In English further down.

”Nu har vi chansen att påverka”

Vi har bråda dagar inom stödverksamheten på KTH. Jag har arbetat ett antal år på KTH och under denna tid har vi aldrig försökt oss på att göra det vi nu ska genomföra. Vi ska kartlägga stödverksamhetens olika funktionsområden, för att därefter ta fram gemensamma processer, arbetssätt med mera. Från och med den 1 januari 2023 kommer all stödverksamhet vid KTH att ligga inom en gemensam linjeorganisation under universitetsdirektören.

När skolorna bildades fick samtliga skolor i uppdrag att sätta sin egen stödverksamhet. Det innebar naturligtvis att skolorna utvecklade olika arbetssätt, processer, anställde sina egna resurser, utvecklade och anpassade stödet specifikt kopplat till den egna skolan. Nu ska vi tillsammans försöka oss på att hitta en gemensam väg framåt.

De funktionsområden som vi nu kartlägger är Ekonomi, HR, Utbildning, Kommunikation och Infrastruktur. Jag har tillsammans med KTH:s ekonomichef fått i uppdrag att se över ekonomiområdet, vilket jag tycker ska bli spännande och utmanande. Utmanande är nog det rätta ordet. Mina kollegor sa idag på ett möte: ”Hur vågade du tacka ja till detta uppdrag?” Så nu sitter jag här och får lite hicka. Visst förstod jag att det är och kommer vara en utmaning under hela 2022 när allt detta ska ske, men jag tänkte att tillsammans med kollegor och framförallt ekonomiansvariga vid skolorna och GVS’ enhetschefer, borde det inte bli så kontroversiellt. Om vi bara bortser från vår egen organisation och lyfter blicken mot en gemensam målbild samt använder lite logiskt tänkande. Då borde vi ro det hela i land.

Jag tror att ett framgångskoncept är att vi lyfter klyftan mellan skolorna och GVS. Vi har idag inte ett likvärdigt uppdrag, vi har inte samma förutsättningar, vi har inte insikt i den ena eller den andras situation. Och för att vi ska lyckas behöver vi se och respektera varandras roller och olikheter. Det är ett första steg för att därefter bygga något gemensamt. Det här arbetssättet är ovanligt på KTH. Oftast har ett beslut lagts över hur det ska vara. Den här gången vet vi inte riktigt hur det kommer att bli, eftersom vi nu är en del i framtagandet. Så nu har vi chansen att vara med och påverka och använda all den kunskap som finns inom ekonomiområdet över hela KTH.

Första gemensamma workshopen är redan på fredag och jag tro att vi kommer att ha mycket energi i rummet! Och ja, jag är fortfarande taggad inför uppdraget och jag är övertygad att gruppen gemensamt kommer att lyckas med uppgiften, för det är naturligtvis inte jag eller KTH:s ekonomichef Susanne som kan eller ska lyckas med detta på egen hand. Här kommer alla involverade att behövas, för det är en svår nöt att knäcka. Men skam den som ger sig!

/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan

“Now we have the chance to influence”

There are busy days in the support activities at KTH. I have worked for many years at KTH, and during this time, we have never come close to what we now are going to do. We will survey the support areas and then develop common processes, working methods, etc. From 1 January 2023, all support activities at KTH will be within a joint line organization under the university director.

When the schools were born, they all were commissioned to set up their own support activities. This, of course, meant that the schools developed different working methods and processes, employed their resources, and developed and adapted the support specifically linked to their school. Now we will together try to find a common way forward.

The support areas that we are now surveying are Finance, HR, Education, Communication and Infrastructure. Together with KTH’s CFO, I am asked to review the finance area, which I think will be exciting and challenging. Challenging is probably the right word. My colleagues said at a meeting today: “How did you dare accept this assignment?” So now I’m sitting here getting a minor hiccup. Of course, I understood that it is and will be a challenge throughout 2022 when all this happens. Still, I thought it should not be so controversial if I collaborate with colleagues, especially finance managers at the schools and GVS’ unit heads. If we just ignore our own organization for once, visualize a common goal, and use a little logical thinking. Then we should manage it.

I believe that we need to highlight the gap between the schools and GVS to succeed. Today we do not have an equivalent assignment; we do not have the same conditions; we do not have insight into one or the other’s situation. And for us to succeed, we need to see and respect each other’s roles and differences. It is the first step to then build something in common. This way of working is unusual at KTH. More often, a decision has been made about how it should be. This time we do not know what it will be like because we are part of the development. So today, we have the chance to be involved and influence and use all the knowledge that exists in finance throughout KTH.

The first joint workshop is already on Friday, and I think we will have a lot of energy in the room! And yes, I am still excited about the assignment, and I am convinced that the group will jointly succeed with the task because it is not me or KTH’s CFO Susanne who will do this independently. Everyone involved will be needed because it is a tricky riddle to solve. But shame on the one who gives up!

/Christina Carlsson, Head of Administration at the ITM School

In English further down.

Var allt bättre förr?

Jag får ofta höra ”Allt var bättre förr”. Speciellt när det kommer till administrationen av KTH. Det här är påståenden jag tror att vi kastar ur oss när vi inte har i balans i vardagen. Visst kan även jag med nostalgi se tillbaka på mina år på KTH och tänka ”Nog var det bättre förr”. Men jag kommer också ihåg min första tid här på KTH, då som ung kvinna. Den värld jag mötte var inte riktigt verklig för mig. Jag kom hem och sa ”Det är som att vara på ett studiebesök dag efter dag”. Men snart vände det och studiebesöket blev vardag. Snabbt insåg jag att om jag skulle vara kvar måste jag bestämma mig för att inte känna ängslan för den hierarki jag mötte. Där och då bestämde jag mig för att människor är människor och jag kommer att möta mina medarbetare som just människor. Det är nog det ställningstagandet som format mig under åren på KTH (det är trots allt väldigt många år som förflutit).

Mina medarbetare säger att jag är ”rak”. Det kan skrämma mig lite, för ibland används det även för en omskrivning för ”sanningssägare” eller ”dominant”. Inom stödverksamheten arbetar vi med JML-frågor (Jämställdhet, Mångfald och Lika villkor), precis som kärnverksamheten gör. När jag pratar med mina medarbetare så upplever jag att vi ser L:et som en större fråga än J och M. Troligen är det mycket lättare att i vardagen lägga märke till ojämlika villkor. Att möta någon som tycker sig ha rätt att uttala vad som helst på vilket sätt som helst är ju helt oacceptabelt. Troligen anser sig personen vara ”rak” men i själva verket är hen dominant. Det är i dessa situationer som varje åskådare borde vara rak och ge direkt feedback på vad som händer i exempelvis mötet eller hur ett mail är formulerat. För om vi inte gör det bidrar vi till en tystnadskultur där vi accepterar att vi inte är jämställda, där mångfalden glöms bort och likaberättigandet inte existerar.

Att det finns en organisatorisk hierarki är nog självklart för oss alla, men det betyder inte att vi inte ska försöka leva upp till den värdegrund som finns på KTH.

Och naturligtvis finns dessa problem även inom stödverksamheten. Därför startar vi nu grupputvecklingsaktiviteter under hösten med temat JML. Vi anser att verksamheter fungerar väl med hjälp av tydliga strukturer och funktioner, klara förväntningar och ett aktivt ledarskap.  Så nu tar vi nästa steg och undersöker hur den sociala arbetsmiljön kan utvecklas. Tanken är att skapa en riktigt attraktiv arbetsplats präglad av öppenhet, tillit och ansvarstagande med möjlighet till fördjupade samarbetsrelationer, ömsesidigt stöd och personlig utveckling.

Det ska bli spännande att följa detta under hösten och förhoppningsvis kommer vi att få igång ett riktigt bra samtal kring hur vi upplever och ser på jämställdhet, mångfald och lika villkor.

/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan

Was everything better before?

It happens that I hear, “Everything was better before”, especially when it comes to the administration of KTH. I think we make such statements when our lives are not balanced. And of course, I can nostalgically look back on my years at KTH and think, “It was probably better before”. But I also remember my first time here at KTH as a young woman at that time. The world I met did not seem real to me. I came home and said, “It’s like being on a study visit” day after day. But soon, it turned around, and the study visit became the new normal. I quickly realized that I would have to decide not to feel anxious about the hierarchy I encountered if I were to stay. Right then, I said to myself that people are people, and I will meet my employees as people. It is probably that statement that shaped me during the years at KTH (after all, many, many years have passed). My co-workers say that I am “direct”. That in itself can scare me a little because when someone tells me that the person is “direct”, I always think about what that statement stands for. Direct, truth-teller or dominant?

We work with JML issues in the professional support and the core business (J=Gender equality, M=diversity and L=equal conditions). When I talk to my employees, I experience that we see the L as larger than J and M. It is probably much easier to see the L in everyday life. To be faced by someone who thinks they can say anything in any case just because they give themselves the right to do so is unacceptable. We then quickly return to the fact that the person probably thinks they are direct but, in fact, is dominant. In these situations, each bystander should be straightforward and give immediate feedback on what happens during the meeting, how the email is phrased, etc. Because if we do not, we contribute to a culture of silence, where we accept that we are not equal, where diversity is forgotten, and equality does not exist. That there is an organizational hierarchy is probably obvious to all of us, but saying that does not mean that we should not try living the values ​​of KTH.

And of course, these problems also exist in the professional support teams. That’s why we are starting group development activities during autumn with the theme JML. We believe that operations work well with the help of distinct structures and functions, clear expectations and active leadership. So now we take the next step and investigate how the social work environment can be developed. The idea is to create an attractive workplace characterized by openness, trust and responsibility with the opportunity for in-depth collaborative relationships, mutual support and personal development.

It will be exciting to follow these activities during the autumn. Hopefully, we will start a really good conversation about how we experience and think of gender equality, diversity and equal conditions.

/ Christina Carlsson, Head of Administration at the ITM School

In English further down.

Distansarbete – vår nya verklighet

Nu är det fokus och livliga diskussioner på KTH kring distansarbete. Precis som om det vore något nytt! Inom kärnverksamheten kallas det till vardags för förtroendearbetstid. Det vill säga: arbetstid som en arbetstagare har förtroende att själv disponera med hänsyn till sina arbetsuppgifter. I och med pandemin har frågan om förtroendetid aktualiserats, och är på väg att formaliseras under termen distansarbete.

Även inom stödverksamheten diskuteras frågan. I ena ringhörnan distansarbete ett par dagar i veckan; i den andra kontorsrummet mellan 08.00-16.30, fem dagar i veckan. På ITM har vi haft många och lång diskussioner om detta inom den administrativa ledningen. Vi kan konstatera att arbetet har fungerat bra, trots ett och ett halvt år av ovanliga arbetsförhållanden. Lite tråkigt har det allt varit att inte träffa kollegor IRL, men fungerat har det ändå.

Vår första workshop om distansarbete höll vi redan i januari. Det stod tidigt klart att samhället – och arbetsplatserna – inte skulle återgå till hur det såg ut före covid-19. Och som arbetsledare kom vi snabbt fram till att någon förändring var vi villiga att acceptera, det handlar faktiskt om att ha förtroende för våra medarbetare. Och naturligtvis gör vi inget undantag inom KTH, vi har förtroende för alla våra medarbetare – oavsett om det kallas förtroendearbetstid eller distansarbete. Men för att detta ska fungera behöver vi en tät och kontinuerlig dialog mellan chef och medarbetare. Det bygger just på det ömsesidiga förtroendet och ansvaret för arbetstiden.

Ibland har jag fått frågan: ”Men tänk på de som inte kommer att leverera?”. Ja, med så många anställda finns det alltid någon eller några som levererar i underkant – men så är fallet även vid kontorsarbete. Om några av våra medarbetare inte levererar så är det oftast inte en fråga om var arbetet utförs. Orsakerna kan vara många: hemförhållanden, att inte trivas med sitt arbete, sjukdom etc. Det är frågor som vi får hantera – distansarbete eller inte.

Vi möts också av frågan: ”bryr ni er inte om att vara verksamhetsnära?”. Och visst gör vi det, det är vårt huvudfokus! Men vad betyder verksamhetsnära 2021? ITM sitter utspritt över hela Campus Valhallavägen, vi har ett campus i Södertälje. Vi har identifierat verksamhetsnära med följande ledord:

• Hög kompentens inom de administrativa områdena och dess processer.
• Tillgängliga.
• Serviceinriktade.
• Digitaliserade.

Och här skiljer sig inte stödverksamheten från kärnverksamheten i någon större bemärkelse. Även skolans lärare måste ju vara verksamhetsnära. Att vara tillgängliga och ha hög kompetens ut mot skolans studenter bland annat, oavsett om undervisningen sker på distans eller på plats.

Inom stödverksamheten kommer vi att bevilja hemarbete till de medarbetare som har arbetsuppgifter som gör detta möjligt. Naturligtvis är det frivilligt. Det innebär att alla måste vara på kontoret åtminstone tre dagar per vecka. En dag i veckan kommer varje enhet att ha som en gemensam arbetsdag på kontoret. Detta för att alla någon gång i veckan ska få träffas. Och givietvis måste hemarbetet styras för att det ska fungera! Alla kan inte vara borta samma dag, kontoret ska vara bemannat under arbetsveckan, men alla behöver inte vara där samtidigt. Vi måste lära oss att planera om våra arbetsuppgifter. Vissa arbetsuppgifter passar bättre att göra i lugn och ro, andra passar bättre på kontoret.

Vi kommer att bevilja hemarbete terminsvis för att sedan följa upp det på individnivå, gruppnivå och ut mot kärnverksamheten. Distansarbetet ska ju inte bara passa den enskilda individen, även gruppen måste tillsammans komma överens om formerna för distansarbetet.

I och med den nya arbetssituationen där färre är på plats samtidigt, kommer vi att se över våra lokaler, precis som många andra arbetsplatser nu gör. Man får vara beredd att dela rum med någon, det är kostsamt med tomma kontorsrum som inte nyttjas fullt ut. Detta är ett steg i att få ner täckningsbidraget. Vi tar hjälp med denna fråga från lokalplaneringen vid GVS där de är proffs på just att optimera lokaler.

I februari 2022 kommer vi att anordna en gemensam konferens för stödverksamheten med temat ”Verksamhetsnära”. Tanken är att bjuda in representanter från kärnverksamheten och diskutera vilket stöd de behöver för att kunna fokusera på utbildning, forskning och tredje uppgiften utan att känna att de administrativa uppgifterna blir allt för tunga.

Jag är övertygad om att ITM:s medarbetare inom stödverksamheten kommer att leverera på samma höga nivå som före och under covid-19 – både på distans och på kontoret. Det förtroendet har jag för medarbetarna!

/ Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan

Teleworking – our new reality

At the moment, there are loud discussions about teleworking at KTH. As if that was something new! Within the core business, it is called unregulated working hours (förtroendearbetstid). That means working hours that an employee has the confidence to organize themself – naturally in regard to the work tasks. With the pandemic, the topic of unregulated working hours has come to the fore and is about to be formalized under the term teleworking.

The issue is an ongoing match within the professional support at all levels. In one ring corner, telework a couple of days a week; in the other, work performed on-site at campus between 08.00-16.30, five days a week. Within the ITM administrative management group, we have had many – and long – discussions about this. We can establish that the co-workers have performed well despite unusual working conditions for a year and a half. It has been a bit boring not to meet colleagues IRL, but the work was done, and performed well.

We had our first workshop on telework in January. At an early stage, it was evident that that society – and its workplaces – would not return to how it used to be before covid-19. And as managers, we quickly concluded that we were willing to accept some kind of change; it’s a matter of having confidence in our employees. And, of course, we make no exception at KTH; we trust all our employees – regardless of whether it is called unregulated working hours or teleworking. But for this to be successful, we need a close and continuous dialogue between leaders and employees, based on mutual trust and responsibility for working hours.

I have been asked: “But what about those who don’t deliver?”. Correct, with many employees, there are always a few who underperform – but this is the case for work on-site too! If some of our employees do not deliver, it is usually not a question of where the work is performed. The reasons can be many: home conditions, being unhappy with their work, illness, etc. These are issues that we have to deal with – teleworking or not.

Another question I get is: “Don’t you care about being close to the core business?” And of course, we do; it’s our main focus! But what does “being close to the core business” mean in 2021? ITM is spread all over campus Valhallavägen, and we have one campus in Södertälje. We have identified ”working close to our core-business” with the following keywords:

• High competence in the administrative areas and their processes.
• Accessible.
• Service-oriented.
• Digitized.

Quite frankly, this goes for both ITM’s support and ITM’s core activities. The school’s teachers must also be close to the core business. They need to be accessible and have a high level of competence towards the school’s students, among other things – regardless of whether the teaching takes place at a distance or on-site.

Within the support units, we will grant remote work two days a week for employees who have tasks that allow it. But of course, it is voluntary. Everyone must be at the campus office at least three days a week. Each unit will have a joint working day at the campus office to meet IRL one day a week. And of course, telework has to be planned and managed for it to work! Not everyone can be absent the same day, the office must be populated during the week, but not everyone needs to be there at the same time. We must learn to re-organize our tasks. Some tasks need tranquility; others are better performed in the office.

We will grant telework on a semester basis and follow it up individually, at a group level and in relation to the core business. The telework must not only suit the individual, the group must also agree on the set-up.

With a new work situation where fewer people are on-site simultaneously, we will review our premises, just like many other workplaces do. You must be prepared to share a room with someone, it is costly with empty and under-utilized office rooms. This is one step in reducing the contribution margins. We have asked GVS for help to optimize our premises – they have experts in this field.

In February 2022, we will organize a joint conference for the professional support team at ITM with the theme “Close to the core business”. The idea is to invite representatives from the core business and discuss what support they need to focus on education, research, and outreach, without feeling that the administrative tasks become too heavy.

I am convinced that ITM’s employees in the professional support will deliver at the same high level as before, and during, covid-19 – both as teleworkers and working on-site. I have confidence in the employees!

/ Christina Carlsson, Head of Administration at the ITM School