In English further down.

66 dagar till en ny vana

Vi har gjort det! Vi har äntligen lyckats genomföra en konferens för alla medarbetare inom ITM:s stödverksamhet. Turen har inte stått på vår sida. Pandemin satte käppar i hjulen för en inplanerad konferens, nästa försök fick ställas in för att vi var för snabba att tro att pandemin var över. Men, den här gången blev det av. Inför samgåendet blev temat: ”Att vara verksamhetsnära i ett förändringsarbete”.

Vi startade upp tvådagarseventet med en extern föreläsare, Eric Thyrell som föreläste om ”Att tänka stort”. Det handlade om att tänka nytt, locka fram vår inre glöd samt modet att möta förändringar och utmaningar. Hans prat om olika typer av människor på arbetsplatsen och hans erfarenheter under vatten fick oss att både skratta och gråta. Vad gjorde karln med oss? Han injicerade en överdos av energi som höll i sig igenom hela konferensen.

Efter föreläsningen hade vi en paneldiskussion med medarbetare från kärnverksamheten. (Tack Annika Borgenstam, Martin Grimheden, Björn Laumert och Anna Jerbrant för att ni tog er tid.) Anna Blendow, vår förra HR-chef på ITM-skolan, var vår moderator under konferensen och hjälpte oss att hålla ordning på talare, hålla tider etc, men också att ställa relevanta frågor (stort tack Anna för detta).

Vi diskuterade: Vad betyder verksamhetsnära för oss? Vad menar vi med ett KTH? Vad ser vi för möjligheter och hot i och med samgåendet mellan nuvarande GVS (gemensamt verksamhetsstöd) och skolornas egna administration? Hur värnar vi om att visa ömsesidig respekt, förståelse, kunskap och tillit? Ska vi rent av ska skrota benämningarna ”kärnverksamhet” och ”stödverksamhet”, vi jobbar ju alla i samma verksamhet, som någon i panelen påpekade.

Panelen var överens om att kompetensen är hög inom stödverksamheten. Det är lätt att få hjälp, men vi måste visa att vi fångat frågan eller ärendet tydligare än vad vi gör idag. Vi behöver träffas oftare, bilda team av kompetens ut mot kärnverksamheten. Det fanns en gemensam önskan från panelen om att stödverksamheten skulle förstå hur institutionerna fungerar och vilka behov de har. Genom att öka förståelsen kan vi vässa vårt stöd.

Första dagens diskussioner resulterade i en diger lista med frågor till nästa dags gäster: Kerstin Jacobsson, universitetsdirektören, och Malin Ryttberg från ledningskansliet. Även här anordnade vi en mini-panel med Kerstin, Malin, Jenni Hollbrink och mig. Vi diskuterade planen för samgåendet mellan skolornas stöd och GVS; sekretariatets roll i förändringsarbetet; IT-portföljen för administration och hur vi ska behålla friheten och flexibiliteten för att kunna ge god service till ITM:s lärare och forskare trots att vi får gemensamma processer för hela KTH. Vi fick också veta hur arbetet med samgåendet förankras i kärnverksamheten.

Vad vi tar då med oss? En hel del ny energi och insikten att förändringar i sig inte alltid ger en förbättring, men å andra sidan, förbättringar sker alltid genom förändring. I Eriks föreläsning fick vi också veta att det tar ca 66 dagar att skapa en ny vana. Risken är med andra ord stor att vi ger upp för tidigt. Tittar vi 66 dagar framåt landar vi på 23 januari. Det är värt att då följa upp konferensen och se om vi tillsammans har lyckats skapa nya vanor kopplat till rädslor, valda sanningar, attityd och kommunikation.

Stort tack till er alla!

/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan

66 days to a new habit

We did! We finally managed to arrange a conference for all employees within ITM’s support services. Our ambitions have been dogged by bad luck. The pandemic put a planned summit on hold; the next attempt had to be canceled because we were too quick to believe that the pandemic was over. But, now it happened. And since we are facing a merger, the theme was: “Being close to operations in times of change.”

We started the two-day event with an external lecturer, Eric Thyrell, who talked about “Thinking big”. About bringing out our inner glow and the courage to face changes and challenges. His talk about different types of people at the office along with his experiences underwater, had us both laughing and crying. What did the man do to us? He injected an overdose of energy that lasted throughout the conference.

After the lecture, we had a panel discussion with employees from the core business. (Thank you Annika Borgenstam, Martin Grimheden, Björn Laumert and Anna Jerbrant for taking the time.) Anna Blendow, our former HR manager at the ITM school, was our moderator during the conference and helped us to keep the order of speakers, keep times, etc, but also to ask relevant questions (many thanks, Anna, for this).

We discussed what “close to operations” means to us? What do we mean by “One KTH”? What opportunities and threats do we see in the merger between the current GVS and the schools’ administration? How do we show mutual respect, understanding, knowledge and trust? Should we skip the terms “core business” and “support services”? After all, we all work in the same “business”, as someone on the panel pointed out.

The panel agreed that competence is high in ITM’s support services. It is easy to get help, but we must clearly show that we are on a particular issue or task. We need to meet more often and form teams of competence towards the core business. The panel expressed a wish for the support to understand better how the departments work and their needs. By increasing understanding, we can sharpen our offer. The first day’s discussions resulted in quite a list of questions for the next day’s guests: Kerstin Jacobsson, the university director, and Malin Ryttberg from the management office. Here, too, we organized a mini-panel with Kerstin, Malin, Jenni Hollbrink, and me. We discussed the plan for the merger between the schools’ support and GVS, the IT portfolio for administration, and how we should maintain the freedom and flexibility to provide good service to ITM’s teachers and researchers even though we get standard processes for the whole of KTH. We also learned how the work on the merger is anchored in the core business.

So, what insights do we bring back home? I’d say a lot of new energy and the understanding that changes in themselves do not always carry an improvement, but on the other hand, improvements always happen through change. In Erik’s lecture, we also learned that forming a new habit takes about 66 days. In other words, we risk giving up too soon. If we look 66 days ahead, we land on January 23. We will follow up on the conference to see if we have created new habits linked to fears, chosen truths, attitudes and communication.

Many thanks to all of you!

/Christina Carlsson, Head of Administration at the ITM School