Så är den äntligen klubbad – den handlingsplan som rör verksamhetsstödets olika sakområden. Handlingsplanen har stötts och blötts under många långa timmar i över ett års tid, den 5 april fattade Kerstin beslut att fastställa den. Den ligger nu ute på ITM:s interna webb ”KTH:s nya verksamhetsstöd”. Här lägger vi kontinuerligt ut information allt eftersom arbetet fortskrider.
Det var roligt att se så många medarbetare på vår senaste gemensamma VS-frukost. Intresset för vad som händer med samgåendet är stort. Frågor som jag får är bland annat ”När och hur kan jag bidra till verksamhetsstödets utveckling?” Svaret på detta har jag inte ännu. Förhoppningsvis bjuds medarbetare in allt eftersom olika projekt och arbetsgrupper startar. Från ITM-skolan medverkar redan två av skolans verksamhetscontrollers i bemanning- och budgetprocessen: Eva Werner Sundén samt Erika Gilbertsson.
För att vi inom VS ITM ska kunna matcha behoven framöver gäller det att ha en plan för vår bemanning- och kompetensutveckling – liksom kompetensförsörjning. Vissa delar av ITM måste dessutom ställa om.
Jag läste en artikel i SvD från förra veckan där utbildningsminister Mats Persson skriver: ”Så ska vi minska dokumentationssjukan” – Administrationen behöver minska för att ge plats åt universitetens kärnuppdrag.”
”Akademin uttrycker förtvivlan över kraven på dokumentation och administration som tar tid från forskning och utbildning, en utveckling där personaldagar ofta handlar om att implementera policyer, snarare än om att utveckla den akademiska kvaliteten.”
Så nu, mina vänner inom stödverksamheten, är det dags att kavla upp ärmarna och visa att verksamhetsstödet kan arbeta tillsammans över de organisatoriska gränserna för att uppnå det mål som satts upp i arbetet med ett gemensamt och samordnat verksamhetsstöd:
Bidra till kvalitet och frigöra resurser till utbildning och forskning
Ha god utvecklingsförmåga
Vara en attraktiv arbetsgivare
Det blir inte lätt. Den stora utmaningen blir att kunna ge och ta mellan skolorna och mellan skolorna och f.d. GVS. Vi behöver lägga örat mot rälsen och lyssna av de behov som finns. Detta får bli vårt gemensamma prestigeprojekt, vi får se hur långt det tar oss.
/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan
I veckan som gick närvarande jag vid två begravningar. Det fick mig att stanna upp och fundera. På här och nu, på hur dyrbar tiden är. Bland annat funderade jag på hur jag fungerar på egen hand och tillsammans med andra på jobbet? Har jag det bra? Trivs jag? Får jag gjort det jag vill? Emellanåt kan det kännas lite jobbigt att ställa sig dessa frågor, för allt detta är kopplat till ansträngning. Men jag konstaterade att jag faktiskt tycker att det fortfarande är roligt att arbeta.
Jag är chef för 80 medarbetare och jag tror att de flesta trivs med sitt arbete. De presterar, har hög kompetens och ett gott samarbete med sina kollegor liksom en bra relation till sin närmaste chef. Men i en stor grupp människor finns det också de som upplever något annat. Som chef kan jag hos dessa läsa av att arbetet är jobbigt och ansträngande, man isolerar sig och agerar inte tillsammans med övriga. Att gå till arbetsplatsen är betungande. Vore det jag skulle jag känna att det är att slösa bort min dyrbara tid.
Varför är det så svårt att samtala om dessa frågor? Ett av mina barnbarn uttalade härom veckan; ”När någon frågar hur dagen varit, svarar jag alltid bra”. Jag frågade naturligtvis, men varför då? ”Då slipper jag att få följdfrågor”.
Jag tror att vi ändå måste försöka få till de där följdfrågorna, trots att det känns jobbigt både för medarbetaren och chefen. Naturligtvis är det inte bara chefens ansvar. I medarbetarskapet ingår att ta ansvar för relationen till mig själv, min chef, mina kollegor med flera. Det bygger på självkännedom, att veta vad jag kan och vill, vara medveten om mina styrkor och svagheter. Idag pratar vi om on-boarding och off-boarding – det är viktigt att få en bra start och ett bra avslut. Men det allra viktigaste är den tid som vi spenderar tillsammans mellan on- och off-boarding.
Nu införs pulsmätning en gång i kvartalet. Vi kommer att kunna ta tempen inom varje enhet, men vi kommer inte att fånga upp de enskilda individer som inte mår bra och som inte kommer till sin rätt.
Här måste vi chefer våga börja prata med de individer som sitter fast, trots att det känns lite jobbigt. Nu när medarbetarsamtalen står inför dörren har vi vår chans att bli lite modigare och börja prata om det som ofta syns men ingen pratar om; individen som sitter fast i vardagen och inte har förmågan eller orken att komma ur sitt mönster.
Vi har gjort det! Vi har äntligen lyckats genomföra en konferens för alla medarbetare inom ITM:s stödverksamhet. Turen har inte stått på vår sida. Pandemin satte käppar i hjulen för en inplanerad konferens, nästa försök fick ställas in för att vi var för snabba att tro att pandemin var över. Men, den här gången blev det av. Inför samgåendet blev temat: ”Att vara verksamhetsnära i ett förändringsarbete”.
Vi startade upp tvådagarseventet med en extern föreläsare, Eric Thyrell som föreläste om ”Att tänka stort”. Det handlade om att tänka nytt, locka fram vår inre glöd samt modet att möta förändringar och utmaningar. Hans prat om olika typer av människor på arbetsplatsen och hans erfarenheter under vatten fick oss att både skratta och gråta. Vad gjorde karln med oss? Han injicerade en överdos av energi som höll i sig igenom hela konferensen.
I panelen Anna Jerbrant, Annika Borgenstam, Andreas Alm Arvidsson, Eva Werner Sundén, Björn Laumert, Christina Carlsson och Martin Edin Grimheden.
Efter föreläsningen hade vi en paneldiskussion med medarbetare från kärnverksamheten. (Tack Annika Borgenstam, Martin Grimheden, Björn Laumert och Anna Jerbrant för att ni tog er tid.) Anna Blendow, vår förra HR-chef på ITM-skolan, var vår moderator under konferensen och hjälpte oss att hålla ordning på talare, hålla tider etc, men också att ställa relevanta frågor (stort tack Anna för detta).
Vi diskuterade: Vad betyder verksamhetsnära för oss? Vad menar vi med ett KTH? Vad ser vi för möjligheter och hot i och med samgåendet mellan nuvarande GVS (gemensamt verksamhetsstöd) och skolornas egna administration? Hur värnar vi om att visa ömsesidig respekt, förståelse, kunskap och tillit? Ska vi rent av ska skrota benämningarna ”kärnverksamhet” och ”stödverksamhet”, vi jobbar ju alla i samma verksamhet, som någon i panelen påpekade.
Panelen var överens om att kompetensen är hög inom stödverksamheten. Det är lätt att få hjälp, men vi måste visa att vi fångat frågan eller ärendet tydligare än vad vi gör idag. Vi behöver träffas oftare, bilda team av kompetens ut mot kärnverksamheten. Det fanns en gemensam önskan från panelen om att stödverksamheten skulle förstå hur institutionerna fungerar och vilka behov de har. Genom att öka förståelsen kan vi vässa vårt stöd.
Första dagens diskussioner resulterade i en diger lista med frågor till nästa dags gäster: Kerstin Jacobsson, universitetsdirektören, och Malin Ryttberg från ledningskansliet. Även här anordnade vi en mini-panel med Kerstin, Malin, Jenni Hollbrink och mig. Vi diskuterade planen för samgåendet mellan skolornas stöd och GVS; sekretariatets roll i förändringsarbetet; IT-portföljen för administration och hur vi ska behålla friheten och flexibiliteten för att kunna ge god service till ITM:s lärare och forskare trots att vi får gemensamma processer för hela KTH. Vi fick också veta hur arbetet med samgåendet förankras i kärnverksamheten.
Christina Carlsson och moderator Anna Blendow på scen.
Vad vi tar då med oss? En hel del ny energi och insikten att förändringar i sig inte alltid ger en förbättring, men å andra sidan, förbättringar sker alltid genom förändring. I Eriks föreläsning fick vi också veta att det tar ca 66 dagar att skapa en ny vana. Risken är med andra ord stor att vi ger upp för tidigt. Tittar vi 66 dagar framåt landar vi på 23 januari. Det är värt att då följa upp konferensen och se om vi tillsammans har lyckats skapa nya vanor kopplat till rädslor, valda sanningar, attityd och kommunikation.
Stort tack till er alla!
/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan
66 days to a new habit
We did! We finally managed to arrange a conference for all employees within ITM’s support services. Our ambitions have been dogged by bad luck. The pandemic put a planned summit on hold; the next attempt had to be canceled because we were too quick to believe that the pandemic was over. But, now it happened. And since we are facing a merger, the theme was: “Being close to operations in times of change.”
We started the two-day event with an external lecturer, Eric Thyrell, who talked about “Thinking big”. About bringing out our inner glow and the courage to face changes and challenges. His talk about different types of people at the office along with his experiences underwater, had us both laughing and crying. What did the man do to us? He injected an overdose of energy that lasted throughout the conference.
After the lecture, we had a panel discussion with employees from the core business. (Thank you Annika Borgenstam, Martin Grimheden, Björn Laumert and Anna Jerbrant for taking the time.) Anna Blendow, our former HR manager at the ITM school, was our moderator during the conference and helped us to keep the order of speakers, keep times, etc, but also to ask relevant questions (many thanks, Anna, for this).
We discussed what “close to operations” means to us? What do we mean by “One KTH”? What opportunities and threats do we see in the merger between the current GVS and the schools’ administration? How do we show mutual respect, understanding, knowledge and trust? Should we skip the terms “core business” and “support services”? After all, we all work in the same “business”, as someone on the panel pointed out.
The panel agreed that competence is high in ITM’s support services. It is easy to get help, but we must clearly show that we are on a particular issue or task. We need to meet more often and form teams of competence towards the core business. The panel expressed a wish for the support to understand better how the departments work and their needs. By increasing understanding, we can sharpen our offer. The first day’s discussions resulted in quite a list of questions for the next day’s guests: Kerstin Jacobsson, the university director, and Malin Ryttberg from the management office. Here, too, we organized a mini-panel with Kerstin, Malin, Jenni Hollbrink, and me. We discussed the plan for the merger between the schools’ support and GVS, the IT portfolio for administration, and how we should maintain the freedom and flexibility to provide good service to ITM’s teachers and researchers even though we get standard processes for the whole of KTH. We also learned how the work on the merger is anchored in the core business.
So, what insights do we bring back home? I’d say a lot of new energy and the understanding that changes in themselves do not always carry an improvement, but on the other hand, improvements always happen through change. In Erik’s lecture, we also learned that forming a new habit takes about 66 days. In other words, we risk giving up too soon. If we look 66 days ahead, we land on January 23. We will follow up on the conference to see if we have created new habits linked to fears, chosen truths, attitudes and communication.
Many thanks to all of you!
/Christina Carlsson, Head of Administration at the ITM School
Stor uppslutning när universitetsdirektören pratade samgående
Förra veckan hade ITM:s verksamhetsstöd besök av Kerstin Jacobsson, vår universitetsdirektör. Det var en fullsatt sal, samtliga biljetter var utsålda till det efterlängtade besöket.
Ett av Kerstins budskap var: ”Under hösten kommer vi att göra olika vägval som innebär att vi bland annat förbättrar bland annat systemutveckling och digitala tjänster”. Musik i våra öron! Kerstin beskrev också vår gemensamma fortsatta utvecklingsresa som egentligen formellt påbörjas den 1 januari 2023. Ledorden kan vi sammanfatta till: samordnat, tillgängligt, verksamhetsnära, kostnadseffektivt, bibehållen kvalité, långsiktigt hållbart.
När jag efter detta event har rört mig ute i stödverksamheten får jag höra att ”det känns mycket bättre nu när vi hört Kerstins prata. Hon imponerade, var saklig, förklarade på ett enkelt vis, och stod med båda fötterna på jorden”. Så jag konstaterar bara att det är viktigt att vi kontinuerligt träffas och delar den information som framkommer allt eftersom arbetet pågår. Tack Kerstin för detta!
Även om den nya organisationen träder i kraft först till nyår är det fullt av aktiviteter kopplade till samgåendet. Som ni nog redan vet arbetar jag och Susanne Odung tillsammans inom ekonomiområdet. Vi har bland annat besökt samtliga skolors och GVS’ ekonomer och genomfört en workshop kring de utvecklingsbehov vi ser, men också för att snabbt försöka plocka de löst hängande frukterna.
Besöken ute på ekonomienheterna var mycket givande. Vi är rätt överens om vad som behöver förbättras i stort och i smått. Diskussionerna har präglats av stort engagemang och högt i tak. Det är ett stort gäng ekonomer som ser fram mot att få vara en del av denna förändringsresa.
Så här glada var vi när vi avslutade workshopen med ITM-skolans ekonomer.
Vi konstaterade dessutom att det känns bra att vi har fram till 2026 på oss, det finns en hel del att utveckla och förbättra.
Parallellt med detta planerar vi den workshop samtliga skolchefer, prefekter och administrativa chefer ska delta i. Här ska vi diskutera vilket behov av ekonomistöd KTH:s institutioner har. Tanken är att vi därefter ska kunna matcha stödet ut mot kärnverksamheten. Det känns både roligt och utmanande att få vara en del av detta förändringsarbete för KTH:s bästa.
/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan
Tickets sold out for Kerstin’s performance
Last week, ITM’s administration had a visit from Kerstin Jacobsson, our university director. It was a packed hall; all tickets were sold out for the long-awaited visit.
One of Kerstin’s messages was: “During the autumn, we will make different choices which mean that we will, among other things, improve system development and digital services”. Music to our ears! Kerstin also described our joint continued development journey, which actually formally begins on January 1, 2023. We can summarize the keywords as coordinated, accessible, close to operations, cost-effective, maintained quality, and long-term sustainable.
After this event, people keep telling me that “it feels much better now that we have heard Kerstin’s talk. She impressed, explained simply, was factual and down to earth”. So I just state that it is important that we meet continuously and share the information that emerges as the work progresses. Thank you, Kerstin, for this!
Even if the new organization does not come into effect until the new year, plenty of activities are already linked to the merger. As you probably already know, Susanne Odung and I work together in the financial field. Among other things, we have visited all the schools’ and GVS’ financial officers and conducted a workshop on the development needs we see. We also have tried to identify low-hanging fruits.
The visits to the financial units were enriching. We quite agree on what needs to be improved, big and small. The discussions have been characterized by great commitment and an open atmosphere. A large group of financial employees are looking forward to being part of this journey of change.
ITM’s financial team after the finished workshop.
We also noted that it feels good to have time until 2026; there is a lot to develop and improve.
In parallel with this, we are planning the workshop for all heads of schools, heads of departments and administrative heads. Here we will discuss what financial support KTH’s departments need. The idea is then to match the support services to the core business. It feels both fun and challenging to be part of this change management for KTH’s good.
/Christina Carlsson, Head of Administration at the ITM School
Vi har bråda dagar inom stödverksamheten på KTH. Jag har arbetat ett antal år på KTH och under denna tid har vi aldrig försökt oss på att göra det vi nu ska genomföra. Vi ska kartlägga stödverksamhetens olika funktionsområden, för att därefter ta fram gemensamma processer, arbetssätt med mera. Från och med den 1 januari 2023 kommer all stödverksamhet vid KTH att ligga inom en gemensam linjeorganisation under universitetsdirektören.
När skolorna bildades fick samtliga skolor i uppdrag att sätta sin egen stödverksamhet. Det innebar naturligtvis att skolorna utvecklade olika arbetssätt, processer, anställde sina egna resurser, utvecklade och anpassade stödet specifikt kopplat till den egna skolan. Nu ska vi tillsammans försöka oss på att hitta en gemensam väg framåt.
De funktionsområden som vi nu kartlägger är Ekonomi, HR, Utbildning, Kommunikation och Infrastruktur. Jag har tillsammans med KTH:s ekonomichef fått i uppdrag att se över ekonomiområdet, vilket jag tycker ska bli spännande och utmanande. Utmanande är nog det rätta ordet. Mina kollegor sa idag på ett möte: ”Hur vågade du tacka ja till detta uppdrag?” Så nu sitter jag här och får lite hicka. Visst förstod jag att det är och kommer vara en utmaning under hela 2022 när allt detta ska ske, men jag tänkte att tillsammans med kollegor och framförallt ekonomiansvariga vid skolorna och GVS’ enhetschefer, borde det inte bli så kontroversiellt. Om vi bara bortser från vår egen organisation och lyfter blicken mot en gemensam målbild samt använder lite logiskt tänkande. Då borde vi ro det hela i land.
Jag tror att ett framgångskoncept är att vi lyfter klyftan mellan skolorna och GVS. Vi har idag inte ett likvärdigt uppdrag, vi har inte samma förutsättningar, vi har inte insikt i den ena eller den andras situation. Och för att vi ska lyckas behöver vi se och respektera varandras roller och olikheter. Det är ett första steg för att därefter bygga något gemensamt. Det här arbetssättet är ovanligt på KTH. Oftast har ett beslut lagts över hur det ska vara. Den här gången vet vi inte riktigt hur det kommer att bli, eftersom vi nu är en del i framtagandet. Så nu har vi chansen att vara med och påverka och använda all den kunskap som finns inom ekonomiområdet över hela KTH.
Första gemensamma workshopen är redan på fredag och jag tro att vi kommer att ha mycket energi i rummet! Och ja, jag är fortfarande taggad inför uppdraget och jag är övertygad att gruppen gemensamt kommer att lyckas med uppgiften, för det är naturligtvis inte jag eller KTH:s ekonomichef Susanne som kan eller ska lyckas med detta på egen hand. Här kommer alla involverade att behövas, för det är en svår nöt att knäcka. Men skam den som ger sig!
/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan
“Now we have the chance to influence”
There are busy days in the support activities at KTH. I have worked for many years at KTH, and during this time, we have never come close to what we now are going to do. We will survey the support areas and then develop common processes, working methods, etc. From 1 January 2023, all support activities at KTH will be within a joint line organization under the university director.
When the schools were born, they all were commissioned to set up their own support activities. This, of course, meant that the schools developed different working methods and processes, employed their resources, and developed and adapted the support specifically linked to their school. Now we will together try to find a common way forward.
The support areas that we are now surveying are Finance, HR, Education, Communication and Infrastructure. Together with KTH’s CFO, I am asked to review the finance area, which I think will be exciting and challenging. Challenging is probably the right word. My colleagues said at a meeting today: “How did you dare accept this assignment?” So now I’m sitting here getting a minor hiccup. Of course, I understood that it is and will be a challenge throughout 2022 when all this happens. Still, I thought it should not be so controversial if I collaborate with colleagues, especially finance managers at the schools and GVS’ unit heads. If we just ignore our own organization for once, visualize a common goal, and use a little logical thinking. Then we should manage it.
I believe that we need to highlight the gap between the schools and GVS to succeed. Today we do not have an equivalent assignment; we do not have the same conditions; we do not have insight into one or the other’s situation. And for us to succeed, we need to see and respect each other’s roles and differences. It is the first step to then build something in common. This way of working is unusual at KTH. More often, a decision has been made about how it should be. This time we do not know what it will be like because we are part of the development. So today, we have the chance to be involved and influence and use all the knowledge that exists in finance throughout KTH.
The first joint workshop is already on Friday, and I think we will have a lot of energy in the room! And yes, I am still excited about the assignment, and I am convinced that the group will jointly succeed with the task because it is not me or KTH’s CFO Susanne who will do this independently. Everyone involved will be needed because it is a tricky riddle to solve. But shame on the one who gives up!
/Christina Carlsson, Head of Administration at the ITM School
