KTH Logo

If the wallet is empty, it is empty

Photo: Emil Kalibradov on Unsplash

In English further down.

Är portmonnän tom så är den tom

Ekonomi i balans, det är nog de allra flesta av oss drillade i sedan barnsben. Om det var tomt i portmonnän fanns det heller inget att handla för. När jag ändå försökte få en slant extra och vädjade med orden, ”om bara”… eller ”men …,” då sa pappa alltid: ”Tänk om dessa två ord inte fanns hur skulle du då lösa det hela?”

Just nu arbetar vi på ITM-skolan med att få ekonomin i balans. Nu rör det sig inte om en portmonnä utan belopp som jag som barn inte kunde drömma om, inte ens när man spelade monopol. Jag är uppväxt i en arbetarfamilj, där pappa var guldsmed och mamma var hemma och tog hand om våra liv, skulle man kunna säga. Mamma stod för all markservice, vi var väl omhändertagna men gott om slantar var det inte. Därför har jag fått lära mig vara ekonomisk.

På ITM arbetar vi intensivt med att ta fram siffror, statistik och data kopplat till utbildning, forskning, lokaler, infrastruktur med mera. Många är engagerade och kärn- och stödverksamheten arbetar tillsammans med detta. Men när vi diskuterar ekonomin inom skolan faller vi då och då tillbaka till just de där två orden: ”om bara” och ”men”. Vi har också ett tredje uttryck numera: ”kanske rektor kan…”  Naturligtvis hamnar vi där när vi känner oss lite hjälplösa och inte riktigt vet hur vi ska hantera situationen. Vi har redan sagt upp lokaler för ca 13Mkr årligen, men tyvärr räcker inte det för att vända skutan – även om vi är på god väg. Hur löser vi detta utan ”om bara; men och rektorn kanske kan…”?

Förslag på handlingsplaner finns och dessa ska diskuteras på skolans ledningsinternat 19-20 juni.

Som alltid måste även stödverksamheten följa övrig verksamhet. När institutionerna såg till att dra ner på lokalytorna var det lika självklart att stödverksamheten gjorde detsamma. Nu när institutionerna ser över vad som kan göras för att bli mer kostnadseffektiva, kommer vi inom stödet att se över hur vi kan bidra till detta. Hur det ska gå till är inga självklarheter, då hade vi redan gjort det. Vi måste tillsammans inom stödverksamheten se över hur vi kan blir mer kostnadseffektiva utan att det påverkar vad vi levererar. Som alltid kommer vi att lösa det tillsammans. Det är inte första gången vi ska tänka nytt eller ställa om. Och vi ska akta oss för ”om bara”, ”men” och ”rektorn kanske kan…”.  Den goda viljan finns, det visar ni alla dagar i veckan det är ett privilegium att vara avdelningschef för VS ITM tack vare er.

Studenttårta
Foto: Haga Tårtkompani och Bageri

I skrivande stund sitter jag med balkongdörren öppen, solen gassar, Mälaren glittrar och jag hör musik och skrik – det är studentutsläpp! Kanske några av dem fortsätter från flaket till nollning på KTH i höst.

Med andra ord – det är sommarlov! Men vi får avvakta några veckor till semestrarna. När den väl är här, så önskar jag er alla en riktigt skön sommar.

/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan

 

If the wallet is empty, it is empty

Balanced finances – the vast majority of us learned this as children. If the wallet was empty, there were no means to shop for. When I tried to get an extra penny and pleaded with the words “if only”… or “but …,” Dad always said: “Imagine if these two words didn’t exist, how would you solve the problem?”

Currently, the ITM school is working to get the finances in balance. It’s not about a purse anymore; the amount of money we are talking about I couldn’t even dream of as a child, not even when playing Monopoly. I grew up in a working-class family, where my father was a goldsmith, and my mother was at home taking care of our lives, you could say. Mum took care of the essential services, and we were well taken care of, but there wasn’t an abundance of money. Therefore, I have had to learn to be economical.

At ITM, we work intensively on finding statistics, figures, and data linked to education, research, premises, infrastructure, etc. We are all committed, and the core business and support services work together with this. But when we discuss finances within the school, we occasionally fall back on just those words: “if only” and “but.” These days we have a third expression: “Maybe the President can…” Of course, this happens when we feel somewhat helpless and don’t know how to handle the situation. We have already gotten rid of premises for approx. SEK 13 million annually, but unfortunately, it is not enough to turn the tide – even if we are on the right track. How do we solve this without “if only, but maybe the principal can…”?

Proposals for action plans are available and will be discussed at the school’s management conference on June 19-20.

As always, support services must follow its core business. When the departments reduced their premises, the support services did the same. Now that the departments are reviewing what can be done to become more cost-effective, the support services will review how to contribute. Still, we don’t know how, then we would have already done it. Together we must analyze how to be more cost-effective without affecting what we deliver. As always, we will work it out. It’s not the first time we’ve had to rethink or change. And we must beware of “if only,” “but,” and “maybe the President can…”. The good intentions are there; you all show it every day of the week; thanks to you, it is a privilege to be the head of VS ITM.

Studenttårta
Image: Haga Tårtkompani och Bageri

While writing this, I’m sitting with the balcony door open, the sun is shining, Lake Mälaren is sparkling, and I hear music and loud voices – it’s students celebrating! Maybe some will continue from the truck beds to “nollningen” at KTH this autumn. In other words – it’s summer! But we have to wait a few weeks until vacation time. Once it’s here, I wish you all a lovely summer.

/Christina, Head of the Administration at the ITM School

“Nu är det dags att kavla upp ärmarna”

Så är den äntligen klubbad – den handlingsplan som rör verksamhetsstödets olika sakområden. Handlingsplanen har stötts och blötts under många långa timmar i över ett års tid, den 5 april fattade Kerstin beslut att fastställa den. Den ligger nu ute på ITM:s interna webb ”KTH:s nya verksamhetsstöd”. Här lägger vi kontinuerligt ut information allt eftersom arbetet fortskrider.

Det var roligt att se så många medarbetare på vår senaste gemensamma VS-frukost. Intresset för vad som händer med samgåendet är stort. Frågor som jag får är bland annat ”När och hur kan jag bidra till verksamhetsstödets utveckling?” Svaret på detta har jag inte ännu. Förhoppningsvis bjuds medarbetare in allt eftersom olika projekt och arbetsgrupper startar. Från ITM-skolan medverkar redan två av skolans verksamhetscontrollers i bemanning- och budgetprocessen: Eva Werner Sundén samt Erika Gilbertsson.

För att vi inom VS ITM ska kunna matcha behoven framöver gäller det att ha en plan för vår bemanning- och kompetensutveckling – liksom kompetensförsörjning. Vissa delar av ITM måste dessutom ställa om.

Jag läste en artikel i SvD från förra veckan där utbildningsminister Mats Persson skriver: ”Så ska vi minska dokumentationssjukan” – Administrationen behöver minska för att ge plats åt universitetens kärnuppdrag.”

”Akademin uttrycker förtvivlan över kraven på dokumentation och administration som tar tid från forskning och utbildning, en utveckling där personaldagar ofta handlar om att implementera policyer, snarare än om att utveckla den akademiska kvaliteten.”

Så nu, mina vänner inom stödverksamheten, är det dags att kavla upp ärmarna och visa att verksamhetsstödet kan arbeta tillsammans över de organisatoriska gränserna för att uppnå det mål som satts upp i arbetet med ett gemensamt och samordnat verksamhetsstöd:

  • Bidra till kvalitet och frigöra resurser till utbildning och forskning
  • Ha god utvecklingsförmåga
  • Vara en attraktiv arbetsgivare

Det blir inte lätt. Den stora utmaningen blir att kunna ge och ta mellan skolorna och mellan skolorna och f.d. GVS. Vi behöver lägga örat mot rälsen och lyssna av de behov som finns. Detta får bli vårt gemensamma prestigeprojekt, vi får se hur långt det tar oss.

/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan

En medarbetarundersökning kan inte ersätta de svåra samtalen

 I veckan som gick närvarande jag vid två begravningar. Det fick mig att stanna upp och fundera. På här och nu, på hur dyrbar tiden är. Bland annat funderade jag på hur jag fungerar på egen hand och tillsammans med andra på jobbet? Har jag det bra? Trivs jag? Får jag gjort det jag vill? Emellanåt kan det kännas lite jobbigt att ställa sig dessa frågor, för allt detta är kopplat till ansträngning. Men jag konstaterade att jag faktiskt tycker att det fortfarande är roligt att arbeta.

Jag är chef för 80 medarbetare och jag tror att de flesta trivs med sitt arbete. De presterar, har hög kompetens och ett gott samarbete med sina kollegor liksom en bra relation till sin närmaste chef. Men i en stor grupp människor finns det också de som upplever något annat. Som chef kan jag hos dessa läsa av att arbetet är jobbigt och ansträngande, man isolerar sig och agerar inte tillsammans med övriga. Att gå till arbetsplatsen är betungande. Vore det jag skulle jag känna att det är att slösa bort min dyrbara tid.

Varför är det så svårt att samtala om dessa frågor? Ett av mina barnbarn uttalade härom veckan; ”När någon frågar hur dagen varit, svarar jag alltid bra”. Jag frågade naturligtvis, men varför då? ”Då slipper jag att få följdfrågor”.

Jag tror att vi ändå måste försöka få till de där följdfrågorna, trots att det känns jobbigt både för medarbetaren och chefen. Naturligtvis är det inte bara chefens ansvar. I medarbetarskapet ingår att ta ansvar för relationen till mig själv, min chef, mina kollegor med flera. Det bygger på självkännedom, att veta vad jag kan och vill, vara medveten om mina styrkor och svagheter. Idag pratar vi om on-boarding och off-boarding – det är viktigt att få en bra start och ett bra avslut. Men det allra viktigaste är den tid som vi spenderar tillsammans mellan on- och off-boarding.

Nu införs pulsmätning en gång i kvartalet. Vi kommer att kunna ta tempen inom varje enhet, men vi kommer inte att fånga upp de enskilda individer som inte mår bra och som inte kommer till sin rätt.

Här måste vi chefer våga börja prata med de individer som sitter fast, trots att det känns lite jobbigt. Nu när medarbetarsamtalen står inför dörren har vi vår chans att bli lite modigare och börja prata om det som ofta syns men ingen pratar om; individen som sitter fast i vardagen och inte har förmågan eller orken att komma ur sitt mönster.

66 days to a new habit

In English further down.

66 dagar till en ny vana

Vi har gjort det! Vi har äntligen lyckats genomföra en konferens för alla medarbetare inom ITM:s stödverksamhet. Turen har inte stått på vår sida. Pandemin satte käppar i hjulen för en inplanerad konferens, nästa försök fick ställas in för att vi var för snabba att tro att pandemin var över. Men, den här gången blev det av. Inför samgåendet blev temat: ”Att vara verksamhetsnära i ett förändringsarbete”.

Vi startade upp tvådagarseventet med en extern föreläsare, Eric Thyrell som föreläste om ”Att tänka stort”. Det handlade om att tänka nytt, locka fram vår inre glöd samt modet att möta förändringar och utmaningar. Hans prat om olika typer av människor på arbetsplatsen och hans erfarenheter under vatten fick oss att både skratta och gråta. Vad gjorde karln med oss? Han injicerade en överdos av energi som höll i sig igenom hela konferensen.

I panelen Anna Jerbrant, Annika Borgenstam, Andreas Alm Arvidsson, Eva Werner Sundén, Björn Laumert, Christina Carlsson och Martin Edin Grimheden.

Efter föreläsningen hade vi en paneldiskussion med medarbetare från kärnverksamheten. (Tack Annika Borgenstam, Martin Grimheden, Björn Laumert och Anna Jerbrant för att ni tog er tid.) Anna Blendow, vår förra HR-chef på ITM-skolan, var vår moderator under konferensen och hjälpte oss att hålla ordning på talare, hålla tider etc, men också att ställa relevanta frågor (stort tack Anna för detta).

Vi diskuterade: Vad betyder verksamhetsnära för oss? Vad menar vi med ett KTH? Vad ser vi för möjligheter och hot i och med samgåendet mellan nuvarande GVS (gemensamt verksamhetsstöd) och skolornas egna administration? Hur värnar vi om att visa ömsesidig respekt, förståelse, kunskap och tillit? Ska vi rent av ska skrota benämningarna ”kärnverksamhet” och ”stödverksamhet”, vi jobbar ju alla i samma verksamhet, som någon i panelen påpekade.

Panelen var överens om att kompetensen är hög inom stödverksamheten. Det är lätt att få hjälp, men vi måste visa att vi fångat frågan eller ärendet tydligare än vad vi gör idag. Vi behöver träffas oftare, bilda team av kompetens ut mot kärnverksamheten. Det fanns en gemensam önskan från panelen om att stödverksamheten skulle förstå hur institutionerna fungerar och vilka behov de har. Genom att öka förståelsen kan vi vässa vårt stöd.

Första dagens diskussioner resulterade i en diger lista med frågor till nästa dags gäster: Kerstin Jacobsson, universitetsdirektören, och Malin Ryttberg från ledningskansliet. Även här anordnade vi en mini-panel med Kerstin, Malin, Jenni Hollbrink och mig. Vi diskuterade planen för samgåendet mellan skolornas stöd och GVS; sekretariatets roll i förändringsarbetet; IT-portföljen för administration och hur vi ska behålla friheten och flexibiliteten för att kunna ge god service till ITM:s lärare och forskare trots att vi får gemensamma processer för hela KTH. Vi fick också veta hur arbetet med samgåendet förankras i kärnverksamheten.

Christina Carlsson och moderator Anna Blendow på scen.

Vad vi tar då med oss? En hel del ny energi och insikten att förändringar i sig inte alltid ger en förbättring, men å andra sidan, förbättringar sker alltid genom förändring. I Eriks föreläsning fick vi också veta att det tar ca 66 dagar att skapa en ny vana. Risken är med andra ord stor att vi ger upp för tidigt. Tittar vi 66 dagar framåt landar vi på 23 januari. Det är värt att då följa upp konferensen och se om vi tillsammans har lyckats skapa nya vanor kopplat till rädslor, valda sanningar, attityd och kommunikation.

Stort tack till er alla!

/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan

66 days to a new habit

We did! We finally managed to arrange a conference for all employees within ITM’s support services. Our ambitions have been dogged by bad luck. The pandemic put a planned summit on hold; the next attempt had to be canceled because we were too quick to believe that the pandemic was over. But, now it happened. And since we are facing a merger, the theme was: “Being close to operations in times of change.”

We started the two-day event with an external lecturer, Eric Thyrell, who talked about “Thinking big”. About bringing out our inner glow and the courage to face changes and challenges. His talk about different types of people at the office along with his experiences underwater, had us both laughing and crying. What did the man do to us? He injected an overdose of energy that lasted throughout the conference.

After the lecture, we had a panel discussion with employees from the core business. (Thank you Annika Borgenstam, Martin Grimheden, Björn Laumert and Anna Jerbrant for taking the time.) Anna Blendow, our former HR manager at the ITM school, was our moderator during the conference and helped us to keep the order of speakers, keep times, etc, but also to ask relevant questions (many thanks, Anna, for this).

We discussed what “close to operations” means to us? What do we mean by “One KTH”? What opportunities and threats do we see in the merger between the current GVS and the schools’ administration? How do we show mutual respect, understanding, knowledge and trust? Should we skip the terms “core business” and “support services”? After all, we all work in the same “business”, as someone on the panel pointed out.

The panel agreed that competence is high in ITM’s support services. It is easy to get help, but we must clearly show that we are on a particular issue or task. We need to meet more often and form teams of competence towards the core business. The panel expressed a wish for the support to understand better how the departments work and their needs. By increasing understanding, we can sharpen our offer. The first day’s discussions resulted in quite a list of questions for the next day’s guests: Kerstin Jacobsson, the university director, and Malin Ryttberg from the management office. Here, too, we organized a mini-panel with Kerstin, Malin, Jenni Hollbrink, and me. We discussed the plan for the merger between the schools’ support and GVS, the IT portfolio for administration, and how we should maintain the freedom and flexibility to provide good service to ITM’s teachers and researchers even though we get standard processes for the whole of KTH. We also learned how the work on the merger is anchored in the core business.

So, what insights do we bring back home? I’d say a lot of new energy and the understanding that changes in themselves do not always carry an improvement, but on the other hand, improvements always happen through change. In Erik’s lecture, we also learned that forming a new habit takes about 66 days. In other words, we risk giving up too soon. If we look 66 days ahead, we land on January 23. We will follow up on the conference to see if we have created new habits linked to fears, chosen truths, attitudes and communication.

Many thanks to all of you!

/Christina Carlsson, Head of Administration at the ITM School

 

Tickets sold out for Kerstin’s performance

In English further down.

Stor uppslutning när universitetsdirektören pratade samgående

Förra veckan hade ITM:s verksamhetsstöd besök av Kerstin Jacobsson, vår universitetsdirektör. Det var en fullsatt sal, samtliga biljetter var utsålda till det efterlängtade besöket.

Ett av Kerstins budskap var: ”Under hösten kommer vi att göra olika vägval som innebär att vi bland annat förbättrar bland annat systemutveckling och digitala tjänster”. Musik i våra öron! Kerstin beskrev också vår gemensamma fortsatta utvecklingsresa som egentligen formellt påbörjas den 1 januari 2023. Ledorden kan vi sammanfatta till: samordnat, tillgängligt, verksamhetsnära,  kostnadseffektivt, bibehållen kvalité, långsiktigt hållbart.

När jag efter detta event har rört mig ute i stödverksamheten får jag höra att ”det känns mycket bättre nu när vi hört Kerstins prata. Hon imponerade, var saklig, förklarade på ett enkelt vis, och stod med båda fötterna på jorden”. Så jag konstaterar bara att det är viktigt att vi kontinuerligt träffas och delar den information som framkommer allt eftersom arbetet pågår. Tack Kerstin för detta!

Även om den nya organisationen träder i kraft först till nyår är det fullt av aktiviteter kopplade till samgåendet. Som ni nog redan vet arbetar jag och Susanne Odung tillsammans inom ekonomiområdet. Vi har bland annat besökt samtliga skolors och GVS’ ekonomer och genomfört en workshop kring de utvecklingsbehov vi ser, men också för att snabbt försöka plocka de löst hängande frukterna.

Besöken ute på ekonomienheterna var mycket givande. Vi är rätt överens om vad som behöver förbättras i stort och i smått. Diskussionerna har präglats av stort engagemang och högt i tak. Det är ett stort gäng ekonomer som ser fram mot att få vara en del av denna förändringsresa.

Så här glada var vi när vi avslutade workshopen med ITM-skolans ekonomer.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vi konstaterade dessutom att det känns bra att vi har fram till 2026 på oss, det finns en hel del att utveckla och förbättra.

Parallellt med detta planerar vi den workshop samtliga skolchefer, prefekter och administrativa chefer ska delta i. Här ska vi diskutera vilket behov av ekonomistöd KTH:s institutioner har. Tanken är att vi därefter ska kunna matcha stödet ut mot kärnverksamheten. Det känns både roligt och utmanande att få vara en del av detta förändringsarbete för KTH:s bästa.

/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan

Tickets sold out for Kerstin’s performance

Last week, ITM’s administration had a visit from Kerstin Jacobsson, our university director. It was a packed hall; all tickets were sold out for the long-awaited visit.

One of Kerstin’s messages was: “During the autumn, we will make different choices which mean that we will, among other things, improve system development and digital services”. Music to our ears! Kerstin also described our joint continued development journey, which actually formally begins on January 1, 2023. We can summarize the keywords as coordinated, accessible, close to operations, cost-effective, maintained quality, and long-term sustainable.

After this event, people keep telling me that “it feels much better now that we have heard Kerstin’s talk. She impressed, explained simply, was factual and down to earth”. So I just state that it is important that we meet continuously and share the information that emerges as the work progresses. Thank you, Kerstin, for this!

Even if the new organization does not come into effect until the new year, plenty of activities are already linked to the merger. As you probably already know, Susanne Odung and I work together in the financial field. Among other things, we have visited all the schools’ and GVS’ financial officers and conducted a workshop on the development needs we see. We also have tried to identify low-hanging fruits.

The visits to the financial units were enriching. We quite agree on what needs to be improved, big and small. The discussions have been characterized by great commitment and an open atmosphere. A large group of financial employees are looking forward to being part of this journey of change.

Group picture of about 20 people in lecture hall.
ITM’s financial team after the finished workshop.

We also noted that it feels good to have time until 2026; there is a lot to develop and improve.

In parallel with this, we are planning the workshop for all heads of schools, heads of departments and administrative heads. Here we will discuss what financial support KTH’s departments need. The idea is then to match the support services to the core business. It feels both fun and challenging to be part of this change management for KTH’s good.

/Christina Carlsson, Head of Administration at the ITM School