KTH Logo

If the wallet is empty, it is empty

Photo: Emil Kalibradov on Unsplash

In English further down.

Är portmonnän tom så är den tom

Ekonomi i balans, det är nog de allra flesta av oss drillade i sedan barnsben. Om det var tomt i portmonnän fanns det heller inget att handla för. När jag ändå försökte få en slant extra och vädjade med orden, ”om bara”… eller ”men …,” då sa pappa alltid: ”Tänk om dessa två ord inte fanns hur skulle du då lösa det hela?”

Just nu arbetar vi på ITM-skolan med att få ekonomin i balans. Nu rör det sig inte om en portmonnä utan belopp som jag som barn inte kunde drömma om, inte ens när man spelade monopol. Jag är uppväxt i en arbetarfamilj, där pappa var guldsmed och mamma var hemma och tog hand om våra liv, skulle man kunna säga. Mamma stod för all markservice, vi var väl omhändertagna men gott om slantar var det inte. Därför har jag fått lära mig vara ekonomisk.

På ITM arbetar vi intensivt med att ta fram siffror, statistik och data kopplat till utbildning, forskning, lokaler, infrastruktur med mera. Många är engagerade och kärn- och stödverksamheten arbetar tillsammans med detta. Men när vi diskuterar ekonomin inom skolan faller vi då och då tillbaka till just de där två orden: ”om bara” och ”men”. Vi har också ett tredje uttryck numera: ”kanske rektor kan…”  Naturligtvis hamnar vi där när vi känner oss lite hjälplösa och inte riktigt vet hur vi ska hantera situationen. Vi har redan sagt upp lokaler för ca 13Mkr årligen, men tyvärr räcker inte det för att vända skutan – även om vi är på god väg. Hur löser vi detta utan ”om bara; men och rektorn kanske kan…”?

Förslag på handlingsplaner finns och dessa ska diskuteras på skolans ledningsinternat 19-20 juni.

Som alltid måste även stödverksamheten följa övrig verksamhet. När institutionerna såg till att dra ner på lokalytorna var det lika självklart att stödverksamheten gjorde detsamma. Nu när institutionerna ser över vad som kan göras för att bli mer kostnadseffektiva, kommer vi inom stödet att se över hur vi kan bidra till detta. Hur det ska gå till är inga självklarheter, då hade vi redan gjort det. Vi måste tillsammans inom stödverksamheten se över hur vi kan blir mer kostnadseffektiva utan att det påverkar vad vi levererar. Som alltid kommer vi att lösa det tillsammans. Det är inte första gången vi ska tänka nytt eller ställa om. Och vi ska akta oss för ”om bara”, ”men” och ”rektorn kanske kan…”.  Den goda viljan finns, det visar ni alla dagar i veckan det är ett privilegium att vara avdelningschef för VS ITM tack vare er.

Studenttårta
Foto: Haga Tårtkompani och Bageri

I skrivande stund sitter jag med balkongdörren öppen, solen gassar, Mälaren glittrar och jag hör musik och skrik – det är studentutsläpp! Kanske några av dem fortsätter från flaket till nollning på KTH i höst.

Med andra ord – det är sommarlov! Men vi får avvakta några veckor till semestrarna. När den väl är här, så önskar jag er alla en riktigt skön sommar.

/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan

 

If the wallet is empty, it is empty

Balanced finances – the vast majority of us learned this as children. If the wallet was empty, there were no means to shop for. When I tried to get an extra penny and pleaded with the words “if only”… or “but …,” Dad always said: “Imagine if these two words didn’t exist, how would you solve the problem?”

Currently, the ITM school is working to get the finances in balance. It’s not about a purse anymore; the amount of money we are talking about I couldn’t even dream of as a child, not even when playing Monopoly. I grew up in a working-class family, where my father was a goldsmith, and my mother was at home taking care of our lives, you could say. Mum took care of the essential services, and we were well taken care of, but there wasn’t an abundance of money. Therefore, I have had to learn to be economical.

At ITM, we work intensively on finding statistics, figures, and data linked to education, research, premises, infrastructure, etc. We are all committed, and the core business and support services work together with this. But when we discuss finances within the school, we occasionally fall back on just those words: “if only” and “but.” These days we have a third expression: “Maybe the President can…” Of course, this happens when we feel somewhat helpless and don’t know how to handle the situation. We have already gotten rid of premises for approx. SEK 13 million annually, but unfortunately, it is not enough to turn the tide – even if we are on the right track. How do we solve this without “if only, but maybe the principal can…”?

Proposals for action plans are available and will be discussed at the school’s management conference on June 19-20.

As always, support services must follow its core business. When the departments reduced their premises, the support services did the same. Now that the departments are reviewing what can be done to become more cost-effective, the support services will review how to contribute. Still, we don’t know how, then we would have already done it. Together we must analyze how to be more cost-effective without affecting what we deliver. As always, we will work it out. It’s not the first time we’ve had to rethink or change. And we must beware of “if only,” “but,” and “maybe the President can…”. The good intentions are there; you all show it every day of the week; thanks to you, it is a privilege to be the head of VS ITM.

Studenttårta
Image: Haga Tårtkompani och Bageri

While writing this, I’m sitting with the balcony door open, the sun is shining, Lake Mälaren is sparkling, and I hear music and loud voices – it’s students celebrating! Maybe some will continue from the truck beds to “nollningen” at KTH this autumn. In other words – it’s summer! But we have to wait a few weeks until vacation time. Once it’s here, I wish you all a lovely summer.

/Christina, Head of the Administration at the ITM School

From fika talk to City Hall pomp

In English further down.

Från fikasnack till stadshuspompa

Nu är äntligen försommarvärmen här och jag njuter stort av hur vackert det är i naturen just nu. Samtidigt är det för mig en väldigt intensiv period just nu, där utbildningsrelaterade frågor diskuteras i många olika sammanhang. Bland annat håller ITM:s studierektorer och KTH:s grundutbildningsutskott på att ta fram en konkret rekommendation kring hur vi lärare kan och bör förhålla oss till studenternas användning av AI-verktyg i vår undervisning och examination. På denna sida finns emellertid väldigt bra resonemang kring hur generativ AI påverkas oss som lärare:

Generativ AI (intra.kth.se)

I torsdags hade ITM:s skolledning verksamhetsdialog med rektor, pro-rektor, dekanus, universitetsdirektör och ledningskansliets chef. Det var bra diskussioner kring prestationsgrad, kvalitet, RAE-uppföljning, ekonomi samt stort fokus på ITM:s nuvarande och framtida programutbud. Och just med tanke på KTH:s framtida utbildning hoppas jag att ni lyssnade på senaste avsnittet av podden ”Fikasnack om framtidens utbildning” som sändes i onsdags (nr 7). Då gästades Johan Fridell av Ines Lopez Arteaga, dekan som leder utvecklingsarbete för framtidens ingenjörsutbildningar på Eindhoven University of Technology (TU/e). I kommande avsnitt den 7/6 kommer Johan fikasnacka om Framtidens utbildning med rektor Anders Söderholm. Chatten i Zoom kommer som vanligt vara öppen så alla är välkomna med frågor och reflektioner. Missa inte det!

Fikasnack med Anders Söderholm, 7 juni

Se fikasnack i efterhand på SpotifyYoutube eller KTH Play

I fredags var jag med på KTH:s storträff som denna gång fokuserade på huvudtemat: Utveckla lärandet och en kultur för lärande i tider av AI och omedgörliga problem.

Jag uppskattar verkligen att vara med på storträffarna eftersom de innebar både planerade och spontana möten med många kollegor från andra delar av KTH, vilket ger möjlighet att diskutera de gemensamma verksamhetsutmaningar vi har – men ofta upplever på ganska olika sätt. Vårens storträff var precis lika intressant och lärorik som alltid.  För er som inte hade möjlighet att vara med kan ni ta del av dokumentationen här:

Storträffen i efterhand

Avslutningsvis hade jag förmånen att presentera de ITM-studenter som tagit examen och som anmält sig till KTH:s maj-diplomering i stadshuset i torsdags kväll. Det var en både högtidlig och glädjefylld ceremoni med vackra blomsterarrangemang, fantastisk musik och strålande lyckliga nyutexaminerade!

/Anna Jerbrant, vice skolchef och grundutbildningsansvarig på ITM-skolan

From fika talk to City Hall pomp

Finally, the early summer warmth is here, and I’m thoroughly enjoying the beauty of nature. At the same time, it’s an intense period for me, with numerous discussions on education-related matters happening in various contexts. One of the topics being addressed is how teachers should approach and engage with students’ use of AI tools in our teaching and assessments. There’s some excellent reasoning on this page about how generative AI impacts us as teachers:

Generative AI (intra.kth.se)

Last Thursday, the ITM School’s management had a productive dialogue session with the president, vice president, dean, university director, and the management office’s head. We had fruitful discussions covering performance levels, quality, RAE follow-up, finances, and a strong focus on ITM’s current and future programme offerings. Speaking of future education at KTH, I hope you listened to the latest episode of the podcast “Fikasnack om framtidens utbildning” on Wednesday (Episode 7). Johan Fridell was joined by Ines Lopez Arteaga, the Dean leading the development of engineering education for the future at the Eindhoven University of Technology (TU/e). In the upcoming episode on 7 June, Johan will have a fikasnack (coffee chat) about Future Education with President Anders Söderholm. As usual, the Zoom chat will be open, so everyone can ask questions and share reflections. Don’t miss it!

Fikasnack with Anders Söderholm, 7 June

Check out Fikasnack’s channels on SpotifyYoutube or KTH Play

On Friday, I attended KTH’s Storträffen Meetup, which focused on the main theme: “Develop learning and a culture of learning in times of AI and wicked problems”.

I truly appreciate being part of these meetings as they provide opportunities for both planned and spontaneous encounters with colleagues from different parts of KTH. It allows us to discuss our shared challenges, which often have diverse perspectives. The spring Storträffen Meetup was just as interesting and informative as always. For those who couldn’t attend, you can find the documentation here:

Storträffen Meetup afterwards

Lastly, I had the privilege of presenting the ITM students who graduated and registered for KTH’s May graduation ceremony at the City Hall last Thursday evening. It was a solemn and joyous event with beautiful floral arrangements, fantastic music, and newly graduated students beaming with happiness!

Enjoy the sunny days and take care!

/Anna Jerbrant, Deputy Head of School & Director of First and Second Cycle Education

The finances under constant watch

In English further down.

Ekonomin under konstant uppsikt

Bästa kollegor!

Behovet av att fortsätta prata om den tuffa ekonomiska situation vi är i på grund av de höga lokalkostnaderna är stort. Som en konsekvens har ITM fått i uppdrag att utreda hur en flytt av Campus Södertälje till KTH Campus, och i viss mån till KTH Flemingsberg, skulle påverka verksamheten. Detta scenario – liksom ytterligare fyra andra – förklaras av rektor Anders Söderholm i tidigare nyhetsbrev och i hans blogg.

Den 26 april deltog jag i ett uppstartsmöte med prorektor Mikael Lindström, som gav mig i uppdrag att tillsammans med ITM-ledningen och anställda på IPU Södertälje lägga frågan under lupp. ITM:s ledning har därför i veckan träffat Magnus Wiktorsson för att diskutera hur vi bildar grupper som kan arbeta med uppdraget. Vi kommer självklart att involvera medarbetarna på IPU i Södertälje, skyddsombud, studenter m.fl. Våra arbetsgrupper ska leverera rapporterna senast den 30 september. Vi kommer att se till att vi kommunicerar varje steg vi tar för att informera er alla.

Som bekant väntas kostnaderna för kontor och laboratorier på respektive KTH-campus öka mellan 2023 och 2028 (se tabell i slutet av artikeln). Även om vi på ITM har börjat se över våra kontor och laboratorier måste vi hela tiden vara medvetna om vilka kostnader vi har. ITM:s yta för kontor och konferensrum per anställd är den näst högsta på KTH (se tabell i slutet av artikeln). Vi har 13,4 kvadratmeter per anställd. Det ska jämföras med 10,2 kvadratmeter per anställd på CBH-skolan. Vi spenderar 31 procent mer på rum per person jämfört med CBH-skolan.

Dessutom är våra kostnader för våra experimentella miljöer de högsta på KTH. Det förklaras av vilken typ av forskning och undervisning vi har. Vi behöver ha välutrustade lokaler för att kunna erbjuda en utbildning av hög kvalitet. Institutionerna som ligger på Brinellvägen 66 – 87 diskuterar just nu hur man ska kunna dela de här anläggningarna. Jens Fridh leder en arbetsgrupp för att se över möjligheterna att dela verkstäder för studenter och anställda. Att minska kostnaderna är nödvändigt om vi ska ha råd att underhålla och förnya nödvändiga maskiner och utrustning.

Det finns naturligtvis andra sätt att förbättra ekonomin – till exempel genom att öka inkomsterna. Här söker vår fakultet forskningspengar, både i Sverige och i Europa. Dessutom vill jag särskilt nämna ITM-lärarnas ansträngningar för att skapa nya kurser för livslångt lärande. Hittills har lärarna vid institutionen för Lärande skapat de nyaste kurserna. Dessa nya LL-kurser ger både högre inkomster och ökar KTH:s genomslag när personer utanför KTH går dessa.

Slutligen vill jag informera om mina försök på hemmaplan att få kontroll över bostadssituationen, där målet är att ta emot fler fåglar i min trädgård men på ett mindre område. Jag har köpt ett flerfamiljsfågelhus som tillåter tre familjer att dela samma hus. Jag tycker det ser ganska fint ut, men vi får se vad fåglarna tycker…

/Pär Jönsson, skolchef för ITM-skolan

The finances under constant watch

Dear colleagues,

I feel a great need to continue to talk about the financial situation due to the rising housing costs.

As a consequence of the severe economic situation at KTH, we at ITM have been given the task to investigate the consequences of moving operations in Södertälje to the KTH Campus and, to a certain extent, to KTH Flemingsberg. This scenario and the other scenarios are explained in previous newsletters and in the blog by the President.

I attended a kick-off meeting with deputy president Mikael Lindström on April 26. Here, I got the instruction to carry this task together with the ITM management and employees at IPU Södertälje. Thus, on May 2 the ITM leadership met with Magnus Wiktorsson to discuss the formation of groups in order to carry out the task given. We will, of course, involve the employees at IPU Södertälje, safety representatives, students and others. Our working groups will deliver the reports by September 30. We will make sure that we communicate each step we take in order to inform all of you.

The costs for offices and laboratories at each KTH campus are predicted to increase a lot from 2023 to 2028 (see table at the end of the article). Even if ITM have started to look over our offices and laboratories, we need to constantly be aware of what costs we have. ITM’s area for offices and conference rooms per employee is the second highest at KTH (see table at the end of the article). Our number is 13.4 square meters per employee. This should be compared to 10.2 square meters per employee at the CBH school. Specifically, we spend 31 percentage more on rooms per person compared to the CBH school.

In addition, our costs for the experimental facilities are the highest at KTH. The reason is the nature of our research and teaching. Specifically, we need to keep well-equipped facilities in order to provide an education of high quality. The departments located at Brinellvägen 66 – 87 are currently discussing how to share experimental facilities. Jens Fridh is leading a working group to discuss possibilities to share workshops for students and employees. Cutting costs is necessary to be able to afford to maintain and renew the necessary machinery and equipment.

There are, of course, other ways of improving the economy – for example by increasing the incomes. Here, our faculty is applying for research money both in Sweden and in Europe. In addition, I especially wish to point out the efforts by ITM teachers to create new life-long learning courses. So far, the teachers at the Department of Learning have created the newest courses. These new LLL courses both result in more incomes and increases the impact of KTH when people from outside KTH attend.

Finally, I wish to inform you about my efforts at home to get control of the housing situation, where the goal is to host more birds in my garden in a smaller area. I have bought a multi-family bird house that allows for three families to share the same house. I think it looks pretty nice, but we will see what the birds think…

/Pär Jönsson, Head of the ITM School

Public defences – a sign of summer approaching

 

In English further down

Disputationer – ett säkert sommartecken

Efter sedvanliga bakslag med ymnigt snöande och köldvågor verkar det äntligen som om våren bestämt sig för att komma till Stockholm. Och med ökat antal soltimmar börjar det som vanligt röra på sig ordentligt på disputationsfronten. Många doktorander håller just nu på med slutspurten på sin avhandling för att hinna disputera före sommaren. Det innebär att även de som arbetar med administration av forskarutbildningen får mycket att göra. Det är därför uppskattat om handledare och doktorander kommer in med allt underlag i god tid. Jag vet att det ofta är mycket jobb med att hitta lämpliga opponenter och medlemmar till betygskommittéer som alla är tillgängliga vid samma tidpunkt, men jag vill understryka att de tidsgränser som är uppsatta för att lämna in underlag inte går att rucka på. Med detta sagt hoppas jag att vi även i år får se åtskilliga nya doktorer på ITM-skolan i månadsskiftet maj-juni, ett sommartecken så gott som något.

Sedan en kort tid tillbaka har jag fått förtroendet att ansvara för livslångt lärande och impact på skolan. Detta är något jag ser väldigt mycket fram emot och jag hoppas att vi ska utveckla formerna för att ta oss an dessa frågor. ITM-skolan står för en betydande del av KTH:s kursutbud inom livslångt lärande, men det finns en del stötestenar som vi behöver arbeta med. Ett exempel är att vi måste se över våra särskilda behörighetskrav för fristående kurser för att på ett hanterbart sätt kunna anta sökande som inte går våra program. Vi har fortfarande mycket arbete framför oss för att hitta rätt utbud, former och processer för livslångt lärande, men jag är glad att se att de ansträngningar som både lärare och administratörer gjort har tagit oss till ett läge där vi blivit kvitt de initiala barnsjukdomarna.

Vad gäller impact finns det en rad saker att arbeta med framöver. Givetvis är det viktigt att vi på ITM-skolan fortsätter att bygga nya och utveckla existerande samarbeten med företag och andra verksamheter i vår omgivning, men det finns också potential för att involvera lärare och studenter i innovation och entreprenörskap. Vi ska också ta tillvara på de värdefulla insikter vi fick vid fjolårets RAE och det fina arbete som redan gjorts på institutionerna för att stärka vårt vetenskapliga genomslag.

Här vill jag gärna påminna om vikten av att publicera i rätt journaler och, framför allt, undvika rovtidskrifter. Det finns en hel del starka reaktioner över hur dessa oseriösa tidskrifters offrar grundläggande vetenskapliga värderingar i sin skrupelfria jakt på intäkter. Som exempel kan nämnas att ett par av MDPI:s flaggskeppstidskrifter nyligen helt fråntogs sin impact factor. Värdet av tidigare publikationer i dessa tidskrifter har således devalverats ordentligt. Som forskare är det helt klart viktigare än någonsin att vara noggrann i valet av tidskrifter.

/Mats Magnusson, Forskarutbildningsansvarig på ITM-skolan

Public defences – a sign of summer approaching

After the usual setbacks with heavy snowfall and cold fronts, it finally seems spring has decided to arrive in Stockholm. And along with an increased number of hours of sunshine, things start to speed up around the public defenses. Many doctoral students are in the final sprint of their thesis to defend them before the summer. This means that those who work with the administration of third-cycle education also have busy times. It is therefore appreciated if supervisors and doctoral students send all documentation well in advance. I know finding suitable opponents and members of evaluation committees available at the same time is tricky. Still, I want to emphasize that the deadlines cannot be missed. Having said this, I hope this year brings several new doctors to the ITM school at the turn of May-June – a sign of summer as much as anything.

I have been entrusted with the responsibility for lifelong learning and impact at ITM for some time. I am very much looking forward to this, and I hope we will develop how we tackle the topics. The ITM school accounts for a significant part of KTH’s course offering in lifelong learning, but there are some obstacles that we need to address. One example is that we have to review our entrance qualifications for freestanding courses to, in a manageable way, be able to accept applicants who do not attend our programs. We still have a lot of work ahead of us to find suitable offerings, forms, and processes for lifelong learning, but I’m glad to see that the efforts of both teachers and administrators have brought us to a point where we’ve gotten rid of the initial teething problems.

Regarding impact, there are several things to work on going forward. Of course, we must continue to build new and develop existing collaborations with companies and other businesses in our surroundings. But, there is also a potential to involve teachers and students in innovation and entrepreneurship. We will also use the valuable insights we gained at last year’s RAE and the fine work that is already done at the departments to strengthen our scientific impact.  Here, I would like to remind you of the importance of publishing in the right journals and avoiding predatory journals. There is a strong reaction to how these rogue journals sacrifice fundamental scientific values ​​to pursue revenue. For example, a couple of MDPI’s flagship journals were recently deprived of their impact factor. The value of previous publications in these journals has thus been thoroughly devalued. As a researcher, being careful when selecting journals is more critical than ever.

/Mats Magnusson, Director of Third-Cycle Education at ITM

“Nu är det dags att kavla upp ärmarna”

Så är den äntligen klubbad – den handlingsplan som rör verksamhetsstödets olika sakområden. Handlingsplanen har stötts och blötts under många långa timmar i över ett års tid, den 5 april fattade Kerstin beslut att fastställa den. Den ligger nu ute på ITM:s interna webb ”KTH:s nya verksamhetsstöd”. Här lägger vi kontinuerligt ut information allt eftersom arbetet fortskrider.

Det var roligt att se så många medarbetare på vår senaste gemensamma VS-frukost. Intresset för vad som händer med samgåendet är stort. Frågor som jag får är bland annat ”När och hur kan jag bidra till verksamhetsstödets utveckling?” Svaret på detta har jag inte ännu. Förhoppningsvis bjuds medarbetare in allt eftersom olika projekt och arbetsgrupper startar. Från ITM-skolan medverkar redan två av skolans verksamhetscontrollers i bemanning- och budgetprocessen: Eva Werner Sundén samt Erika Gilbertsson.

För att vi inom VS ITM ska kunna matcha behoven framöver gäller det att ha en plan för vår bemanning- och kompetensutveckling – liksom kompetensförsörjning. Vissa delar av ITM måste dessutom ställa om.

Jag läste en artikel i SvD från förra veckan där utbildningsminister Mats Persson skriver: ”Så ska vi minska dokumentationssjukan” – Administrationen behöver minska för att ge plats åt universitetens kärnuppdrag.”

”Akademin uttrycker förtvivlan över kraven på dokumentation och administration som tar tid från forskning och utbildning, en utveckling där personaldagar ofta handlar om att implementera policyer, snarare än om att utveckla den akademiska kvaliteten.”

Så nu, mina vänner inom stödverksamheten, är det dags att kavla upp ärmarna och visa att verksamhetsstödet kan arbeta tillsammans över de organisatoriska gränserna för att uppnå det mål som satts upp i arbetet med ett gemensamt och samordnat verksamhetsstöd:

  • Bidra till kvalitet och frigöra resurser till utbildning och forskning
  • Ha god utvecklingsförmåga
  • Vara en attraktiv arbetsgivare

Det blir inte lätt. Den stora utmaningen blir att kunna ge och ta mellan skolorna och mellan skolorna och f.d. GVS. Vi behöver lägga örat mot rälsen och lyssna av de behov som finns. Detta får bli vårt gemensamma prestigeprojekt, vi får se hur långt det tar oss.

/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan