In English further down.

Ekonomin under konstant uppsikt

Bästa kollegor!

Behovet av att fortsätta prata om den tuffa ekonomiska situation vi är i på grund av de höga lokalkostnaderna är stort. Som en konsekvens har ITM fått i uppdrag att utreda hur en flytt av Campus Södertälje till KTH Campus, och i viss mån till KTH Flemingsberg, skulle påverka verksamheten. Detta scenario – liksom ytterligare fyra andra – förklaras av rektor Anders Söderholm i tidigare nyhetsbrev och i hans blogg.

Den 26 april deltog jag i ett uppstartsmöte med prorektor Mikael Lindström, som gav mig i uppdrag att tillsammans med ITM-ledningen och anställda på IPU Södertälje lägga frågan under lupp. ITM:s ledning har därför i veckan träffat Magnus Wiktorsson för att diskutera hur vi bildar grupper som kan arbeta med uppdraget. Vi kommer självklart att involvera medarbetarna på IPU i Södertälje, skyddsombud, studenter m.fl. Våra arbetsgrupper ska leverera rapporterna senast den 30 september. Vi kommer att se till att vi kommunicerar varje steg vi tar för att informera er alla.

Som bekant väntas kostnaderna för kontor och laboratorier på respektive KTH-campus öka mellan 2023 och 2028 (se tabell i slutet av artikeln). Även om vi på ITM har börjat se över våra kontor och laboratorier måste vi hela tiden vara medvetna om vilka kostnader vi har. ITM:s yta för kontor och konferensrum per anställd är den näst högsta på KTH (se tabell i slutet av artikeln). Vi har 13,4 kvadratmeter per anställd. Det ska jämföras med 10,2 kvadratmeter per anställd på CBH-skolan. Vi spenderar 31 procent mer på rum per person jämfört med CBH-skolan.

Dessutom är våra kostnader för våra experimentella miljöer de högsta på KTH. Det förklaras av vilken typ av forskning och undervisning vi har. Vi behöver ha välutrustade lokaler för att kunna erbjuda en utbildning av hög kvalitet. Institutionerna som ligger på Brinellvägen 66 – 87 diskuterar just nu hur man ska kunna dela de här anläggningarna. Jens Fridh leder en arbetsgrupp för att se över möjligheterna att dela verkstäder för studenter och anställda. Att minska kostnaderna är nödvändigt om vi ska ha råd att underhålla och förnya nödvändiga maskiner och utrustning.

Det finns naturligtvis andra sätt att förbättra ekonomin – till exempel genom att öka inkomsterna. Här söker vår fakultet forskningspengar, både i Sverige och i Europa. Dessutom vill jag särskilt nämna ITM-lärarnas ansträngningar för att skapa nya kurser för livslångt lärande. Hittills har lärarna vid institutionen för Lärande skapat de nyaste kurserna. Dessa nya LL-kurser ger både högre inkomster och ökar KTH:s genomslag när personer utanför KTH går dessa.

Slutligen vill jag informera om mina försök på hemmaplan att få kontroll över bostadssituationen, där målet är att ta emot fler fåglar i min trädgård men på ett mindre område. Jag har köpt ett flerfamiljsfågelhus som tillåter tre familjer att dela samma hus. Jag tycker det ser ganska fint ut, men vi får se vad fåglarna tycker…

/Pär Jönsson, skolchef för ITM-skolan

The finances under constant watch

Dear colleagues,

I feel a great need to continue to talk about the financial situation due to the rising housing costs.

As a consequence of the severe economic situation at KTH, we at ITM have been given the task to investigate the consequences of moving operations in Södertälje to the KTH Campus and, to a certain extent, to KTH Flemingsberg. This scenario and the other scenarios are explained in previous newsletters and in the blog by the President.

I attended a kick-off meeting with deputy president Mikael Lindström on April 26. Here, I got the instruction to carry this task together with the ITM management and employees at IPU Södertälje. Thus, on May 2 the ITM leadership met with Magnus Wiktorsson to discuss the formation of groups in order to carry out the task given. We will, of course, involve the employees at IPU Södertälje, safety representatives, students and others. Our working groups will deliver the reports by September 30. We will make sure that we communicate each step we take in order to inform all of you.

The costs for offices and laboratories at each KTH campus are predicted to increase a lot from 2023 to 2028 (see table at the end of the article). Even if ITM have started to look over our offices and laboratories, we need to constantly be aware of what costs we have. ITM’s area for offices and conference rooms per employee is the second highest at KTH (see table at the end of the article). Our number is 13.4 square meters per employee. This should be compared to 10.2 square meters per employee at the CBH school. Specifically, we spend 31 percentage more on rooms per person compared to the CBH school.

In addition, our costs for the experimental facilities are the highest at KTH. The reason is the nature of our research and teaching. Specifically, we need to keep well-equipped facilities in order to provide an education of high quality. The departments located at Brinellvägen 66 – 87 are currently discussing how to share experimental facilities. Jens Fridh is leading a working group to discuss possibilities to share workshops for students and employees. Cutting costs is necessary to be able to afford to maintain and renew the necessary machinery and equipment.

There are, of course, other ways of improving the economy – for example by increasing the incomes. Here, our faculty is applying for research money both in Sweden and in Europe. In addition, I especially wish to point out the efforts by ITM teachers to create new life-long learning courses. So far, the teachers at the Department of Learning have created the newest courses. These new LLL courses both result in more incomes and increases the impact of KTH when people from outside KTH attend.

Finally, I wish to inform you about my efforts at home to get control of the housing situation, where the goal is to host more birds in my garden in a smaller area. I have bought a multi-family bird house that allows for three families to share the same house. I think it looks pretty nice, but we will see what the birds think…

/Pär Jönsson, Head of the ITM School

In English further down.

Kontorsytor och odling smartare

Kära kollegor,

I förra bloggen nämnde jag att vi alla behöver hjälpas åt för att minska kontors- och laboratoriekostnaderna utan att försämra arbetsmiljön. Det märks att det är mycket som händer runt om på ITM-skolan och alla institutioner och Verksamhetsstöd ITM vill bidra till processen. På institutionen för materialvetenskap, till exempel, har en enkät delats ut till alla anställda för att höra hur de använder kontoren och labben på KTH. Detta gjordes för att undersöka hur kontorsytorna speciellt kan användas på ett bättre sätt. Sammantaget tycker jag att det är väldigt vettigt att först utvärdera de individuella behoven och sedan optimera så att det går att öka användningen av våra kontor och samtidigt förbättra arbetsmiljön. När jag besöker olika delar av ITM ser jag många tomma rum. Det är inte optimalt eftersom vi skulle kunna använda våra resurser till att investera i anställda istället för att betala för tomma lokaler.

Varför är så många tomma rum?

En anledning är att vi har lärt oss att jobba hemifrån under covid-perioden. För närvarande är det möjligt att arbeta hemifrån två dagar i veckan, vilket många anställda tycker är mycket attraktivt. En annan anledning är att vissa som arbetar hemifrån hävdar att det är meningslöst att komma till jobbet om det inte finns några kollegor på jobbet. Vi behöver alltså skapa arbetsmiljöer som gör att medarbetarna vill komma till jobbet samtidigt som vi optimerar kontoren så att vi kan sänka kostnaden. Du kommer att få höra mer om detta ämne under hela året eftersom det är ett av rektorns prioriterade områden!

Kom ihåg examinatorkursen

I undervisningen har jag precis avslutat ”Examinatorkursen” som KTH införde som ett krav för alla lärare som vill förbli examinatorer. Det var ett bra tillfälle att bli uppdaterad om vilka lagar vi måste följa. Här kommer en påminnelse om att alla lärare behöver slutföra kursen före slutet av mars för att fortsätta vara examinator.

Just nu planerar jag även studiebesök med mina studenter. Under pandemin var det omöjligt för dem att besöka företag, så istället fick vi använda video och onlinebesök. Jag tror att onlineversionerna hjälpte studenter att få en generell bild av den industriella processkedjan, men fysisk besök ger en helt annan upplevelse av en industrianläggning, som inte kan ersättas. Under en studieresa kan eleverna observera de processer som har diskuterats i klassrummet, vilket stärker deras förståelse. Dessutom får de träffa ingenjörer som arbetar i branschen.

Här brukar vi be studenter intervjua ingenjörer om deras arbetsuppgifter under en vanlig arbetsdag. Sedan ber vi dem reflektera över de uppgifter de skulle vara mest intresserade av att ha när de tagit examen från KTH. Våra erfarenheter är att detta får studenterna att börja fundera över sina första karriärmål och identifiera valbara kurser de vill läsa för att stödja sina långsiktiga mål.

Är våren på ingång?

En morgon såg jag äntligen att vi hade gått in i en tid då dagarna är längre. Det är ny upplevelse att ha ljus omkring sig både till och från jobbet, beroende på ens arbetsschema såklart! Tillsammans med möjligheten att ta promenader i solen under luncherna ger våren de flesta av oss en ny energikick. Förra veckan blev jag riktigt överraskad över att se blommor titta fram i ett grönområde nära KTH-biblioteket.

Är detta ett tecken på att våren har kommit? Troligtvis inte, men det är ett tecken på att naturen är redo att vakna när solen och värmen kommer tillbaka efter en lång vinter. Om du som jag längtar efter våren, föreslår jag att du provar något nytt och får ett försprång i trädgården. Testa att odla vitlök och lök på ett nytt sätt, som jag gör där hemma; se bilden. Framtiden får utvisa om det fungerar…

/Pär Jönsson, Skolchef för ITM-skolan

Office spaces and cultivation smarter

Dear colleagues,

In my last blog, I addressed the necessity that all of us help out in decreasing the office and laboratory costs without decreasing the quality of our working environment. It is clear that many activities take place within the ITM School. All six departments and the University Administration ITM wish to contribute to this process. For example, at the Department of Materials Science and Engineering, a survey was distributed to all employees to ask how they use the offices and laboratories when working at KTH. This was done in order to inquire how especially the office spaces can be used in a better way. Overall, I think it makes a whole lot of sense first to evaluate the individual needs and then optimise so that it is possible to increase the use of our offices and at the same time improve the working environment. When I visit different parts of ITM I see many empty rooms. This is not optimal since we could use our resources to invest in employees instead of paying for empty rooms.

Why are so many rooms empty?

One reason is that we have learned to work from home during the covid period. Currently, working from home two days a week is possible, which many employees find very attractive. Another reason is that some people working from home claim it is useless to come to work if there are no colleagues at work. Thus, we need to create working environments that make employees want to come to work while at the same time optimising the offices so that we can lower the cost. You will hear more about this subject throughout the year because it is a prioritised area by the President!

Remember the examinator course

In teaching I just finished the “Examinator course” which KTH introduced as a requirement for all teachers that want to remain examinators. It was a good opportunity to get updated on the laws we must follow. Here is a reminder that all teachers need to complete the course before the end of March in order to keep on being an examinator.

Currently, I am also planning field trips in courses. During the pandemic, it was not possible for our students to visit companies. Instead, we had to use videos and online visits to replace the field trips. I think the online versions helped the students to get a general view of the industrial process chain. But they can never replace the experience when visiting an industrial site for real. During a field trip the students can observe the processes discussed in class, which reinforces their understanding. In addition, they get to meet engineers working in the industry.

Here, we usually ask the students to interview engineers about their tasks during a typical working day. Then, we ask them to reflect on the tasks they would be most interested in having when they graduate from KTH. Our experiences is that this makes the students start to think about their first career goals and identify elective courses they wish to take in order to support their working goals.

Is spring arriving?

Finally, I realised one morning that we had entered a time of the year when the days were getting longer. It is suddenly a surprise to both go to work and leave for home when it is light, depending on your working schedule, of course! This, along with the possibility of taking walks in the sun during lunches gives most of us a new boost of energy. Last week, I was really surprised to see some flowers coming up in a green area close to the KTH library.

Is this a sign that spring has arrived? Most likely not, but it is a sign that nature is ready to wake up when the sun and warmth return after this long winter. If you like me long for spring, I suggest trying something new. If you wish to get a head start in the garden to grow garlic and onions, you might want to try what we are doing at home; see the picture. The future will tell if it worked…

/Pär Jönsson, Head of the ITM School