses.

/Mats Magnusson, director of third cycle education at ITM

Intense semester start with changes on the way

In English further down.

Intensiv terminsstart med förändringar på gång

Nu har period 1 precis påbörjats och våra dagar är fyllda av både undervisnings- och forskningsaktiviteter, samtidigt som vi får försöka hinna njuta av sensommaren. Det pågår en hel del förändringar relaterat till undervisning på KTH, mycket av det skriver Rektor Anders Söderholm om i sin blogg. Själv har jag en workshop om aktiviteter för att öka den breddade rekryteringen samt vilka indikatorer för grundutbildningen som KTH borde införa. Indikatorerna ska kopplas till målen och spegla utvecklingen av arbetet. Min egen undervisning den här perioden består av en kurs i organisation och ledarskap för cirka 200 årskurs 2-studenter på Datateknikprogrammet – intensivt och roligt.

Av denna anledning blir veckans blogg ganska kort. Men jag vill gärna lyfta de två senaste Fika-poddarna om Framtidens utbildning eftersom de handlar om utvecklingsaktiviteter som görs på ITM-skolan. Lyssna på dem här:

Fikasnack med CBH:s och ITM:s GA om utvecklingsprojekt som startar 2023

Fikasnack med Marcus Lithander om livslångt lärande och kognitiv psykologi

Ni som är intresserade av att få veta mer om de pilotprojekt ITM gör inom ramen för F@KTH kan titta på denna sida:

Framtidens utbildning på skolan för industriell teknik och management ITM

/Anna Jerbrant, vice skolchef och grundutbildningsansvarig på ITM-skolan

Intense semester start with changes on the way

Period 1 has just started and our days are filled with both teaching and research activities, while at the same time we enjoy the prolonged summer. There are a lot of changes going on related to teaching at KTH, much of which President Anders Söderholm writes about in his blog (Swe). As for me, I have a workshop on activities to increase broader recruitment and which indicators for the for the first and second cycle education that KTH should introduce. The indicators will be linked to the goals and reflect the progress of the work. My teaching this term consists of a course in organization and leadership for around 200 year 2 students on the Computer Technology program – intensive and fun.

For this reason, this week’s blog will be quite short. But I would like to highlight the two latest Fika podcasts about Future education since they focus on the development activities at the ITM school. Listen to them here:

Coffee talk with CBH’s and ITM’s GA about development projects starting in 2023

Coffee talk with Marcus Lithander about lifelong learning and cognitive psychology

Those of you who are interested in finding out more about the pilot projects at ITM within the framework of F@KTH can look at this page:

Framtidens utbildning på skolan för industriell teknik och management ITM (Swe)

/Anna Jerbrant, Deputy Head of School & Director of First and Second Cycle Education

 

What will be our role when the faculty takes the helm?

In English further down.

Vad blir vår roll när kollegiet tar över rodret?

Jag är nyss hemkommen från internat tillsammans med mina motsvarigheter på de andra skolorna samt Fredrik Oldsjö och Åsa Gustafson från ledningskansliet. På agendan stod verksamhetsstödets roll när KTH inför skolnämnder. KTH har kommit att bli ett lärosäte med utpräglad linjestyrning, vilket har lett till upplevelsen att det akademiska medborgarskapet har minskat. Vissa har känt att beslut saknat bred förankring. Som verksam inom verksamhetsstödet har jag nog inte riktigt sett och upplevt den förändring som skett under tid, man blir helt enkelt lite hemmablind. Men nu är det dags att inrätta skolnämnder, en på varje skola.

Frågan under internatet var: Hur ska vi inom stödverksamheten kunna möta förväntningarna från de nya skolnämnderna? Hur ska vi kunna ge relevant support? Ska samtliga skolnämnder kunna förvänta sig ett enhetligt stöd? Och: Hur skulle detta stöd kunna utformas?

Jag minns mina första år på KTH då prefekten på INDEK sa: ”Carlsson! Du måste skilja på innehåll och form!” Då och då tänker jag på detta, trots att det förmodligen gått 30 år sedan dess. Som nu under internatet: det slog mig att innehållet arbetar vi med dagligen i olika sammanhang och organisatoriska nivåer. Det är formen för hur vi hanterar de dagliga uppgifterna inom verksamhetsstödet som kommer att behöva en ny form. Vi på skolorna har inte traditionen av att arbeta så förvaltningsmässigt som de som arbetar inom gamla GVS (numera SAK). Vi pratar inte i termer av beredning, beredningsmöte, protokoll (istället för anteckningar); att handlingar ska vara nämnden tillhanda minst en vecka före mötet etc. Det innebär inte att vi har dålig koll på läget, vi har bara haft ett annat förhållningssätt.

Vi konstaterade att vi inte behöver mer resurser för det nya arbetssättet, det rör sig snarare om att paketera redan befintliga uppdrag och arbetsuppgifter på ett likvärdigt sätt på skolorna. Vi diskuterade även vilka frågor som kommer att ligga inom linjeorganisationen och vilka frågor vi tror kommer att tas i skolnämnden. Det var inte lätt att sortera i detta. Men vi gjorde ett tappert försök och kom en bit på väg tillsammans, liksom att försöka förstå vad denna förändring innebär för oss inom verksamhetsstödet. Svaret på detta har vi inte ännu, men vi kommer att göra vårt bästa för att möta de förväntningar som en skolnämnd har på oss. Naturligtvis måste vi tillsammans diskutera förväntningarna när samtliga skolnämnder är på plats på nya året.

Ett konstaterade vi dock; en skolchef som ser sin skolnämnd som en tillgång kommer att få ett otroligt stöd i alla de viktiga frågor där hen idag ofta är ensam i beslutsfattandet.

/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan

What will be our role when the faculty takes the helm?

I’ve just returned from a retreat with my colleagues from other schools, along with Fredrik Oldsjö and Åsa Gustafson from the Management Office. The agenda focused on the University Administration’s role as KTH establish school boards. KTH has become an institution with distinct line management, which has led to a perception of diminished academic citizenship. Some have felt that decisions lacked broad consensus. As someone working within administrative support, I perhaps haven’t fully seen and experienced the changes that have occurred over time; one simply becomes a bit accustomed to the surroundings. But now it’s time to establish school boards, one for each school.

The question during the retreat was: How can we, within the support functions, meet the expectations of the new school boards? How can we provide relevant support? Can all school boards expect uniform support? And: How could this support be shaped?

I recall my first years at KTH when the head of Indek said: “Carlsson! You must distinguish between content and form!” Every now and then, I think about this, even though it’s probably been 30 years since then. Like now during the retreat: it struck me that we work with content daily in various contexts and organizational levels. It’s the form in which we manage the daily tasks within administrative support that will need a new form. We at the schools don’t have the tradition of working as administratively as those in the formerly GVS (now ”SAK”). We don’t use terms like preparation, preparation meetings, minutes (instead of notes); that documents should be provided to the committee at least one week before the meeting, etc. This doesn’t mean we lack an understanding of the situation; we just have a different approach.

We concluded that we don’t need more resources for the new way of working; it’s more about packaging existing missions and tasks in a consistent manner at the schools. We also discussed which matters will fall within the line organization and which matters we think will be handled by the school board. It wasn’t easy to sort this out. But we made a valiant effort and made progress together as we tried to grasp what this change means for us within University Administration. We don’t have the answer to this yet, but we will do our best to meet the expectations that a school board has of us. Naturally, we must collectively discuss these expectations when all school boards are in place in the new year.

One thing we did ascertain, however; a school leader who sees their school board as an asset will receive incredible support in all the crucial matters where they often find themselves alone in decision-making.

/Christina, Head of the Administration at the ITM School