KTH Logo

Fill the programmes and read the Vancouver Protocol

In English further down.

Fyll programmen och läs på Vancouverprotokollet

Nyligen samlades ITM-skolans ledare för ett tvådagars internat. I fokus stod skolans ekonomi, grundutbildning och jämställdhet, mångfald och lika villkor. Vi står just nu inför betydande utmaningar för att nå en ekonomi i balans, i synnerhet gäller det vår utbildning. Medan skolans finansiering av forskning ser bra ut, mycket tack vare många flitiga kollegors enträgna ansökningsarbete, så ser ekonomin för vår grundutbildning väldigt mörk ut. För att komma tillrätta med årets budgeterade underskott och nå ”grundutbildning i balans” behöver vi reducera kostnaderna radikalt! Det ser visserligen väldigt olika ut på olika institutioner, men sammantaget måste vi göra stora förändringar. Det kommer att kräva allas medverkan. En första åtgärd som vi alla måste arbeta för är att se till att studentantalet ökar så att vi kommer upp till det takbelopp vi har fått och därigenom får in de utbildningsintäkter som både ITM och KTH behöver. Detta är något som i slutändan beror på de enskilda beslut som fattas av varje lärare och programansvarig. I nuläget är det således viktigt att kurser genomförs enligt plan och att vi verkligen fyller våra program med studenter.

Det är också viktigt att vi konsekvent arbetar med våra kursbudgetar för att kunna fastställa rätt kursutbud för kommande år. Vi ska givetvis inte kompromissa med kvaliteten i vår utbildning, men i nuläget kan vi helt enkelt inte bortse från den ekonomiska realiteten.

Ett helt annat ämne som jag vill ta upp är resultaten från den senaste doktorandenkäten, som nu genomförts på samtliga skolor på KTH. Även om mycket ser bra ut på ITM sticker några ting ut på ett oväntat och tråkigt sätt. Först och främst kan man notera att ITM:s doktorander är mindre nöjda med sin handledning än andra doktorander på KTH. Orsaken till detta tycks huvudsakligen vara att det är många doktorander som inte får så mycket handledning som de känner att de egentligen behöver. Ett annat negativt resultat är att en bekymmersamt stor andel av ITM-doktoranderna upplever att det finns tveksamheter kring hur handledarna hanterar frågan om författarskap. Jag vill påminna om att handledarskap och författarskap är två olika företeelser och handledare ska inte inkluderas som författare på artiklar där de inte uppfyller de krav på författarskap som återfinns i KTH:s etiska policy. Vad gäller just författarskap grundar den sig på det så kallade Vancouverprotokollet som tydligt slår fast att man för att kvalificera sig som författare av ett alster ska uppfylla samtliga av dessa krav:

  1. Ge ett betydande bidrag till arbetets uppkomst eller design, eller bidra på ett påtagligt sätt till insamling, analys och tolkning av data.
  2. Göra utkast till arbetet eller kritiskt granska det avseende viktigt intellektuellt innehåll.
  3. Slutgiltigt godkänna den version av arbetet som ska publiceras.
  4. Ta ansvar för alla delar av arbetet genom att försäkra sig om att allt är korrekt utfört.

Att enbart ge feedback på ett arbete som doktoranden utför relativt självständigt utgör alltså inte grund för författarskap, inte ens om det sker upprepade gånger, och att som handledare sätta sitt namn på en sådan artikel utgör således oredlighet i forskning. I skolans nya introduktionskurs för doktorander går vi givetvis igenom KTH:s riktlinjer för författarskap och andra forskningsetiska frågor. Medvetenheten och kunskapen om detta kommer därför att öka hos våra doktorander framöver och jag hoppas givetvis att även våra handledare friskar upp sin kunskap om författarskap.

Vancouverprotokollet

/Mats Magnusson, andre vice skolchef på ITM

Fill the programmes and read the Vancouver Protocol

Recently, ITM leaders met for a two-day off-site conference centering on school finances, first- and second-cycle education, and gender equality, diversity and equal conditions. We face significant challenges in balancing our finances, particularly in our education program. While the school’s funding for research looks good, thanks to the persistent application work of many diligent colleagues, our first- and second-cycle educational programme’s finances look bleak. We need to radically reduce costs to overcome this year’s budget deficit and achieve a “balanced first and second cycle-education,” we need to reduce expenses radically! Although the situation varies significantly from one department to another, we need to make significant changes overall. This requires everyone’s involvement. A first measure that we all have to work for is to ensure that the number of students increases so that we reach the ceiling amount we have been given and get the education income that both ITM and KTH need. This ultimately depends on the individual decisions each teacher and program manager makes. Therefore, it is essential that courses are carried out according to plan and that we fill our programmes with students.

We must also work consistently with our course budgets to determine the right range of courses for the coming year. Of course, we should not compromise the quality of our education, but at this point, we simply cannot ignore the economic reality.

A completely different topic I would like to address is the results from the latest doctoral student survey, which has now been conducted at all schools at KTH. Even though many things look good at ITM, some things stand out in an unexpected and sad way. First, we notice that ITM’s doctoral students are less satisfied with their supervision than other doctoral students at KTH. The main reason for this seems to be that many doctoral students don’t receive as much supervision as they feel they need. Another negative result is that a worryingly large proportion of ITM doctoral students think there are doubts about how supervisors handle the issue of authorship.

I would like to remind you that supervision and authorship are two different phenomena, and supervisors should not be included as authors on articles where they do not fulfill the requirements for authorship found in KTH’s ethical policy. Concerning authorship, it is based on the so-called Vancouver Protocol, which clearly states that to qualify as an author of an article, one must fulfill all these requirements:

  1. making a significant contribution to the conception or design of the work or making a significant contribution to the collection, analysis, and interpretation of data.
  2. Draft the work or critically review it for important intellectual content.
  3. Final approval of the version of the work to be published.
  4. Taking responsibility for all work aspects by ensuring everything is done correctly.

Simply giving feedback on a work that the doctoral student carries out relatively independently does not constitute a basis for authorship, even if it happens repeatedly, and as a supervisor, putting your name on such an article thus constitutes misconduct in research. In the school’s new introductory course for doctoral students, we naturally go through KTH’s guidelines for authorship and other research ethics issues. Awareness and knowledge of this will, therefore, increase among our doctoral students in the future, and I hope, of course, that our supervisors will also refresh their knowledge of authorship.

Vancouver Protocol

/Mats Magnusson, Second Deputy Head of the ITM School

 

Spreading good practices and networking

Nu sprider vi goda metoder och utökar nätverket

In English further down.

Det varma vädret till trots känns det som att det var länge sedan som höstterminen startade. Kombinationen av en hel del undervisning och allt arbete med kommande förändringar på KTH gör att tiden verkar gå extra fort. Samtidigt känns det väldigt positivt att det är en hög förändringstakt. Tanken är ju att få verksamheten att bättre matcha de krav som studenter och samhället ställer på oss som universitet.

Som ansvarig för forskarutbildningen på ITM blev jag väldigt glad när jag nyligen fick ta del av resultaten från den senaste Pulsenkäten. Där framgår det tydligt att våra anställda doktorander trivs väldigt väl och att siffrorna förbättrats sedan mätningen före sommaren. Jag noterade att doktoranderna på nästan samtliga frågor uppvisar bättre resultat än övriga anställda. Det ser jag som en god indikation på att doktoranderna har fina förutsättningar för sina studier. Visserligen inkluderas inte stipendiater och industridoktorander i pulsmätningarna och vi vet sedan tidigare att just dessa forskarstuderande stöter på fler utmaningar under studierna. Men sammantaget kan man konstatera att vi rör oss i rätt riktning. Hoppas att vi kan fortsätta på den inslagna vägen även framöver.

Förra veckan startade ITM-skolans introduktionskurs för forskarstuderande. En förhoppning med kursen är givetvis att alla forskarstuderande ska ha god kännedom om de regler och rutiner som finns för forskarutbildningen, men jag hoppas också att den ska leda till att positiva normer och effektiva arbetssätt från våra olika doktorsprogram ska kunna spridas över hela skolan. En annan förhoppning är att den ska bidra till att doktorander från olika institutioner och ämnen lär känna varandra och  hittar nya möjligheter till gränsöverskridande samarbeten. Som många vet behövs fler doktorandkurser. Förslag på nya eller etablerade kurser som är relevanta för flera olika doktorsprogram och således kan ges med högre frekvens efterlyses därför. Tveka inte att kontakta doktorsprogramsanvariga eller mig för att diskutera idéer på sådana kurser.

/Mats Magnusson, ansvarig för forskarutbildningen på ITM

 

Spreading good practices and expanding the network

Despite the warm weather, it feels like it has been long since the autumn semester started. The combination of a lot of teaching and all the work on upcoming changes at KTH makes time seem to pass quickly. At the same time, it feels very optimistic that there is a high rate of change. The idea is to make our operations better match the demands that students and society place on us as a university.

As director of third cycle education at ITM, I was delighted to see the latest Pulse survey results. It is clear that our employed doctoral students are content, and the indicators have improved since the previous survey before the summer. I noticed that, on almost all questions, the doctoral students showed better results than other employees. I see this as a clear indication that doctoral students have good study conditions. Indeed, scholarship holders and externally employed doctoral students are not included in the pulse, and we already know that these students face more challenges during their studies. However, we can conclude that we are moving in the right direction. I hope that we can continue on the path we have taken.

Last week, ITM School started its introductory course for doctoral students. One ambition is, naturally, that all doctoral students will get a good understanding of the education’s regulations and procedures. But I also hope that the course will lead to positive norms and that efficient working methods from our various doctoral programs can spread throughout the school. Another hope is that it will contribute to doctoral students from different departments and disciplines getting to know each other and finding new opportunities for cross-disciplinary collaborations. As many are aware, we need more doctoral courses. Therefore, suggestions for new or established courses relevant to several different doctoral programs that can be offered more frequently are sought. Do not hesitate to contact the program coordinators or me to discuss ideas for such courses.

/Mats Magnusson, director of third cycle education at ITM

Public defences – a sign of summer approaching

 

In English further down

Disputationer – ett säkert sommartecken

Efter sedvanliga bakslag med ymnigt snöande och köldvågor verkar det äntligen som om våren bestämt sig för att komma till Stockholm. Och med ökat antal soltimmar börjar det som vanligt röra på sig ordentligt på disputationsfronten. Många doktorander håller just nu på med slutspurten på sin avhandling för att hinna disputera före sommaren. Det innebär att även de som arbetar med administration av forskarutbildningen får mycket att göra. Det är därför uppskattat om handledare och doktorander kommer in med allt underlag i god tid. Jag vet att det ofta är mycket jobb med att hitta lämpliga opponenter och medlemmar till betygskommittéer som alla är tillgängliga vid samma tidpunkt, men jag vill understryka att de tidsgränser som är uppsatta för att lämna in underlag inte går att rucka på. Med detta sagt hoppas jag att vi även i år får se åtskilliga nya doktorer på ITM-skolan i månadsskiftet maj-juni, ett sommartecken så gott som något.

Sedan en kort tid tillbaka har jag fått förtroendet att ansvara för livslångt lärande och impact på skolan. Detta är något jag ser väldigt mycket fram emot och jag hoppas att vi ska utveckla formerna för att ta oss an dessa frågor. ITM-skolan står för en betydande del av KTH:s kursutbud inom livslångt lärande, men det finns en del stötestenar som vi behöver arbeta med. Ett exempel är att vi måste se över våra särskilda behörighetskrav för fristående kurser för att på ett hanterbart sätt kunna anta sökande som inte går våra program. Vi har fortfarande mycket arbete framför oss för att hitta rätt utbud, former och processer för livslångt lärande, men jag är glad att se att de ansträngningar som både lärare och administratörer gjort har tagit oss till ett läge där vi blivit kvitt de initiala barnsjukdomarna.

Vad gäller impact finns det en rad saker att arbeta med framöver. Givetvis är det viktigt att vi på ITM-skolan fortsätter att bygga nya och utveckla existerande samarbeten med företag och andra verksamheter i vår omgivning, men det finns också potential för att involvera lärare och studenter i innovation och entreprenörskap. Vi ska också ta tillvara på de värdefulla insikter vi fick vid fjolårets RAE och det fina arbete som redan gjorts på institutionerna för att stärka vårt vetenskapliga genomslag.

Här vill jag gärna påminna om vikten av att publicera i rätt journaler och, framför allt, undvika rovtidskrifter. Det finns en hel del starka reaktioner över hur dessa oseriösa tidskrifters offrar grundläggande vetenskapliga värderingar i sin skrupelfria jakt på intäkter. Som exempel kan nämnas att ett par av MDPI:s flaggskeppstidskrifter nyligen helt fråntogs sin impact factor. Värdet av tidigare publikationer i dessa tidskrifter har således devalverats ordentligt. Som forskare är det helt klart viktigare än någonsin att vara noggrann i valet av tidskrifter.

/Mats Magnusson, Forskarutbildningsansvarig på ITM-skolan

Public defences – a sign of summer approaching

After the usual setbacks with heavy snowfall and cold fronts, it finally seems spring has decided to arrive in Stockholm. And along with an increased number of hours of sunshine, things start to speed up around the public defenses. Many doctoral students are in the final sprint of their thesis to defend them before the summer. This means that those who work with the administration of third-cycle education also have busy times. It is therefore appreciated if supervisors and doctoral students send all documentation well in advance. I know finding suitable opponents and members of evaluation committees available at the same time is tricky. Still, I want to emphasize that the deadlines cannot be missed. Having said this, I hope this year brings several new doctors to the ITM school at the turn of May-June – a sign of summer as much as anything.

I have been entrusted with the responsibility for lifelong learning and impact at ITM for some time. I am very much looking forward to this, and I hope we will develop how we tackle the topics. The ITM school accounts for a significant part of KTH’s course offering in lifelong learning, but there are some obstacles that we need to address. One example is that we have to review our entrance qualifications for freestanding courses to, in a manageable way, be able to accept applicants who do not attend our programs. We still have a lot of work ahead of us to find suitable offerings, forms, and processes for lifelong learning, but I’m glad to see that the efforts of both teachers and administrators have brought us to a point where we’ve gotten rid of the initial teething problems.

Regarding impact, there are several things to work on going forward. Of course, we must continue to build new and develop existing collaborations with companies and other businesses in our surroundings. But, there is also a potential to involve teachers and students in innovation and entrepreneurship. We will also use the valuable insights we gained at last year’s RAE and the fine work that is already done at the departments to strengthen our scientific impact.  Here, I would like to remind you of the importance of publishing in the right journals and avoiding predatory journals. There is a strong reaction to how these rogue journals sacrifice fundamental scientific values ​​to pursue revenue. For example, a couple of MDPI’s flagship journals were recently deprived of their impact factor. The value of previous publications in these journals has thus been thoroughly devalued. As a researcher, being careful when selecting journals is more critical than ever.

/Mats Magnusson, Director of Third-Cycle Education at ITM

Creativity is threatened when we work remotely

In English further down

Kreativiteten hotas när vi distansarbetar

Efter den senaste veckans åtskilliga promenader på isiga vägar mellan institutionen för Maskinkonstruktion och Sing-Sing kan jag konstatera att vintern inte riktigt kan bestämma sig för om den ska hänga kvar eller övergå till vår. En annan känsla som dyker upp när jag befinner mig på olika delar av campus är att det fortfarande gapar relativt tomt på många kontor, nästan ett år efter att den svenska regeringen formellt slog fast att covid-19 inte längre är en samhällsfarlig sjukdom och pandemin får anses vara över.

Jag uppskattar själv att vi idag sannolikt är betydligt bättre på att mötas digitalt än före pandemin, vilket lett till en viss minskning av antalet timmar jag befinner mig i icke-produktiv rusningstrafik och dessutom gjort vardagens livspussel lite enklare. Samtidigt kan jag inte undgå att reflektera över att vårt nya sätt att arbeta sannolikt bär med sig en hel del risker för vår långsiktiga kreativitet och produktivitet. Efter att under snart 20 år ha forskat på hur personliga nätverk påverkar kreativitet och innovativitet är det väldigt enkelt att se att distansarbete har påtagliga negativa effekter.

När vi tillbringar mindre tid på vår gemensamma arbetsplats minskar den spontana kommunikation med kollegorna som ofta är startskottet för nya idéer och insikter. Att det blivit väldigt enkelt att boka in möten leder sannolikt också till att våra kalendrar till ännu högre grad fylls upp med olika möten som kanske inte alltid är fullt nödvändiga och dessutom riskerar tränga ut andra aktiviteter av mer långsiktig natur (till exempel forskning), samt att mejlboxen fylls allt mer när vi inte längre kan lösa vissa problem genom att snabbt stämma av med en kollega i korridoren eller vid kaffemaskinen. Till detta ska läggas att många av oss nog uppfattar att det ibland inte är lika stimulerande att arbeta på distans och motivation har ju sedan länge slagits fast som en grundläggande förutsättning för såväl kreativitet som effektivitet.

Som ansvarig för forskarutbildningen på skolan misstänker jag att distansarbetet riskerar påverka våra doktorander mer än andra. De om några har ett stort behov av att löpande träffa handledare och andra kollegor för att kunna diskutera sin forskning och några av dem har dessutom inte samma sociala nätverk utanför arbetet som mer seniora kollegor. Att så många arbetsplatser gapar tomma riskerar således påverka både den professionella kunskapsutvecklingen och känslan av tillhörighet på ett negativt sätt.

Givet dessa reflektioner var det glädjande att i veckan få ett tydligt budskap från min prefekt att vi måste göra en gemensam ansträngning för att i högre utsträckning vara på plats på våra gemensamma arbetsplatser på campus. Det kan möjligen kännas som ett steg tillbaka och även göra vardagen något mer komplicerad, men det måste vägas mot risken att KTH på sikt blir en mindre kreativ, rolig och stimulerande arbetsplats.

Jag hoppas inte bara att mina promenader fram och tillbaka på campus ska bli lite soligare och mindre isiga framöver, utan också att jag kommer att se färre tomma rum. Detta gäller dock inte den kommande veckan då jag hoppas att vi får riktigt ordentligt vinterväder så att de som ska ha sportlov får möjlighet att njuta av skidåkning och andra vintersporter fullt ut!

/Mats Magnusson, Forskarutbildningsansvarig på ITM-skolan

Creativity is threatened when we work remotely

After the past week’s many walks on icy roads between the Department of Engineering Design and Sing-Sing, I can tell that winter can’t quite decide whether to stick around or turn into spring. Another feeling I get when visiting different parts of campus is that many offices still are relatively empty, almost a year after the Swedish government formally declared that covid-19 is no longer a disease dangerous to society and the pandemic may be considered over.

We are probably much better at digital meetings today than before the pandemic, leading to fewer hours in non-productive rush-hour traffic and easier solving of the everyday puzzle. At the same time, I cannot help but reflect that our new way of working probably carries risks for our long-term creativity and productivity. After almost 20 years of researching how personal networks affect creativity and innovativeness, it is very easy to see that remote work has tangible negative effects.

When we spend less time at our shared workplace, the spontaneous communication with colleagues, which is often the starting point for new ideas and insights, decreases. It is very easy to schedule meetings, so our calendars fill up even more with meetings that may not be necessary. All these meetings may crowd out other activities of a more long-term nature (for example, research), and the email box constantly fills up when we don’t solve certain problems by quickly checking with a colleague in the corridor or at the coffee machine. To this must be added the fact that many of us probably perceive that working remotely is sometimes not as stimulating. And motivation has long since been established as a basic prerequisite for both creativity and efficiency.

As responsible for doctoral education at the school, I suspect remote work risks affecting our doctoral students more than others. They, if any, need to regularly meet with supervisors and other colleagues to discuss their research, and some of them also do not have the same social network outside of work as more senior colleagues. The fact that so many workplaces are empty thus risks negatively affecting both professional knowledge development and the feeling of belonging.

Given these reflections, it was gratifying to receive a clear message from my head of department this week that we must make an effort to be present in our common workplace to a greater extent. It may feel like a step back and make everyday life somewhat more complicated, but it must be weighed against the risk of KTH becoming a less creative, fun and stimulating workplace in the long run.

Not only am I hoping that my walks back and forth on campus will be a little sunnier and less icy going forward, but also that I’ll see fewer empty rooms. However, this does not apply to the coming week when I hope we get really good winter weather so that those who will be on sports vacation (Sportlov) will have the opportunity to enjoy skiing and other winter sports to the fullest!

/Mats Magnusson, Director of Third-Cycle Education at ITM

Let’s celebrate, and then change the trend

In English further down.

Först firar vi, men sen ska vi vända trenden

För drygt två veckor sedan tog 49 nya ITM-doktorer emot sina diplom vid KTH:s årliga promoveringshögtid. Efter pandemins restriktioner var det den första fullskaliga promoveringen. Det är glädjande att så många doktorer tog möjligheten att fira sina avslutade forskarstudier med närstående och handledare. Jag hoppas att alla som deltog i festligheterna fick en bekräftelse på hur viktig forskarutbildningen rent generellt är för ett universitet som KTH. En väldigt stor del av den forskning som görs på KTH utförs av våra forskarstuderande och en väl fungerande forskarutbildning är en nyckel till såväl många och bra publikationer som produktiva samarbeten med industrin. Därmed också av största vikt för exempelvis vår ranking.

Även om vi naturligtvis ska fira finns det också viss grund för oro framåt. Trots att så många doktorer examinerats de senaste åren kan vi konstatera att prestationsmedlen för utexaminerade doktorer och licentiater till ITM sjunkit betydligt, och det kan bli värre framöver. En förklaring är att vissa andra delar av KTH har ökat antalet examinerade doktorer och därför får en större andel av de totala medlen. Vid en första snabb analys på ITM ser vi att antalet nyantagna forskarstuderande visar en nedåtgående trend samtidigt som genomloppstiden ser ut att öka. Det krävs sannolikt en noggrannare analys för att verkligen se vad som ligger bakom denna förändring, och jag hoppas givetvis vi ska hitta ett bra sätt att vända utvecklingen.

Jag vill också ta tillfället i akt att påminna om nästa handledarkollegium den 16/12. På agendan då står bland annat författarskap och krav/normer avseende publikationer i sammanläggningsavhandlingar. Jag vet att julledigheten är bara ett par veckor bort och att den här perioden för många är en av de mest intensiva under hela året, men jag hoppas att du trots det kan hitta tid i kalendern för att delta på mötet. Många har redan anmält sig, men vi ser gärna ännu fler deltagare.

/Mats Magnusson, Forskarutbildningsansvarig på ITM-skolan

Let’s celebrate and then change the trend

Just over two weeks ago, 49 new ITM doctors received their diplomas at KTH’s annual doctoral award ceremony. It was the first full-scale ceremony after the pandemic’s restrictions. It is gratifying that so many doctors took the opportunity to celebrate their completed research studies with relatives and supervisors. I hope that everyone who took part in the festivities got a confirmation of how important third-cycle studies are for a university like KTH. A very large part of the research carried out at KTH is carried out by our third-cycle education students and is key to many and good publications as well as productive collaborations with industry. Thus, also crucial for, for example, our ranking.

Naturally, we must celebrate, but there is also reason for concern going forward. Despite the fact that so many doctors have been examined in recent years, we can state that the performance-based funding for graduated doctors and licentiates at ITM have dropped significantly, and it may get worse in the future. One explanation is that other parts of KTH have increased the number of doctoral graduates and therefore receive a larger share of the total funds. A quick analysis of ITM shows that the number of newly admitted PhD students have a downward trend, while the throughput time appears to increase. A more careful analysis is probably required to see what is behind this change, and I of course hope we will find a good way to turn the trend.

I would also like to take this opportunity to remind you of the next supevisor meeting on Dec 16. On the agenda are, among other things, authorship and requirements/norms regarding publications in compilation theses. I know that the Christmas holidays are only a couple of weeks away and this period is one of the most intense of the whole year for many of us, but I hope that you can still find time to attend the meeting. Many have already registered, but we would like to see even more participants.

/Mats Magnusson, Director of Third-Cycle Education at ITM