In English further down.
Vi behöver en form för vår nya slogan
Verksamhetsnära. Inom verksamhetsstödet är det ordet som används mest och dagligen, ja det har nästan blivit som en slogan. Så vad är nu verksamhetsnära?
Under ett par års tid har man arbetat med ramarna för verksamhetsstödet. Självfallet måste dessa finnas för att vi inom stödet ska kunna bli effektiva, veta vem som ansvarar för vad och hur processerna ser ut. Men formen är ju inget vi ska behöva tänka så mycket på, den ska bara finnas där så att vi alla har samma karta. Det är som att baka en sockerkaka, inte bryr vi oss om bakformen, vi vill åt det som befinner sig i formen.
Verksamhetsnära, vem är det vi ska vara nära? Om alla ska befinna sig nära i alla frågor kan det nog också bidra till att det blir rörigt, alla springer på samma boll, vi dubbelarbetar. För oss som jobbar på skolor är det inget nytt att vara verksamhetsnära, vi har en ständig dialog med kärnverksamheten. Men vi behöver se till att alla inom stödverksamheten har en gemensam syn på vad det innebär för att undvika stora glapp mellan sakområdena (före detta GVS) och skolkanslierna. Även för detta måste det finnas en form.
Ordet ”nära” har nog olika betydelse beroende på vem man frågar. Ett av mina barnbarn säger sig ha vänner i New York. Jag kontrar med ”men du har ju aldrig varit där!”. Barnbarnet: ”Nej, du har inte tagit mig dit! Men jag kan ha vänner där ändå.” Hon tittar på mig med en överseende blick… och jag vill inte riktigt veta vad hon tänker (förmodligen: ”hon hänger inte med”). Det slår mig då att jag hade brevvänner när jag var i den åldern, personer jag inte heller hade träffat, men ändå ansåg vara vänner i någon bemärkelse, dock på avstånd. Så nära behöver inte betyda fysiskt nära.
Så nu tillbaka till verksamhetsnära. Det får inte bli en hierarkisk fråga där alla inom VS ska gå direkt på skolchef, prefekt, enhetschefer etc för att bli verksamhetsnära. Det lyfter inte bort administration från kärnverksamheten, tvärt om. Vi kan inte runda skolkanslierna som är den inrättning som gör att vi befinner oss innanför ramen, och som proaktivt arbetar med de frågor som gör att vi är verksamhetsnära. Om det blir för många som uppvaktar skolchefen utan att se till att det finns en dialog mellan sak-området och skolkanslierna så kommer våra skolchefer, prefekter, enhetschefer etc att få allt mer administrativt arbete.
Vi måste se till att vi inom verksamhetsstödet skapar rätt förutsättningar för samtliga nivåer. För det får inte bli en social hierarki, som skapas utifrån maktförhållandet till kunskap om kärnverksamheten där kunskap kan ge högre social status.
Låt oss inte glömma bort att vi alla ska vara verksamhetsnära, men även för detta måste det finnas en form, en karta som vi ritat tillsammans.
/Christina Carlsson, Kanslichef ITM-skolan
We need a frame for our new slogan
“Close to operations” (verksamhetsnära). Within the University administration (UA), these are the words that are used most frequently at the moment, indeed it has almost become a slogan. So what is “close to operations”?
For a couple of years, work has been done on the framework for University administration. Of course, these frames must exist so that the support can be effective, know who is responsible for what, and what the processes look like. But, the form is not something we should have to think about on a daily basis, it should just be there so that we all agree on the map. It’s like baking a sponge cake, we don’t care about the baking pan, we want what’s in the baking pan.
Close to operations – then who should we be close to? If everyone has to be close in all matters, it can probably also contribute to it being messy, duplicate efforts, we double work. For those of us who work for our schools, being close to operations is nothing new, we have a constant dialog with the core business. But we need to make sure that everyone in the support services (UA) has a common understanding of what that means, in order to avoid big gaps between the subject areas (HR; Economy etc) and the school offices. Here, we need to find a framework too.
The word “close” probably has different meanings depending on who you ask. One of my grandchildren claims to have friends in New York. I say: “but you’ve never been to New York!”. The granddaughter: “No, cuz you haven’t taken me there! But I might have friends there anyway.” She looks at me with a look of indulgence… and I don’t really want to know what she’s thinking (probably: “she doesn’t get it”). Then, it strikes me that I had pen pals when I was that age, people I hadn’t met either, but still considered friends in some sense, albeit at a distance. So close does not necessarily mean physically close.
So now back to business proximity. This must not become a hierarchical issue where everyone in the UA should address to head of school, head of department, head of unit, etc. directly in order to become close to operations. It does not take administration away from the core business, on the contrary. We cannot bypass the school’s offices, which are the ones that keeps us within the framework, and which proactively works on the issues that make us operational. If there are too many people courting the school management without ensuring that there is a dialog between the subject area and the school offices, the core business will only get more and more administrative work.
We must make sure that we create the right conditions for all levels in the UA. It must not become a social hierarchy, created based on the power relationship to knowledge of the core business where knowledge can give higher social status.
Let’s not forget that we should all be close to operations, but even for this there must be a frame, a map that we draw together.
/Christina Carlsson, Head of ITM School’s Office
