In English further down.

Distansarbete – vår nya verklighet

Nu är det fokus och livliga diskussioner på KTH kring distansarbete. Precis som om det vore något nytt! Inom kärnverksamheten kallas det till vardags för förtroendearbetstid. Det vill säga: arbetstid som en arbetstagare har förtroende att själv disponera med hänsyn till sina arbetsuppgifter. I och med pandemin har frågan om förtroendetid aktualiserats, och är på väg att formaliseras under termen distansarbete.

Även inom stödverksamheten diskuteras frågan. I ena ringhörnan distansarbete ett par dagar i veckan; i den andra kontorsrummet mellan 08.00-16.30, fem dagar i veckan. På ITM har vi haft många och lång diskussioner om detta inom den administrativa ledningen. Vi kan konstatera att arbetet har fungerat bra, trots ett och ett halvt år av ovanliga arbetsförhållanden. Lite tråkigt har det allt varit att inte träffa kollegor IRL, men fungerat har det ändå.

Vår första workshop om distansarbete höll vi redan i januari. Det stod tidigt klart att samhället – och arbetsplatserna – inte skulle återgå till hur det såg ut före covid-19. Och som arbetsledare kom vi snabbt fram till att någon förändring var vi villiga att acceptera, det handlar faktiskt om att ha förtroende för våra medarbetare. Och naturligtvis gör vi inget undantag inom KTH, vi har förtroende för alla våra medarbetare – oavsett om det kallas förtroendearbetstid eller distansarbete. Men för att detta ska fungera behöver vi en tät och kontinuerlig dialog mellan chef och medarbetare. Det bygger just på det ömsesidiga förtroendet och ansvaret för arbetstiden.

Ibland har jag fått frågan: ”Men tänk på de som inte kommer att leverera?”. Ja, med så många anställda finns det alltid någon eller några som levererar i underkant – men så är fallet även vid kontorsarbete. Om några av våra medarbetare inte levererar så är det oftast inte en fråga om var arbetet utförs. Orsakerna kan vara många: hemförhållanden, att inte trivas med sitt arbete, sjukdom etc. Det är frågor som vi får hantera – distansarbete eller inte.

Vi möts också av frågan: ”bryr ni er inte om att vara verksamhetsnära?”. Och visst gör vi det, det är vårt huvudfokus! Men vad betyder verksamhetsnära 2021? ITM sitter utspritt över hela Campus Valhallavägen, vi har ett campus i Södertälje. Vi har identifierat verksamhetsnära med följande ledord:

• Hög kompentens inom de administrativa områdena och dess processer.
• Tillgängliga.
• Serviceinriktade.
• Digitaliserade.

Och här skiljer sig inte stödverksamheten från kärnverksamheten i någon större bemärkelse. Även skolans lärare måste ju vara verksamhetsnära. Att vara tillgängliga och ha hög kompetens ut mot skolans studenter bland annat, oavsett om undervisningen sker på distans eller på plats.

Inom stödverksamheten kommer vi att bevilja hemarbete till de medarbetare som har arbetsuppgifter som gör detta möjligt. Naturligtvis är det frivilligt. Det innebär att alla måste vara på kontoret åtminstone tre dagar per vecka. En dag i veckan kommer varje enhet att ha som en gemensam arbetsdag på kontoret. Detta för att alla någon gång i veckan ska få träffas. Och givietvis måste hemarbetet styras för att det ska fungera! Alla kan inte vara borta samma dag, kontoret ska vara bemannat under arbetsveckan, men alla behöver inte vara där samtidigt. Vi måste lära oss att planera om våra arbetsuppgifter. Vissa arbetsuppgifter passar bättre att göra i lugn och ro, andra passar bättre på kontoret.

Vi kommer att bevilja hemarbete terminsvis för att sedan följa upp det på individnivå, gruppnivå och ut mot kärnverksamheten. Distansarbetet ska ju inte bara passa den enskilda individen, även gruppen måste tillsammans komma överens om formerna för distansarbetet.

I och med den nya arbetssituationen där färre är på plats samtidigt, kommer vi att se över våra lokaler, precis som många andra arbetsplatser nu gör. Man får vara beredd att dela rum med någon, det är kostsamt med tomma kontorsrum som inte nyttjas fullt ut. Detta är ett steg i att få ner täckningsbidraget. Vi tar hjälp med denna fråga från lokalplaneringen vid GVS där de är proffs på just att optimera lokaler.

I februari 2022 kommer vi att anordna en gemensam konferens för stödverksamheten med temat ”Verksamhetsnära”. Tanken är att bjuda in representanter från kärnverksamheten och diskutera vilket stöd de behöver för att kunna fokusera på utbildning, forskning och tredje uppgiften utan att känna att de administrativa uppgifterna blir allt för tunga.

Jag är övertygad om att ITM:s medarbetare inom stödverksamheten kommer att leverera på samma höga nivå som före och under covid-19 – både på distans och på kontoret. Det förtroendet har jag för medarbetarna!

/ Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan

Teleworking – our new reality

At the moment, there are loud discussions about teleworking at KTH. As if that was something new! Within the core business, it is called unregulated working hours (förtroendearbetstid). That means working hours that an employee has the confidence to organize themself – naturally in regard to the work tasks. With the pandemic, the topic of unregulated working hours has come to the fore and is about to be formalized under the term teleworking.

The issue is an ongoing match within the professional support at all levels. In one ring corner, telework a couple of days a week; in the other, work performed on-site at campus between 08.00-16.30, five days a week. Within the ITM administrative management group, we have had many – and long – discussions about this. We can establish that the co-workers have performed well despite unusual working conditions for a year and a half. It has been a bit boring not to meet colleagues IRL, but the work was done, and performed well.

We had our first workshop on telework in January. At an early stage, it was evident that that society – and its workplaces – would not return to how it used to be before covid-19. And as managers, we quickly concluded that we were willing to accept some kind of change; it’s a matter of having confidence in our employees. And, of course, we make no exception at KTH; we trust all our employees – regardless of whether it is called unregulated working hours or teleworking. But for this to be successful, we need a close and continuous dialogue between leaders and employees, based on mutual trust and responsibility for working hours.

I have been asked: “But what about those who don’t deliver?”. Correct, with many employees, there are always a few who underperform – but this is the case for work on-site too! If some of our employees do not deliver, it is usually not a question of where the work is performed. The reasons can be many: home conditions, being unhappy with their work, illness, etc. These are issues that we have to deal with – teleworking or not.

Another question I get is: “Don’t you care about being close to the core business?” And of course, we do; it’s our main focus! But what does “being close to the core business” mean in 2021? ITM is spread all over campus Valhallavägen, and we have one campus in Södertälje. We have identified ”working close to our core-business” with the following keywords:

• High competence in the administrative areas and their processes.
• Accessible.
• Service-oriented.
• Digitized.

Quite frankly, this goes for both ITM’s support and ITM’s core activities. The school’s teachers must also be close to the core business. They need to be accessible and have a high level of competence towards the school’s students, among other things – regardless of whether the teaching takes place at a distance or on-site.

Within the support units, we will grant remote work two days a week for employees who have tasks that allow it. But of course, it is voluntary. Everyone must be at the campus office at least three days a week. Each unit will have a joint working day at the campus office to meet IRL one day a week. And of course, telework has to be planned and managed for it to work! Not everyone can be absent the same day, the office must be populated during the week, but not everyone needs to be there at the same time. We must learn to re-organize our tasks. Some tasks need tranquility; others are better performed in the office.

We will grant telework on a semester basis and follow it up individually, at a group level and in relation to the core business. The telework must not only suit the individual, the group must also agree on the set-up.

With a new work situation where fewer people are on-site simultaneously, we will review our premises, just like many other workplaces do. You must be prepared to share a room with someone, it is costly with empty and under-utilized office rooms. This is one step in reducing the contribution margins. We have asked GVS for help to optimize our premises – they have experts in this field.

In February 2022, we will organize a joint conference for the professional support team at ITM with the theme “Close to the core business”. The idea is to invite representatives from the core business and discuss what support they need to focus on education, research, and outreach, without feeling that the administrative tasks become too heavy.

I am convinced that ITM’s employees in the professional support will deliver at the same high level as before, and during, covid-19 – both as teleworkers and working on-site. I have confidence in the employees!

/ Christina Carlsson, Head of Administration at the ITM School