In English further down

Kreativiteten hotas när vi distansarbetar

Efter den senaste veckans åtskilliga promenader på isiga vägar mellan institutionen för Maskinkonstruktion och Sing-Sing kan jag konstatera att vintern inte riktigt kan bestämma sig för om den ska hänga kvar eller övergå till vår. En annan känsla som dyker upp när jag befinner mig på olika delar av campus är att det fortfarande gapar relativt tomt på många kontor, nästan ett år efter att den svenska regeringen formellt slog fast att covid-19 inte längre är en samhällsfarlig sjukdom och pandemin får anses vara över.

Jag uppskattar själv att vi idag sannolikt är betydligt bättre på att mötas digitalt än före pandemin, vilket lett till en viss minskning av antalet timmar jag befinner mig i icke-produktiv rusningstrafik och dessutom gjort vardagens livspussel lite enklare. Samtidigt kan jag inte undgå att reflektera över att vårt nya sätt att arbeta sannolikt bär med sig en hel del risker för vår långsiktiga kreativitet och produktivitet. Efter att under snart 20 år ha forskat på hur personliga nätverk påverkar kreativitet och innovativitet är det väldigt enkelt att se att distansarbete har påtagliga negativa effekter.

När vi tillbringar mindre tid på vår gemensamma arbetsplats minskar den spontana kommunikation med kollegorna som ofta är startskottet för nya idéer och insikter. Att det blivit väldigt enkelt att boka in möten leder sannolikt också till att våra kalendrar till ännu högre grad fylls upp med olika möten som kanske inte alltid är fullt nödvändiga och dessutom riskerar tränga ut andra aktiviteter av mer långsiktig natur (till exempel forskning), samt att mejlboxen fylls allt mer när vi inte längre kan lösa vissa problem genom att snabbt stämma av med en kollega i korridoren eller vid kaffemaskinen. Till detta ska läggas att många av oss nog uppfattar att det ibland inte är lika stimulerande att arbeta på distans och motivation har ju sedan länge slagits fast som en grundläggande förutsättning för såväl kreativitet som effektivitet.

Som ansvarig för forskarutbildningen på skolan misstänker jag att distansarbetet riskerar påverka våra doktorander mer än andra. De om några har ett stort behov av att löpande träffa handledare och andra kollegor för att kunna diskutera sin forskning och några av dem har dessutom inte samma sociala nätverk utanför arbetet som mer seniora kollegor. Att så många arbetsplatser gapar tomma riskerar således påverka både den professionella kunskapsutvecklingen och känslan av tillhörighet på ett negativt sätt.

Givet dessa reflektioner var det glädjande att i veckan få ett tydligt budskap från min prefekt att vi måste göra en gemensam ansträngning för att i högre utsträckning vara på plats på våra gemensamma arbetsplatser på campus. Det kan möjligen kännas som ett steg tillbaka och även göra vardagen något mer komplicerad, men det måste vägas mot risken att KTH på sikt blir en mindre kreativ, rolig och stimulerande arbetsplats.

Jag hoppas inte bara att mina promenader fram och tillbaka på campus ska bli lite soligare och mindre isiga framöver, utan också att jag kommer att se färre tomma rum. Detta gäller dock inte den kommande veckan då jag hoppas att vi får riktigt ordentligt vinterväder så att de som ska ha sportlov får möjlighet att njuta av skidåkning och andra vintersporter fullt ut!

/Mats Magnusson, Forskarutbildningsansvarig på ITM-skolan

Creativity is threatened when we work remotely

After the past week’s many walks on icy roads between the Department of Engineering Design and Sing-Sing, I can tell that winter can’t quite decide whether to stick around or turn into spring. Another feeling I get when visiting different parts of campus is that many offices still are relatively empty, almost a year after the Swedish government formally declared that covid-19 is no longer a disease dangerous to society and the pandemic may be considered over.

We are probably much better at digital meetings today than before the pandemic, leading to fewer hours in non-productive rush-hour traffic and easier solving of the everyday puzzle. At the same time, I cannot help but reflect that our new way of working probably carries risks for our long-term creativity and productivity. After almost 20 years of researching how personal networks affect creativity and innovativeness, it is very easy to see that remote work has tangible negative effects.

When we spend less time at our shared workplace, the spontaneous communication with colleagues, which is often the starting point for new ideas and insights, decreases. It is very easy to schedule meetings, so our calendars fill up even more with meetings that may not be necessary. All these meetings may crowd out other activities of a more long-term nature (for example, research), and the email box constantly fills up when we don’t solve certain problems by quickly checking with a colleague in the corridor or at the coffee machine. To this must be added the fact that many of us probably perceive that working remotely is sometimes not as stimulating. And motivation has long since been established as a basic prerequisite for both creativity and efficiency.

As responsible for doctoral education at the school, I suspect remote work risks affecting our doctoral students more than others. They, if any, need to regularly meet with supervisors and other colleagues to discuss their research, and some of them also do not have the same social network outside of work as more senior colleagues. The fact that so many workplaces are empty thus risks negatively affecting both professional knowledge development and the feeling of belonging.

Given these reflections, it was gratifying to receive a clear message from my head of department this week that we must make an effort to be present in our common workplace to a greater extent. It may feel like a step back and make everyday life somewhat more complicated, but it must be weighed against the risk of KTH becoming a less creative, fun and stimulating workplace in the long run.

Not only am I hoping that my walks back and forth on campus will be a little sunnier and less icy going forward, but also that I’ll see fewer empty rooms. However, this does not apply to the coming week when I hope we get really good winter weather so that those who will be on sports vacation (Sportlov) will have the opportunity to enjoy skiing and other winter sports to the fullest!

/Mats Magnusson, Director of Third-Cycle Education at ITM

In English further down.

Först firar vi, men sen ska vi vända trenden

För drygt två veckor sedan tog 49 nya ITM-doktorer emot sina diplom vid KTH:s årliga promoveringshögtid. Efter pandemins restriktioner var det den första fullskaliga promoveringen. Det är glädjande att så många doktorer tog möjligheten att fira sina avslutade forskarstudier med närstående och handledare. Jag hoppas att alla som deltog i festligheterna fick en bekräftelse på hur viktig forskarutbildningen rent generellt är för ett universitet som KTH. En väldigt stor del av den forskning som görs på KTH utförs av våra forskarstuderande och en väl fungerande forskarutbildning är en nyckel till såväl många och bra publikationer som produktiva samarbeten med industrin. Därmed också av största vikt för exempelvis vår ranking.

Även om vi naturligtvis ska fira finns det också viss grund för oro framåt. Trots att så många doktorer examinerats de senaste åren kan vi konstatera att prestationsmedlen för utexaminerade doktorer och licentiater till ITM sjunkit betydligt, och det kan bli värre framöver. En förklaring är att vissa andra delar av KTH har ökat antalet examinerade doktorer och därför får en större andel av de totala medlen. Vid en första snabb analys på ITM ser vi att antalet nyantagna forskarstuderande visar en nedåtgående trend samtidigt som genomloppstiden ser ut att öka. Det krävs sannolikt en noggrannare analys för att verkligen se vad som ligger bakom denna förändring, och jag hoppas givetvis vi ska hitta ett bra sätt att vända utvecklingen.

Jag vill också ta tillfället i akt att påminna om nästa handledarkollegium den 16/12. På agendan då står bland annat författarskap och krav/normer avseende publikationer i sammanläggningsavhandlingar. Jag vet att julledigheten är bara ett par veckor bort och att den här perioden för många är en av de mest intensiva under hela året, men jag hoppas att du trots det kan hitta tid i kalendern för att delta på mötet. Många har redan anmält sig, men vi ser gärna ännu fler deltagare.

/Mats Magnusson, Forskarutbildningsansvarig på ITM-skolan

Let’s celebrate and then change the trend

Just over two weeks ago, 49 new ITM doctors received their diplomas at KTH’s annual doctoral award ceremony. It was the first full-scale ceremony after the pandemic’s restrictions. It is gratifying that so many doctors took the opportunity to celebrate their completed research studies with relatives and supervisors. I hope that everyone who took part in the festivities got a confirmation of how important third-cycle studies are for a university like KTH. A very large part of the research carried out at KTH is carried out by our third-cycle education students and is key to many and good publications as well as productive collaborations with industry. Thus, also crucial for, for example, our ranking.

Naturally, we must celebrate, but there is also reason for concern going forward. Despite the fact that so many doctors have been examined in recent years, we can state that the performance-based funding for graduated doctors and licentiates at ITM have dropped significantly, and it may get worse in the future. One explanation is that other parts of KTH have increased the number of doctoral graduates and therefore receive a larger share of the total funds. A quick analysis of ITM shows that the number of newly admitted PhD students have a downward trend, while the throughput time appears to increase. A more careful analysis is probably required to see what is behind this change, and I of course hope we will find a good way to turn the trend.

I would also like to take this opportunity to remind you of the next supevisor meeting on Dec 16. On the agenda are, among other things, authorship and requirements/norms regarding publications in compilation theses. I know that the Christmas holidays are only a couple of weeks away and this period is one of the most intense of the whole year for many of us, but I hope that you can still find time to attend the meeting. Many have already registered, but we would like to see even more participants.

/Mats Magnusson, Director of Third-Cycle Education at ITM

In English further down.

Snart dags för bokslut av pandemin

I takt med att våren påbörjat sitt intåg noterar jag att vi äntligen börjar komma tillbaka till de rutiner vi hade före pandemin på KTH. De senaste veckorna har allt fler kollegor varit på plats på kontoret och det slår mig vilken skillnad lite social interaktion gör för motivation och arbetsglädje.

Även om det seglat upp helt andra mörka moln på himlen i Europa hoppas jag att vi åtminstone kan blicka bakåt på den pandemi vi levt med de senaste två åren. Det är emellertid fortfarande lite för tidigt att helt se pandemin som överspelad. Även om de direkta hälsoriskerna och begränsningar i vårt dagliga arbete är på väg att försvinna så kommer vi ha en del utmaningar framöver.

Först och främst behöver vi hitta sätt att hantera en vardag som i större utsträckning blivit digital. Det finns givetvis en rad positiva effekter av detta. Vi kommer säkert kunna reducera en del onödigt resande och vardagspusslet kan på så sätt förhoppningsvis fortsätta vara lite enklare än förut. En del av utbildningen kan säkert också effektiviseras så att tid kan läggas på andra uppgifter.

Andra saker kanske inte kommer att förändras i samma utsträckning. Visst kommer vi även framöver att delta i vissa konferenser online, men jag hoppas på samma gång att vi redan i sommar kan få till mer högkvalitativa möten med våra internationella kollegor igen, IRL på konferenser och genom fysiska besök på våra universitet.

Men de senaste två årens inskränkningar i vår rörlighet har även varit negativ. Min egen misstanke är att kreativiteten i många fall blivit lidande eftersom det är svårt att få till stånd fruktbara samarbeten i digitala interaktioner, vilket kan komma att avspeglas i lite färre nya forskningsanslag och publikationer. Många har lagt mycket kraft på att hantera den akuta situationen i exempelvis undervisningen och mindre brådskande aktiviteter, såsom artikelskrivande, har ibland fått stryka på foten.

Innan vi ställer samman bokslutet för pandemin ska vi inte heller glömma att en del av effekterna fortfarande inte blivit synliga. På samma sätt som att våren säkerligen kommer att stöta på ytterligare något bakslag innan den övervunnit vintern, så kommer pandemins följdeffekter att hänga kvar och fortsätta skapa en del problem. Baserat på de inventeringar vi tidigt gjorde rörande pandemins påverkan på forskarutbildningen är det klart att vissa doktorander kommer att drabbas av förseningar eftersom det varit svårt att genomföra experiment och andra empiriska studier. De kommande åren kommer dessa effekter att bli betydligt mer synliga. Jag hoppas att berörda doktorander och handledare gör vad de kan för att undvika sådana förseningar, men i de fall de inte går att undvika behöver vi gemensamt göra vad vi kan för att underlätta studierna ska kunna slutföras.

/Mats Magnusson, Forskarutbildningsansvarig på ITM-skolan

Starting to summarize the impact of the pandemic

Spring has begun, and I note that we are finally starting to get back to our routines before the pandemic at KTH. More and more colleagues have been in the office in recent weeks, and it strikes me what a difference some social interaction can do for motivation and job satisfaction.

Even though other clouds now darken the sky in Europe, I hope we can at least look back on the pandemic we have been living with for the past two years. However, it is still too early to see the pandemic as overplayed. Although our daily work’s direct health risks and limitations are disappearing, we will face some challenges in the future.

First and foremost, we need to find ways to manage an everyday life that has become digital to a greater extent. There are, of course, several positive effects of this. We will certainly be able to reduce some unnecessary trips, and the everyday puzzle can thus hopefully continue to be a little easier than before. Some of the teachings can also be streamlined to spend time on other tasks.

Other things may not change to the same extent. Naturally, we will continue to participate in some online conferences. Still, I also hope that already this summer we can have more high-quality meetings with our international colleagues again – IRL at conferences and through physical visits to our universities.

But the last two years’ restrictions on our mobility have also been harmful. I suspect creativity has suffered in many cases because it is difficult to bring about fruitful collaborations in digital interactions, which may be reflected in fewer new research grants and publications. Many have put a lot of effort into dealing with the acute situation in, for example, teaching, and less urgent activities, such as article writing, have sometimes had to be postponed.

Before we summarize the pandemic, we must remember that some effects still haven’t become visible. In the same way, that spring surely will meet another setback before it overcomes winter, the pandemic’s consequences will linger and continue to create some problems. Based on the inventories we made early on regarding the pandemic’s impact on postgraduate education, it is clear that some doctoral students will suffer from delays as it has been difficult to carry out experiments and other empirical studies. In the coming years, these effects will become significantly more visible. I hope that the doctoral students and supervisors concerned do what they can to avoid such delays, but in cases where they cannot be avoided, we need to do what we can together to facilitate the completion of the studies.

/Mats Magnusson, Director of Third-Cycle Education at the ITM School

Photo of Toronto campus by: Joydeep Pal on Unsplash

In English further down.

Dags för en vistelse på ett annat universitet?

De senaste veckorna har vardagen på ett väldigt påtagligt sätt kännetecknats av ännu en pandemivåg och tillhörande isolering, men givet kylan och mörkret utanför dörren kanske det ändå inte har känts så betungande att arbeta hemifrån ett litet tag till. Nu när världen förhoppningsvis öppnar upp igen blir det på nytt möjligt att träffa samarbetspartners i såväl industri som akademi på annat sätt än via Zoom och Teams. Visst går väldigt mycket att lösa online, men en insikt är också att det är svårare att skapa helt nya samarbeten när man inte har möjlighet att träffas fysiskt och det inte finns möjligheter till mer spontan interaktion. För oss med många etablerade samarbeten är detta kanske ett mindre problem, men det kan vara betydligt svårare för våra doktorander som behöver bygga upp sina professionella nätverk, både för att kunna utföra sin forskning och för att skapa karriärmöjligheter efter doktorsexamen.

Tyvärr är det generellt sett alltför få av våra doktorander på ITM som under sin forskarutbildning tillbringar en längre period vid något annat universitet. Situationen de senaste två åren har givetvis gjort sådana vistelser i stort sett helt omöjliga, men förhoppningsvis ändras det inom kort. För att få till stånd en givande vistelse vid ett annat universitet krävs givetvis rätt kontakter och som handledare har vi här ett stort ansvar att skapa rätt möjligheter för våra doktorander och glädjande nog är detta sällan ett problem. Vad som däremot ibland framstår som en stötesten är finansieringen av en längre vistelse på annan ort. Ett sätt att lösa detta kan vara att söka ett resestipendium och just nu är det väldigt aktuellt. Om du funderar på ett utbyte vid ett annat universitet rekommenderar jag dig att ta en titt på sidorna:

Resestipendium från Stiftelsen för teknisk vetenskaplig forskning och utbildning

Stipendium från Rudolph Carl Norberg Fond 2022

Fler stipendieutlysningar (kth.se)

Jag skulle också vilja uppmana alla doktorander (och andra kollegor) att söka fler stipendier då det ibland faktiskt har varit svårt att dela ut tillräckligt mycket medel från våra stipendiestiftelser. Jag vet av egen erfarenhet att längre vistelser på andra universitet inte bara är ett fantastiskt sätt att få nya idéer och öka produktiviteten i skrivandet utan också en källa till nära vänner och en ökad förståelse för andra kulturer. Ta tillfället i akt och sök ett resestipendium!

/Mats Magnusson, Forskarutbildningsansvarig på ITM-skolan

Time for a stay at another university?

In recent weeks, everyday life has in a very tangible way been characterized by another pandemic wave and its isolation. Given the cold and darkness outside the door, it hasn’t been so burdensome to work from home for a little while longer. Now that the world will open up again (crossed fingers) it will be possible to meet partners in both industry and academia in an old-fashioned way again – not via Zoom and Teams. A lot can be solved online, but one insight is that it is more difficult to create completely new collaborations when you don’t have the opportunity to meet physically and where you lack spontaneous interaction. For us who already have established collaborations, this may be a minor problem. But for our doctoral students who need to build up their professional networks, both to carry out their research and create career opportunities, it can be much more difficult.

Unfortunately, there are generally too few of our doctoral students at ITM who spend a longer period at another university during their doctoral studies. The situation over the past two years has, of course, made such stays impossible, but hopefully, that will change now. To bring about a rewarding stay at another university, you need the right contacts, and as a supervisor, we have a responsibility to create the right opportunities for our doctoral students, and this is rarely a problem. What, on the other hand, sometimes appears to be an obstacle is the financing of a longer stay in another place. One way to solve this can be to apply for a travel scholarship and right now is a good time. If you are considering an exchange at another university, I recommend you take a look at the web pages:

Travel scholarship from Stiftelsen för teknisk vetenskaplig forskning och utbildning

Scholarship from Rudolph Carl Norberg Fund 2022

More scholarships and grants (KTH.se)

I would also like to urge all doctoral students (and other colleagues) to apply for more scholarships as it has sometimes actually been difficult to distribute enough funds from our scholarship foundations. I know from personal experience that longer stays at other universities are not only a great way to get new ideas and increase productivity in writing, but also a way to get close friends and an increased understanding of other cultures. Take the opportunity and apply for a travel scholarship!

/Mats Magnusson, Director of Third-Cycle Education at the ITM School