In English further down.

Nu är beslutet fattat!

Skolornas HR, Ekonomi samt Kommunikation kommer från den 1 april att tillhöra SAK-områdena och inte skolorna. Jag respekterar naturligtvis beslutet och kan förstå att det kanske är nödvändigt att genomföra denna förändring. Men, nog känns det lite snopet. Jag kommer så väl ihåg när skolorna bildades. Varje skola skulle bygga sitt eget verksamhetsstöd. Bengt, som då blev skolchef kom en dag in i mitt rum och slängde sig ner i fåtöljen och sa: “Vill du bli administrativ chef vid ITM-skolan?” Svaret på detta var naturligtvis ja. Jag minns också svårigheterna med att bilda VS ITM. Jag var administrativ chef men hade inget personalansvar, vilket innebar att på möten var vi överens, men sedan gick alla ut till respektive institution och där var mina medarbetare också överens, dock inte alltid om samma saker. Så, jag förstår att VS KTH är svårt att styra utan att ha mandatet att kunna styra SAK-området. Inte heller hade vi som ”blev” administrativa chefer ett gemensamt formulerat uppdrag, så det är inte konstigt att skolorna allteftersom har kommit att organiseras helt olika trots att uppdraget och arbetsuppgifterna naturligtvis är desamma över skolorna.

Läs om beslutet här

Nu får vi administrativa chefer på skolorna ta ett steg tillbaka, det känns viktigt att inte ha fingrarna i syltburken efter april. Det blir viktigt att de personer som blir linjechefer får rätt förutsättningar att tillsammans utforma det administrativa stöd som KTH bestämt sig för. Men nog kommer jag att sakna mina medarbetare som jag arbetat tillsammans med under en så lång tid. Vi har ju tillsammans byggt VS ITM till det stöd som finns idag. Om man läser av medarbetarundersökningen så är det tre saker som sticker ut vid VS ITM; tydlighet, inkludering och utveckling! Enligt min mening är det just de parametrarna som gör en organisation till en arbetsplats där man trivs, har högt i tak och där man har möjlighet att påverka.

Från 1 januari ska jag tillsammans med några medarbetare bygga ett ”ledningskansli” vid ITM. Ett kansli som ska ge stöd till skolledningen, nämnderna samt institutionernas ledningar. Jag känner stor tillförsikt om att vi ska komma att behålla den miljö vid byggt upp samt ge ett verksamhetsnära stöd till skolans ledningsfunktioner. Detta blir ett nytt uppdrag, vilket jag hoppas och tror ska bli lika spännande att utveckla, precis som det var att bygga VS ITM. Man ska komma ihåg att inget varar för alltid.

God Jul och Gott Nytt år till er alla!

/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan

The decision is now made!

As of 1 April, the schools’ HR, Finance, and Communication departments will belong to the KTH university administration, not the schools. Of course, I respect the decision and understand that it may be necessary to make this change. However, it is a bit of a bummer. I remember so well when the schools were formed. Each school was to build its own local university administration. Bengt, who became head of school, walked into my room one day, sat down in the armchair, and said: “Do you want to be the administrative head of the ITM school?”. The answer to this was, of course, yes. I also remember the difficulties forming ITM’s administration. I was Head of administration but had no responsibility for personnel, which meant that in meetings, we agreed. After that, everyone returned to their respective departments, and my colleagues also agreed, although not always on the same things. So, I understand that KTH’s University Administration is difficult to control without having the mandate to control the departments. Nor did we, who became administrative heads, have a jointly formulated mission, so it is not surprising that the schools have gradually come to be organized entirely differently, even though the mission and tasks are the same across the schools.

Read about the decision here

Now, the administrative heads at the schools have to take a step back, and it feels important not to interfere after April. It will be important that the people who become line managers are given the right possibilities to jointly design the administrative support that KTH has decided on. But I will certainly miss my colleagues who I have worked with for such a long time. Together we have built VS ITM into what we have today. If you read the employee survey, there are three things that stand out at ITM administration: clarity, inclusion and development! In my opinion, it is precisely these parameters that turn an organization into a workplace where you thrive, have an open-door policy and where you have the opportunity to influence.

From 1 January, together with a few colleagues, I will build a “management office” at ITM, an office that will provide support to the school management, the committees and the management of the departments. I feel very confident that we will maintain what we have built up and provide support to the school’s management functions. This will be a new mission, which I hope and believe will be as exciting to develop, just as it was to build ITM’s University Administration. One should keep in mind that nothing lasts forever.

Merry Christmas and Happy New Year to you all!

/Christina, Head of the Administration at the ITM School

In English further down.

Vad blir vår roll när kollegiet tar över rodret?

Jag är nyss hemkommen från internat tillsammans med mina motsvarigheter på de andra skolorna samt Fredrik Oldsjö och Åsa Gustafson från ledningskansliet. På agendan stod verksamhetsstödets roll när KTH inför skolnämnder. KTH har kommit att bli ett lärosäte med utpräglad linjestyrning, vilket har lett till upplevelsen att det akademiska medborgarskapet har minskat. Vissa har känt att beslut saknat bred förankring. Som verksam inom verksamhetsstödet har jag nog inte riktigt sett och upplevt den förändring som skett under tid, man blir helt enkelt lite hemmablind. Men nu är det dags att inrätta skolnämnder, en på varje skola.

Frågan under internatet var: Hur ska vi inom stödverksamheten kunna möta förväntningarna från de nya skolnämnderna? Hur ska vi kunna ge relevant support? Ska samtliga skolnämnder kunna förvänta sig ett enhetligt stöd? Och: Hur skulle detta stöd kunna utformas?

Jag minns mina första år på KTH då prefekten på INDEK sa: ”Carlsson! Du måste skilja på innehåll och form!” Då och då tänker jag på detta, trots att det förmodligen gått 30 år sedan dess. Som nu under internatet: det slog mig att innehållet arbetar vi med dagligen i olika sammanhang och organisatoriska nivåer. Det är formen för hur vi hanterar de dagliga uppgifterna inom verksamhetsstödet som kommer att behöva en ny form. Vi på skolorna har inte traditionen av att arbeta så förvaltningsmässigt som de som arbetar inom gamla GVS (numera SAK). Vi pratar inte i termer av beredning, beredningsmöte, protokoll (istället för anteckningar); att handlingar ska vara nämnden tillhanda minst en vecka före mötet etc. Det innebär inte att vi har dålig koll på läget, vi har bara haft ett annat förhållningssätt.

Vi konstaterade att vi inte behöver mer resurser för det nya arbetssättet, det rör sig snarare om att paketera redan befintliga uppdrag och arbetsuppgifter på ett likvärdigt sätt på skolorna. Vi diskuterade även vilka frågor som kommer att ligga inom linjeorganisationen och vilka frågor vi tror kommer att tas i skolnämnden. Det var inte lätt att sortera i detta. Men vi gjorde ett tappert försök och kom en bit på väg tillsammans, liksom att försöka förstå vad denna förändring innebär för oss inom verksamhetsstödet. Svaret på detta har vi inte ännu, men vi kommer att göra vårt bästa för att möta de förväntningar som en skolnämnd har på oss. Naturligtvis måste vi tillsammans diskutera förväntningarna när samtliga skolnämnder är på plats på nya året.

Ett konstaterade vi dock; en skolchef som ser sin skolnämnd som en tillgång kommer att få ett otroligt stöd i alla de viktiga frågor där hen idag ofta är ensam i beslutsfattandet.

/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan

What will be our role when the faculty takes the helm?

I’ve just returned from a retreat with my colleagues from other schools, along with Fredrik Oldsjö and Åsa Gustafson from the Management Office. The agenda focused on the University Administration’s role as KTH establish school boards. KTH has become an institution with distinct line management, which has led to a perception of diminished academic citizenship. Some have felt that decisions lacked broad consensus. As someone working within administrative support, I perhaps haven’t fully seen and experienced the changes that have occurred over time; one simply becomes a bit accustomed to the surroundings. But now it’s time to establish school boards, one for each school.

The question during the retreat was: How can we, within the support functions, meet the expectations of the new school boards? How can we provide relevant support? Can all school boards expect uniform support? And: How could this support be shaped?

I recall my first years at KTH when the head of Indek said: “Carlsson! You must distinguish between content and form!” Every now and then, I think about this, even though it’s probably been 30 years since then. Like now during the retreat: it struck me that we work with content daily in various contexts and organizational levels. It’s the form in which we manage the daily tasks within administrative support that will need a new form. We at the schools don’t have the tradition of working as administratively as those in the formerly GVS (now ”SAK”). We don’t use terms like preparation, preparation meetings, minutes (instead of notes); that documents should be provided to the committee at least one week before the meeting, etc. This doesn’t mean we lack an understanding of the situation; we just have a different approach.

We concluded that we don’t need more resources for the new way of working; it’s more about packaging existing missions and tasks in a consistent manner at the schools. We also discussed which matters will fall within the line organization and which matters we think will be handled by the school board. It wasn’t easy to sort this out. But we made a valiant effort and made progress together as we tried to grasp what this change means for us within University Administration. We don’t have the answer to this yet, but we will do our best to meet the expectations that a school board has of us. Naturally, we must collectively discuss these expectations when all school boards are in place in the new year.

One thing we did ascertain, however; a school leader who sees their school board as an asset will receive incredible support in all the crucial matters where they often find themselves alone in decision-making.

/Christina, Head of the Administration at the ITM School

Så är den äntligen klubbad – den handlingsplan som rör verksamhetsstödets olika sakområden. Handlingsplanen har stötts och blötts under många långa timmar i över ett års tid, den 5 april fattade Kerstin beslut att fastställa den. Den ligger nu ute på ITM:s interna webb ”KTH:s nya verksamhetsstöd”. Här lägger vi kontinuerligt ut information allt eftersom arbetet fortskrider.

Det var roligt att se så många medarbetare på vår senaste gemensamma VS-frukost. Intresset för vad som händer med samgåendet är stort. Frågor som jag får är bland annat ”När och hur kan jag bidra till verksamhetsstödets utveckling?” Svaret på detta har jag inte ännu. Förhoppningsvis bjuds medarbetare in allt eftersom olika projekt och arbetsgrupper startar. Från ITM-skolan medverkar redan två av skolans verksamhetscontrollers i bemanning- och budgetprocessen: Eva Werner Sundén samt Erika Gilbertsson.

För att vi inom VS ITM ska kunna matcha behoven framöver gäller det att ha en plan för vår bemanning- och kompetensutveckling – liksom kompetensförsörjning. Vissa delar av ITM måste dessutom ställa om.

Jag läste en artikel i SvD från förra veckan där utbildningsminister Mats Persson skriver: ”Så ska vi minska dokumentationssjukan” – Administrationen behöver minska för att ge plats åt universitetens kärnuppdrag.”

”Akademin uttrycker förtvivlan över kraven på dokumentation och administration som tar tid från forskning och utbildning, en utveckling där personaldagar ofta handlar om att implementera policyer, snarare än om att utveckla den akademiska kvaliteten.”

Så nu, mina vänner inom stödverksamheten, är det dags att kavla upp ärmarna och visa att verksamhetsstödet kan arbeta tillsammans över de organisatoriska gränserna för att uppnå det mål som satts upp i arbetet med ett gemensamt och samordnat verksamhetsstöd:

• Bidra till kvalitet och frigöra resurser till utbildning och forskning
• Ha god utvecklingsförmåga
• Vara en attraktiv arbetsgivare

Det blir inte lätt. Den stora utmaningen blir att kunna ge och ta mellan skolorna och mellan skolorna och f.d. GVS. Vi behöver lägga örat mot rälsen och lyssna av de behov som finns. Detta får bli vårt gemensamma prestigeprojekt, vi får se hur långt det tar oss.

/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan