In Swedish further down.

Föränderligt väder och ett föränderligt KTH

Efter en påskhelg med solsken och en påtaglig känsla av vår i luften kom så ett av senvinterns sedvanliga bakslag med snö och kyla. Så här års är vädret i Stockholm ofta väldigt föränderligt och jag tror också att vi är många som känner att det är väldigt mycket som också håller på att förändras på KTH och på vår skola.

De flesta är vid det här laget medvetna om den stundande campusflytten, att verksamhetsstödet får ny organisation, att vi får nytt kvalitetssystem och förtätar kontorsutrymmen. Många av oss har också alldeles nyligen arbetat med kursbudgetar, ett viktigt första steg mot att få en grundutbildning i ekonomisk balans. Även om det är stora skillnader mellan våra institutioner har vi på skolnivå ett stort budgeterat underskott för vår grundutbildning. För att nå en övergripande ekonomi i balans måste vi komma tillrätta med detta vilket kräver arbetsinsatser på alla nivåer. Som ett första steg behöver vi anpassa den arbetstid vi lägger på kurser, så att den på övergripande nivå är i linje med den ersättning vi de facto erhåller för utförd utbildning. Detta innebär inte att varje enskild kurs måste gå runt ekonomiskt. Vi ska även framöver kunna ge kurser av strategiska skäl, men då behöver det också finnas några andra kurser som genererar ett överskott som kan täcka ”dyrare” kurser.

Jag fick själv en ögonöppnare när jag gick igenom mina egna kurser och insåg att de definitivt behövde effektiviseras. Därför kommer jag att minska antalet traditionella föreläsningar i sal något och istället använda andra pedagogiska medel. Min förhoppning är att dessa förändringar inte bara minskar kostnaderna utan också kommer att leda till bättre kurser som är mer i linje med idéerna i ”Framtidens utbildning”. På sikt kommer vi att behöva ta ett större grepp om skolans hela utbildningsutbud, men som alltid i förändring gäller det att ta sig an lagom stora utmaningar åt gången.

Förändringar som kanske inte är lika påtagliga, men likväl väldigt viktiga, är de som pågår inom forskarutbildningen. Inom kort kommer våra doktorsprogramsansvariga att lägga fram nya studieplaner. Dessa kommer att vara mer lika varandra än tidigare. Förutom att vår skolgemensamma introduktionskurs kommer att vara obligatorisk för alla ITM-doktorander införs också fler obligatoriska seminarietillfällen. Avsikten är att öka doktorandernas synlighet och därigenom kunna erbjuda bättre stöd till doktorander och handledare när det behövs. En annan viktig insats i detta sammanhang är att förbättra kursutbudet för våra doktorander. Vi har på sistone rensat ut ett stort antal inaktiva forskarutbildningskurser och det är nu hög tid att inrätta nya, som också ges tillräckligt regelbundet. Eftersom forskarutbildningskurser inte finansieras på samma sätt som grundutbildning behöver de schemaläggas för att komma in i bemanningsmatriser och finansieras med de medel vi faktiskt tilldelas för forskning och forskarutbildning. En vänlig uppmaning till alla lärare är därför att inkomma med förslag på nya forskarutbildningskurser till våra doktorsprogramansvariga.

/Mats Magnusson, andre vice skolchef på ITM

Change of weather, change of KTH

After a weekend of Easter sunshine and a tangible feeling of spring in the air, one of the typical late winter setbacks arrived with snow and cold. At this time of year, the weather in Stockholm often fluctuates greatly, mirroring the changes occurring at KTH and within our school.

By now, most of us are aware of the upcoming campus move, the reorganization of university support, the implementation of a new quality system, and the densification of office space. Many of us have also recently been involved in working on course budgets, which mark an important initial step towards achieving financial balance in first and second cycle education. Despite significant differences between our departments, we are facing a substantial budget deficit at the school level for first and second cycle education. To rectify this, concerted efforts are required across all levels. As a first measure, we need to align the time we devote to courses with the compensation we receive for educational provision, ensuring overall financial balance. This doesn’t imply that every single course must be financially profitable. While we will continue to offer courses for strategic reasons, some should generate a surplus to offset the costs of “more expensive” courses.

Upon reviewing my own courses, I realized the need for streamlining. Consequently, I will slightly reduce the number of traditional lectures in favor of alternative pedagogical methods. My aim is for these adjustments not only to reduce costs but also to enhance the quality of courses in line with the principles of the “Future Education.” In the long run, we must adopt a broader perspective on the school’s entire educational portfolio. However, as with any change, it’s crucial to tackle just the right amount of challenges at a time.

Changes that may be less obvious but are nonetheless crucial are taking place in third-cycle education. Soon we will introduce new study plans, which will be more standardized than before. Alongside making our school-wide introductory course mandatory for all ITM doctoral students, we will introduce more compulsory seminars. The aim is to enhance the visibility of doctoral students and provide better support to them and their supervisors when necessary. Another significant endeavor is to enhance the range of courses available to our phd students. We have recently discontinued numerous inactive third-cycle courses, and it’s now imperative to establish new ones that are consistently offered. Since third-cycle courses aren’t funded in the same manner as first-and second cycle courses, they need to be incorporated into staffing matrices and financed using allocated funds for research and third-cycle education. Therefore, I kindly urge all teachers to propose new courses to our doctoral program coordinators.

/Mats Magnusson, Second Deputy Head of the ITM School

Photo: Emil Kalibradov on Unsplash

In English further down.

Är portmonnän tom så är den tom

Ekonomi i balans, det är nog de allra flesta av oss drillade i sedan barnsben. Om det var tomt i portmonnän fanns det heller inget att handla för. När jag ändå försökte få en slant extra och vädjade med orden, ”om bara”… eller ”men …,” då sa pappa alltid: ”Tänk om dessa två ord inte fanns hur skulle du då lösa det hela?”

Just nu arbetar vi på ITM-skolan med att få ekonomin i balans. Nu rör det sig inte om en portmonnä utan belopp som jag som barn inte kunde drömma om, inte ens när man spelade monopol. Jag är uppväxt i en arbetarfamilj, där pappa var guldsmed och mamma var hemma och tog hand om våra liv, skulle man kunna säga. Mamma stod för all markservice, vi var väl omhändertagna men gott om slantar var det inte. Därför har jag fått lära mig vara ekonomisk.

På ITM arbetar vi intensivt med att ta fram siffror, statistik och data kopplat till utbildning, forskning, lokaler, infrastruktur med mera. Många är engagerade och kärn- och stödverksamheten arbetar tillsammans med detta. Men när vi diskuterar ekonomin inom skolan faller vi då och då tillbaka till just de där två orden: ”om bara” och ”men”. Vi har också ett tredje uttryck numera: ”kanske rektor kan…”  Naturligtvis hamnar vi där när vi känner oss lite hjälplösa och inte riktigt vet hur vi ska hantera situationen. Vi har redan sagt upp lokaler för ca 13Mkr årligen, men tyvärr räcker inte det för att vända skutan – även om vi är på god väg. Hur löser vi detta utan ”om bara; men och rektorn kanske kan…”?

Förslag på handlingsplaner finns och dessa ska diskuteras på skolans ledningsinternat 19-20 juni.

Som alltid måste även stödverksamheten följa övrig verksamhet. När institutionerna såg till att dra ner på lokalytorna var det lika självklart att stödverksamheten gjorde detsamma. Nu när institutionerna ser över vad som kan göras för att bli mer kostnadseffektiva, kommer vi inom stödet att se över hur vi kan bidra till detta. Hur det ska gå till är inga självklarheter, då hade vi redan gjort det. Vi måste tillsammans inom stödverksamheten se över hur vi kan blir mer kostnadseffektiva utan att det påverkar vad vi levererar. Som alltid kommer vi att lösa det tillsammans. Det är inte första gången vi ska tänka nytt eller ställa om. Och vi ska akta oss för ”om bara”, ”men” och ”rektorn kanske kan…”.  Den goda viljan finns, det visar ni alla dagar i veckan det är ett privilegium att vara avdelningschef för VS ITM tack vare er.

I skrivande stund sitter jag med balkongdörren öppen, solen gassar, Mälaren glittrar och jag hör musik och skrik – det är studentutsläpp! Kanske några av dem fortsätter från flaket till nollning på KTH i höst.

Med andra ord – det är sommarlov! Men vi får avvakta några veckor till semestrarna. När den väl är här, så önskar jag er alla en riktigt skön sommar.

/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan

If the wallet is empty, it is empty

Balanced finances – the vast majority of us learned this as children. If the wallet was empty, there were no means to shop for. When I tried to get an extra penny and pleaded with the words “if only”… or “but …,” Dad always said: “Imagine if these two words didn’t exist, how would you solve the problem?”

Currently, the ITM school is working to get the finances in balance. It’s not about a purse anymore; the amount of money we are talking about I couldn’t even dream of as a child, not even when playing Monopoly. I grew up in a working-class family, where my father was a goldsmith, and my mother was at home taking care of our lives, you could say. Mum took care of the essential services, and we were well taken care of, but there wasn’t an abundance of money. Therefore, I have had to learn to be economical.

At ITM, we work intensively on finding statistics, figures, and data linked to education, research, premises, infrastructure, etc. We are all committed, and the core business and support services work together with this. But when we discuss finances within the school, we occasionally fall back on just those words: “if only” and “but.” These days we have a third expression: “Maybe the President can…” Of course, this happens when we feel somewhat helpless and don’t know how to handle the situation. We have already gotten rid of premises for approx. SEK 13 million annually, but unfortunately, it is not enough to turn the tide – even if we are on the right track. How do we solve this without “if only, but maybe the principal can…”?

Proposals for action plans are available and will be discussed at the school’s management conference on June 19-20.

As always, support services must follow its core business. When the departments reduced their premises, the support services did the same. Now that the departments are reviewing what can be done to become more cost-effective, the support services will review how to contribute. Still, we don’t know how, then we would have already done it. Together we must analyze how to be more cost-effective without affecting what we deliver. As always, we will work it out. It’s not the first time we’ve had to rethink or change. And we must beware of “if only,” “but,” and “maybe the President can…”. The good intentions are there; you all show it every day of the week; thanks to you, it is a privilege to be the head of VS ITM.

While writing this, I’m sitting with the balcony door open, the sun is shining, Lake Mälaren is sparkling, and I hear music and loud voices – it’s students celebrating! Maybe some will continue from the truck beds to “nollningen” at KTH this autumn. In other words – it’s summer! But we have to wait a few weeks until vacation time. Once it’s here, I wish you all a lovely summer.

/Christina, Head of the Administration at the ITM School

Photo by TK on Unsplash.

In English further down.

Nu stärker vi våra hjältar (handledarna)

Nästa månad är det återigen dags för promovering av KTH:s nyutexaminerade doktorer. Även i år är det ett ansenligt antal nya doktorer från ITM-skolan som kan fira sina framgångar. Det goda utfallet för vår forskarutbildning är givetvis främst ett resultat av doktorandernas ansträngningar, men det är viktigt att betona att det också är helt beroende av de dagliga insatser som görs av skolans många handledare. Bra handledare är nyckeln till en väl fungerande forskarutbildning. I de olika enkäter som genomförts bland våra doktorander framkommer det också tydligt att de problem som ibland uppstår under forskarutbildningen ofta beror på bristfällig handledning. Även om KTH:s riktlinjer och verktyg, såsom den individuella studieplanen (ISP), kan bidra till att skapa ett bra samarbete mellan doktorand och handledare så hänger mycket på den enskilda handledarens kompetens. Inte bara kunskapen inom det egna forskningsområdet utan också förmågan att handleda.

För att ytterligare stärka våra handledares kompetens kommer vi med start den 12 oktober att ha gemensamma sammankomster för skolans handledarkollegium. Alla handledare inom forskarutbildningen är inbjudna att delta. Jag hoppas givetvis på god uppslutning. Vid detta första tillfälle kommer vi att fokusera på våra regelverk, riktlinjer och normer, men också få information om vår handledarutbildning och insikter från genomförda doktorandenkäter. Till det påföljande mötet den 16 december kommer vi att bjuda in såväl handledare som doktorander för att diskutera samförfattande och författarskap, något som ibland kan vara problematiskt, inte minst i relationen mellan handledare och doktorand.

Ambitionen är att ha två möten per termin och jag ser fram emot att handledare och doktorander kommer med förslag på intressanta teman för dessa möten. Det kan röra sig om seminarier och workshops på relevanta teman som exempelvis arbetsmiljö och stress, akademisk effektivitet och publiceringsstrategier, men också hur vi sprider goda exempel och diskuterar olika problemsituationer som kan uppstå. Om det är något specifikt ämne du vill att vi tar upp som relaterar till handledning ser jag fram emot att höra av dig. Det finns oerhört mycket kunskap och färdigheter i ämnet på vår skola. Jag hoppas att vi med dessa möten kommer göra det lite lättare att sprida dessa till våra kollegor.

/Mats Magnusson, Forskarutbildningsansvarig på ITM-skolan

Strengthening the superheroes (the supervisors)

Next month, it’s time for The Conferment of doctoral degrees for KTH’s newly graduated doctors. Also this year, a considerable number of new doctors from the ITM school can celebrate their successes. The excellent outcome of our Third-Cycle Education is of course primarily a result of the doctoral students’ efforts, but it is important to emphasize that it is also entirely dependent on the daily efforts made by the school’s many supervisors. Skilled supervisors are critical to a well-functioning Third-Cycle Education. In the various surveys carried out among our doctoral students, it is also clear that the problems that sometimes arise during this period are caused by insufficient supervision. Although KTH’s guidelines and tools, such as ISP, can contribute to creating a good collaboration between doctoral students and supervisors, the competence of the individual supervisor is key. Not only the knowledge within one’s research area but also the ability to supervise.

In order to further strengthen the competence of our supervisors, we will have joint meetings for the school’s supervisory board, starting on October 12. All supervisors within Third-Cycle Education are invited to participate. I hope that many will show up. On this first occasion, we will focus on our regulations, guidelines and standards but also receive information about our supervisor training and insights from doctoral surveys. In the following meeting (December 16), we will invite both supervisors and doctoral students to discuss co-authorship and authorship, something that can sometimes be problematic, not least in the relationship between supervisor and doctoral student.

The ambition is to have two meetings per semester, and I look forward to supervisors and doctoral students contributing with suggestions for interesting themes for future meetings. This may involve seminars and workshops such as work environment and stress, academic efficiency and publication strategies, but also how we spread good examples and discuss various problem situations that may arise. If there is a specific topic, you would like us to cover that relates to supervisory I look forward to hearing from you. There is an enormous amount of knowledge and skills in this field at our school. I hope that with these meetings we will make it a little easier to spread the knowledge to our colleagues.

/Mats Magnusson, Director of Third-Cycle Education at the ITM School