KTH Logo

Longing for the whiteboard

In English further down

Med längtan tillbaka till whiteboarden

På väg tillbaka

Jag tror att vi alla ser fram emot en höst där vi förhoppningsvis kommer att kunna återgå till mer normala arbetsförhållanden. För många av oss har pandemin inneburit nya sätt att undervisa och mötas, och med det har vi idag lättare att bedöma för- och nackdelar med distansarbete. På längre sikt kommer pandemin säkert leda till att vi ändrar hur vi disponerar såväl vår arbetstid som de utrymmen vi har på campus för undervisning, möten och experiment.

Med de nya insikterna hoppas jag att vi alla kommer att hitta lämpliga kombinationer av olika arbetsformer för att bli mer effektiva och kreativa, samtidigt som vi har tid för alla andra delar av våra liv. Detta gäller inte minst för våra doktorander som tidvis upplever hög arbetsbelastning och som under pandemin ofta varit mer ensamma och isolerade än vanligt.

Att återfå tydligare rutiner i vardagen kan i många fall vara ett stöd för att hålla uppe motivation och arbetstempo. Men ännu viktigare är givetvis den sociala biten av arbetet, något många av oss saknat. Jag ser fram emot att kunna lösa enklare frågor om undervisning och forskning snabbt och smidigt på kontoret eller vid gemensamma fikapauser och luncher i stället för att boka ett zoommöte. Det ska också bli skönt att få dela idéer framför en fysisk whiteboard och inte bara genom virtuella post-its.

Under senhösten kommer vi förhoppningsvis kunna återuppta ITM:s årliga doktorandkonferens – IRL. Det finns ett stort behov av att träffas över organisations- och forskningsdisciplingränser, men givetvis bara om det kan anses säkert. Mer information om detta kommer när vi ser hur återgången till vardagen kommer att påverka smittspridningen i samhället. Jag håller tummarna för att vi ska kunna ses snart.

Individuella studieplaner

Jag vill även ta upp ett antal aktuella ämnen som berör vår forskarutbildning. Alldeles nyligen fick jag ta del av resultatet från en internrevision av ISP-systemet (system för individuella studieplaner). Där pekar man på en rad saker som kan förbättras. Bland annat är det tydligt att många av oss kan bli bättre på att både ta fram våra doktoranders första individuella studieplan och uppdatera dessa regelbundet. Vi skulle med relativt begränsade insatser också kunna förbättra den information som finns i studieplanerna.

Samtidigt har vi blivit påtagligt bättre på att använda ISP-systemet sedan det digitaliserades. Men – det digitala ISP-systemet har fortfarande sina brister vilket är en anledning till att det inte alltid används på förväntat sätt. ISP är emellertid viktigt för att göra fokus, förväntningar och ansvar tydliga. Systembristerna är inte en giltig ursäkt för att strunta i det. I stället vill jag uppmuntra både handledare och doktorander lämna förslag på hur systemet kan förbättras.

Internationella gäster

Ytterligare ett tecken på att livet återgår till det normala är att vi snart kan se fram emot att ha internationella kollegor på plats som gästforskare. Jag vill i sammanhanget passa på att påminna om att det är dags att utforma platser för CSC-stipendiater. Detta gäller både de CSC-doktorander som skrivs in på KTH, där det krävs viss medfinansiering, liksom kinesiska gästforskare och gästdoktorander som vill tillbringa en kortare tid på KTH och där det inte ställs krav på finansiering från KTH:s sida. Så snart pandemin klingat av hoppas jag att vi alla kan dra nytta av nya och mer flexibla arbetsformer. Ser fram emot ett ökat samarbete med internationella kollegor, både i form av fler inkommande forskare och att vi själva återigen kan besöka utländska lärosäten.

/ Mats Magnusson, Forskarutbildningsansvarig på ITM-skolan

Longing for the whiteboard

Returning to a more normal life

I think we’re all looking forward to an autumn where we hopefully can go back to more normal working conditions. For many of us, the pandemic has meant new ways of teaching and meeting.  Today it’s easier to assess the pros and cons of teleworking. In the longer term, the pandemic most certainly leads us to change how we dispose of our working hours and the spaces available on campus for teaching, meetings, and experiments.

With the new insights, I hope we’ll find suitable combinations and ways to work to become more efficient and creative, at the same time as we have time for other parts of our lives. This applies not least to our doctoral students who occasionally experience a high workload and who during the pandemic often have been more lonely and isolated than usual.

Regaining routines in everyday life can in many cases support motivation and work pace. But even more important is of course, the social part of the work, something many of us have missed. I look forward to solving simple questions about teaching and research quickly and easily in the office or during joint coffee breaks and lunches instead of having to book a zoom meeting. It will also be nice to share ideas in front of a physical whiteboard instead of using virtual post-its.

Individual study plans

In addition, I would like to address a number of current topics that concern our doctoral education. Recently, I saw the results of an internal audit of the ISP system (system for individual study plans). It points to a number of things that can be improved. Among other things, it is clear that we can improve both by developing our doctoral students’ first individual study plan and updating them regularly. With relatively limited efforts, we could also improve the information in the study plans.

On the other hand, we have become significantly better at using the ISP system since it was digitized. But – the digital ISP system still has its shortcomings, which is one reason why it is not always used as expected. However, ISPs are important for making focus, expectations and responsibilities clear. System deficiencies are not a valid excuse to ignore them. Instead, I want to encourage both supervisors and doctoral students to make suggestions on how the system can be improved.

International guests

Another sign that life is returning to normal is the fact we can look forward to having international colleagues on-site again as guest researchers. In this context, I would like to remind you that it is time to design positions for CSC fellows. This applies to the CSC doctoral students who enrol at KTH, where some co-financing is required, and to Chinese guest researchers and guest doctoral students who want to spend a shorter time at KTH and where there is no requirement for funding from KTH. As soon as the global spread of covid-19 subsides, I hope that we can benefit from new and more flexible work forms in terms of increased collaboration with international colleagues, more incoming researchers, and more frequent stays at foreign universities.

/ Mats Magnusson, Director of Third-Cycle Education at the ITM School

Photo: Kaleidico on Unsplash

Busy days when teachers wrap up the third pandemic semester

In English further down.

Dags att knyta ihop den tredje pandemiterminen

Nu börjar den andra vårterminen präglad av covid-19-pandemin lida mot sitt slut och jag är verkligen imponerad av allt som ITM-skolans medarbetare gjort för att säkerställa att våra studenter får den undervisning de behöver, trots de begränsningar vi tvingats till. Men efter sommaren och semestrarna ska vi påbörja och genomföra ett nytt läsår och jag hoppas att ni alla vet att i väntan på rektorsbeslut om hösten har grundutbildningsutskottet tagit fram ett planeringsunderlag. Detta planeringsunderlag har påverkats på kort sikt av pandemin och på längre sikt av KTH:s långsiktiga planer och visioner för utbildning. Detta beskrevs i ett mail som KTH:s undervisande personal fick av Leif Kari förra veckan, men för er som inte sett det kan ni läsa mer här:

Scenarier för KTH:s utbildningsverksamhet

ITM:s E-lärandegrupp

Eftersom dessa scenarier på olika sätt påverkar hur vi kan och bör genomföra våra kurser i höst vill jag passa på att återigen påminna om ITM:s E-lärandegrupp (amanuens-studenterna) som har i uppdrag att hjälpa oss med följande:

  • Stötta, assistera och guida i användandet av digitala undervisningsverktyg, exempelvis Canvas.
  • Introduktion och träning i verktyg som bidrar till en mer engagerad och interaktiv online undervisning, exempelvis lektioner i Zoom.
  • Hjälpa till att ta fram utbildningsmaterial för flippad undervisning.
  • Undersöka öppna frågor som kräver efterforskningar, exempelvis hur kommunikationen med studenter kan utvecklas.
  • Stötta vid skapandet av digitala examinationer.

Om du har en idé om hur och med vad ITM:s E-lärandegrupp kan hjälpa dig med, eller bara vill boka ett möte, kontakta dem direkt på deras adress itm-elearning@kth.se. Men eftersom amanuensgruppen består av både inhemska och internationella studenter, vänligen skriv till dem på engelska.

ITM:s E-lärandegrupp har genomfört flera olika workshops, till exempel fokuserade på samarbetsverktyg, interaktiv online undervisning och strukturering av canvas-sidor. Presentationer, andra dokument och kommande instruktionsvideor, som gruppen håller på att skapa, finns på en Canvassida som heter ITM E-learning. Skicka ett mejl om du är intresserad av att få tillgång till den.

Framtidens utbildning på KTH

Dessutom genomför utbildningsnämnden (UN) just nu ett flertal workshops om framtidens utbildning på KTH. Siktet är inställt på hur vår utbildningsstruktur bör se ut om tio år och att förändringsresan måste börja redan nu för att lyckas. Jag är UN:s representant i den arbetsgrupp som planerar och faciliterar dessa workshops och utredningen presenterades på KTH:s storträff den 27/5. Om ni missade detta kan ni läsa mer om detta i Leif Karis vice rektorsblogg eller se på storträffens presentationer som spelades in.

Leif Karis blogg: Nu tar vi rejäla kliv in i framtiden

Presentationer från Storträffen (KTH Social, som kräver inlogg)

KTH:s storträff den 27 maj

I övrigt var det mycket intressant som presenterades och diskuterades på KTH:s storträff. Bland annat fanns det rundabordsdiskussioner kring:

  • vett och etikett i zoom,
  • språkkunskaper bland doktorander,
  • externa intressenters engagemang i ingenjörsutbildningar,
  • bedömning av reell kompetens (validering),
  • genomströmning,
  • hållbar utveckling,
  • tillgänglighet och GDPR,
  • studentinflytande på doktorandnivå,
  • mottagningen av nya studenter,
  • studiemiljö och andra studiesocialafrågor,
  • KTH:s kvalitetssäkringssystem för utbildningar på alla nivåer,
  • blottlagda kvalitetsbrister i utbildningen i kvalitetsuppföljning 2021,
  • hur vi kan förebygga och avskräcka försök att vilseleda bedömning,
  • programöverskridande projektkurser med HU och JML,
  • experimentella lärandemiljöer,
  • livslångt lärande: uppdrag och nya förutsättningar,
  • breddad rekrytering och breddat deltagande,
  • examination som kan ersätta stora salstentor,
  • lärares arbetsbelastning under pandemin och tid för återhämtning.

Som sagt, mycket intressanta diskussioner och berikande kunskapsutbyten!

Kursutvärderningar och tentamensinformation

Avslutningsvis vill jag påminna er om att vi alla ska genomföra kursutvärderingar innan sommaren för de kurser vi genomfört under vårterminen. De färdigställda kursanalyserna ska sedan tillgängliggöras på sidan Kursens utveckling i Kurs- och programkatalogen.

Tid för kursvärdering och kursanalyser

Dessutom finns det uppdaterad information inför kommande tentamensperioder, med länkningar till nytt stödmaterial, t.ex. checklista inför examination i Canvas.

Inför tentamensperiod 4 och omtentor i juni och augusti

/ Anna Jerbrant, vice skolchef och grundutbildningansvarig på ITM-skolan

Busy days when teachers wrap up the third pandemic semester

Now the second spring semester marked by the covid-19 pandemic is reaching its end, and I am very impressed by everything that the ITM staff has done to ensure that our students get the education they need, despite the restrictions. But after the summer and the vacations, we will start and implement a new academic year, and I hope you all know that while waiting for the President’s decision about the autumn, the First and Second Cycle Education Committee (GU) has produced a planning document. This planning document has been affected by the pandemic in the short term and KTH’s long-term plans and visions for education. The scenarios were described in an e-mail that KTH’s teaching staff received from Leif Kari last week, but for those of you who have not seen it, you can read more here:

Scenarios for KTH’s educational activities

ITM’s E-learning group

Since these scenarios affect how we can and should carry out our courses this autumn, I would like to take the opportunity to remind you of ITM’s E-learning group (the amanuenses  students) who help us with the following:

  • Support, assist and guide in the use of digital teaching tools, such as Canvas.
  • Introduction and training on tools to increase engagement and collaboration during online teaching, for instance lectures in zoom.
  • Contribute on the production of education materials for flipped education.
  • Investigate open questions that require some research, for example how to improve communication with students.
  • Support with creating digital examinations.

If you have an idea on how and with what the ITM E-learning team can help you with, or just wants to book a 1-to-1 meeting, contact them directly through itm-elearning@kth.se. But, since the amanuenses group is made up of both domestic and international students, please write to them in English.

ITM’s E-learning group has conducted several workshops. For example, focused on collaboration tools, interactive online teaching, and structuring of Canvas pages. Presentations, other documents, and upcoming tutorials that the group is creating can be found on a Canvas page called ITM E-learning. Send an e-mail if you are interested in accessing it.

The future education at KTH

In addition, the Board of Education (UN) is currently conducting several workshops on future education at KTH. The focus is on what our educational structure should look like in ten years and that the journey of change must begin right now to succeed. I am the UN’s representative in the working group that plans and facilitates these workshops, and the investigation was presented at KTH’s Storgruppsmöte on May 27. If you missed this, you can read more about it in Leif Kari’s Vice President’s blog or look at the recorded Stormöte presentations.

Leif Kari’s blog: We are taking giant strides into the future

Presentations from Storträff (KTH Social, log in needed)

KTH’s Storträff on May 27

Many interesting topics were presented and discussed at KTH’s Storträff. Among other things, there were round table discussions about:

  • common sense and etiquette in Zoom,
  • language skills among doctoral students,
  • involvement of external stakeholders in engineering education,
  • assessment of real competence (validation),
  • throughput,
  • sustainable development,
  • accessibility and GDPR,
  • student influence at doctoral level,
  • the reception of new students,
  • study environment and other study social issues,
  • KTH’s quality assurance system for education at all levels,
  • revealed quality deficiencies in the education in quality follow-up 2021,
  • how we can prevent and discourage attempts to mislead in assessment,
  • program-wide project courses with sustainable development and JML,
  • experimental learning environments,
  • lifelong learning: assignments and new conditions,
  • broadened recruitment and broadened participation,
  • examinations that can replace proctored campus exams,
  • teachers’ workload during the pandemic and recovery time.

That said very interesting discussions and enriching knowledge sharing!

Course evaluations and examination information

Finally, I would like to remind you that all of us must carry out course evaluations before the summer for the courses we have completed during the spring semester. The completed course analyses must then be published on the Course Development page in the Course and Program Catalog.

Time for course evaluation and course analysis

In addition, there is updated information for future exam periods, with links to new support material, e.g., checklist for examination in Canvas.

About exam period P4 and re-exams in June and August 2021

/ Anna Jerbrant, Deputy Head of School and Director of First and Second Cycle Education at the ITM School

 

 

 

 

Countdown to return to campus

In English further down.

Nedräkning till återgång till campus

Nu närmar det sig! Jag ska förhoppningsvis få komma tillbaka till min arbetsplats i höst och träffa mina kollegor ”live” igen. Som jag har väntat och saknat den gemenskap som jag har haft tillgång till under alla år utan att ifrågasätta. I min ålder har jag ju redan fått den första vaccinsprutan och första frågan jag fick var; vilken sort fick du? På något sätt har vi lyckats skapa oss en bild över vad som är bra och vad som är dåligt… livets lotteri!

KTH har nu tagit fram ett material angående återgången till arbetsplatsen: ”Inventering av faktorer som kan smidiggöra återgång till campusförlagt arbete”. Samtliga chefer har erhållit stödmaterial och länkar på intranätet för att genomföra en digital arbetsplatsträff (APT), för att förbereda arbetsgruppen och samtidigt fånga upp förväntningar och behov på individ-, grupp och verksamhetsnivå. Ledningsgruppen inom stödverksamheten genomförde denna övning; vi använde oss av de digitala systemen Zoom och Mentimeter. Det var många kloka synpunkter som kom fram och dessutom fick vi tillfälle att diskutera de frågor som vi alla ställt oss, allt eftersom veckor och månader med distansarbete har gått. Vi bjöd dessutom på ett och annat skratt! Väl värt avsatt tid! Vi konstaterade att vi behöver en ordentlig kick-off när vi återvänder för att gemensamt med våra kollegor diskutera vad som framkom i inventeringen kopplat till återgång i arbetet.

Ledarforum börjar nu ta fart, det finns en agenda för fortsatta diskussioner under våren. I förra veckan bjöds samtliga chefer in för att diskutera och bli informerade om vad som gäller angående bisysslor. Detta är också en informationspunkt som ska ner till samtliga medarbetare genom arbetsplatsträffar. Konstateras kan, att det är snårigt och inte alltid lätt att tolka vad som gäller. Här får vi ta stöd av våra jurister på KTH.

I ITM:s film om bisysslor får du veta det viktigaste.

Vi tar gärna mot förslag på frågor som bör lyftas i Ledarforum. Vad behöver vi diskutera gemensamt? Vad behöver förtydligas kopplat till de frågor vi gemensamt har som chefer? Vilken feedback får vi vid arbetsplatsträffarna? Hur ska vi ta oss an dessa frågor framöver? Om du har idéer och förslag, kontakta gärna Anna Blendow som från och med årsskiftet är ansvarig för att driva arbetet i skolans ledarforum.

/ Christina Carlsson, Administrativ Chef på ITM

Countdown to return to campus

Now it is getting close! I will hopefully be able to come back to my office this autumn and meet my colleagues “live” again. I have longed for and missed the community I have had access to over the years without question. At my age, I have already received the first vaccine dose, and one of the first questions I got was: what kind did you get? Somehow we have managed to create an image of what is good and what is bad… life’s lottery!

KTH has now produced material about returning to the workplace: “Inventory of factors that can facilitate return to campus work.” All managers have received support materials and links on the intranet to conduct a digital workplace meeting (APT) to prepare the working group and at the same time gather expectations and needs at an individual, group, and operational level. The management team in the support business carried out this exercise; we used the digital systems Zoom & Mentimeter. There were many wise views that came up, and in addition, we had the opportunity to discuss the questions that we all asked ourselves during the weeks and months with remote work. We also offered one or two laughs! Well worth the time! We stated that we need a proper kick-off when we return to discuss with our colleagues what emerged in the inventory linked to a return to work.

Ledarforum (leader forum) is now speeding up, and there is a plan for further discussions in the spring. Last week, all managers were invited to discuss and be informed about what applies regarding sideline occupations. This is also an information point that should reach down to all employees through workplace meetings. It can be stated that it is difficult and not always easy to interpret what applies. Here we get support from our lawyers at KTH.

In ITM’s video about sideline occupations, you can learn the essentials.

We welcome suggestions on issues that should be raised in Ledarforum. What do we need to discuss together? What needs to be clarified linked to the issues we have in common as managers? What feedback do we get at the workplace meetings, and how should we address these issues in the future? If you have ideas and suggestions, please contact Anna Blendow, who from the turn of the year is responsible for running the work in the school’s Ledarforum.

/ Christina Carlsson, Head of Administration at ITM

 

Docents, important people in the PhD education

Docent is a title, which enables a person to act as a main supervisor for a PhD student. It should be noted that it is only a title and it does not influence the employment of a person. Thus, this enables external people to apply for becoming a Docent. This is a good way for us at ITM and KTH to build strong collaborations with, for example, institutes. We already know that we have many external PhD students today and for example at institutes. If we build up an improved supervision knowledge at the institute the external PhD student can get an improved supervision on the site where they are active, as a complement to the supervision from the KTH supervisor.

The procedure for becoming a Docent has changed from January 1, 2018. Similar to before, the scientific qualifications are judged by an external expert. Thereafter, the Docent Committee’s task is to judge the pedagogical aspects of the person. The committee consists of a chair person, two teacher representatives and one student representative. The latter is selected by the KTH student organization THS, but is most commonly the elective student representative for each doctoral program. Finally, if the Docent title is granted a diploma is presented at a seminar where the candidate gives a lecture.

Currently, we have a dozen of Docent applications that are in progress at ITM.  If you wish to learn more about a Docent seminar you have a chance on February 14 at 14.00. Lei Feng will give his Docent lecture and receive his Docent diploma in room B242 at Brinellvägen 83.

I also wish to inform you that Professor Natalia Skorodumova has become a new member of the ITM team this year. She will be the vice chairperson in the recruitment committee for hiring of faculty as well as for the Docent committee.

Finally, I wish to say that it is nice that the days are getting longer week by week. For me the need for day light seems to increase in importance as the year goes by. Is this a sign of that I am getting old or simply a craving for the D vitamin from the sun?

/Pär Jönsson, Vice Head of School

Information from the Administration

Harassment

With the “metoo movement”, there should no longer be any doubts that sexual harassment occurs in all types of organisation and that there is an organisational issue.

At KTH, a case management system is currently under development. KTH intends to implement a major knowledge enhancement initiative on sexual harassment as part of its gender integration effort.

Education

The examination period is coming to an end for period 1. Exams have been held, exam papers scanned, and grade registration in LADOK is underway. We are now preparing for the re-examination period in December and exam period 2 at the beginning of January.

Financial news

The school is bringing in an additional resource in connection with EU accounting. It is mainly within the EU that external funds are increasing, and this requires specific skills and experience to maintain quality in the accounting area.

Plan Edit

The school has acquired a planning tool for all the organisation’s resources, teachers, classes, subjects, groups, etc. This will give us an opportunity to obtain an overview of planned and used resources. The purpose is mainly to be able to use this in a work environment perspective. What does our employees’ work situation really look like?

Plan Edit allows real-time monitoring of scheduled resources, which gives a comprehensive overview of budgeted and used resources. The school has decided to test-run Plan Edit for 2018/19. The school will then conduct a follow-up/analysis.

Sincerely,

Christina Carlsson, Head of Administration