KTH Logo

If the wallet is empty, it is empty

Photo: Emil Kalibradov on Unsplash

In English further down.

Är portmonnän tom så är den tom

Ekonomi i balans, det är nog de allra flesta av oss drillade i sedan barnsben. Om det var tomt i portmonnän fanns det heller inget att handla för. När jag ändå försökte få en slant extra och vädjade med orden, ”om bara”… eller ”men …,” då sa pappa alltid: ”Tänk om dessa två ord inte fanns hur skulle du då lösa det hela?”

Just nu arbetar vi på ITM-skolan med att få ekonomin i balans. Nu rör det sig inte om en portmonnä utan belopp som jag som barn inte kunde drömma om, inte ens när man spelade monopol. Jag är uppväxt i en arbetarfamilj, där pappa var guldsmed och mamma var hemma och tog hand om våra liv, skulle man kunna säga. Mamma stod för all markservice, vi var väl omhändertagna men gott om slantar var det inte. Därför har jag fått lära mig vara ekonomisk.

På ITM arbetar vi intensivt med att ta fram siffror, statistik och data kopplat till utbildning, forskning, lokaler, infrastruktur med mera. Många är engagerade och kärn- och stödverksamheten arbetar tillsammans med detta. Men när vi diskuterar ekonomin inom skolan faller vi då och då tillbaka till just de där två orden: ”om bara” och ”men”. Vi har också ett tredje uttryck numera: ”kanske rektor kan…”  Naturligtvis hamnar vi där när vi känner oss lite hjälplösa och inte riktigt vet hur vi ska hantera situationen. Vi har redan sagt upp lokaler för ca 13Mkr årligen, men tyvärr räcker inte det för att vända skutan – även om vi är på god väg. Hur löser vi detta utan ”om bara; men och rektorn kanske kan…”?

Förslag på handlingsplaner finns och dessa ska diskuteras på skolans ledningsinternat 19-20 juni.

Som alltid måste även stödverksamheten följa övrig verksamhet. När institutionerna såg till att dra ner på lokalytorna var det lika självklart att stödverksamheten gjorde detsamma. Nu när institutionerna ser över vad som kan göras för att bli mer kostnadseffektiva, kommer vi inom stödet att se över hur vi kan bidra till detta. Hur det ska gå till är inga självklarheter, då hade vi redan gjort det. Vi måste tillsammans inom stödverksamheten se över hur vi kan blir mer kostnadseffektiva utan att det påverkar vad vi levererar. Som alltid kommer vi att lösa det tillsammans. Det är inte första gången vi ska tänka nytt eller ställa om. Och vi ska akta oss för ”om bara”, ”men” och ”rektorn kanske kan…”.  Den goda viljan finns, det visar ni alla dagar i veckan det är ett privilegium att vara avdelningschef för VS ITM tack vare er.

Studenttårta
Foto: Haga Tårtkompani och Bageri

I skrivande stund sitter jag med balkongdörren öppen, solen gassar, Mälaren glittrar och jag hör musik och skrik – det är studentutsläpp! Kanske några av dem fortsätter från flaket till nollning på KTH i höst.

Med andra ord – det är sommarlov! Men vi får avvakta några veckor till semestrarna. När den väl är här, så önskar jag er alla en riktigt skön sommar.

/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan

 

If the wallet is empty, it is empty

Balanced finances – the vast majority of us learned this as children. If the wallet was empty, there were no means to shop for. When I tried to get an extra penny and pleaded with the words “if only”… or “but …,” Dad always said: “Imagine if these two words didn’t exist, how would you solve the problem?”

Currently, the ITM school is working to get the finances in balance. It’s not about a purse anymore; the amount of money we are talking about I couldn’t even dream of as a child, not even when playing Monopoly. I grew up in a working-class family, where my father was a goldsmith, and my mother was at home taking care of our lives, you could say. Mum took care of the essential services, and we were well taken care of, but there wasn’t an abundance of money. Therefore, I have had to learn to be economical.

At ITM, we work intensively on finding statistics, figures, and data linked to education, research, premises, infrastructure, etc. We are all committed, and the core business and support services work together with this. But when we discuss finances within the school, we occasionally fall back on just those words: “if only” and “but.” These days we have a third expression: “Maybe the President can…” Of course, this happens when we feel somewhat helpless and don’t know how to handle the situation. We have already gotten rid of premises for approx. SEK 13 million annually, but unfortunately, it is not enough to turn the tide – even if we are on the right track. How do we solve this without “if only, but maybe the principal can…”?

Proposals for action plans are available and will be discussed at the school’s management conference on June 19-20.

As always, support services must follow its core business. When the departments reduced their premises, the support services did the same. Now that the departments are reviewing what can be done to become more cost-effective, the support services will review how to contribute. Still, we don’t know how, then we would have already done it. Together we must analyze how to be more cost-effective without affecting what we deliver. As always, we will work it out. It’s not the first time we’ve had to rethink or change. And we must beware of “if only,” “but,” and “maybe the President can…”. The good intentions are there; you all show it every day of the week; thanks to you, it is a privilege to be the head of VS ITM.

Studenttårta
Image: Haga Tårtkompani och Bageri

While writing this, I’m sitting with the balcony door open, the sun is shining, Lake Mälaren is sparkling, and I hear music and loud voices – it’s students celebrating! Maybe some will continue from the truck beds to “nollningen” at KTH this autumn. In other words – it’s summer! But we have to wait a few weeks until vacation time. Once it’s here, I wish you all a lovely summer.

/Christina, Head of the Administration at the ITM School

Strengthening the superheroes (the supervisors)

Photo by TK on Unsplash.

In English further down.

Nu stärker vi våra hjältar (handledarna)

Nästa månad är det återigen dags för promovering av KTH:s nyutexaminerade doktorer. Även i år är det ett ansenligt antal nya doktorer från ITM-skolan som kan fira sina framgångar. Det goda utfallet för vår forskarutbildning är givetvis främst ett resultat av doktorandernas ansträngningar, men det är viktigt att betona att det också är helt beroende av de dagliga insatser som görs av skolans många handledare. Bra handledare är nyckeln till en väl fungerande forskarutbildning. I de olika enkäter som genomförts bland våra doktorander framkommer det också tydligt att de problem som ibland uppstår under forskarutbildningen ofta beror på bristfällig handledning. Även om KTH:s riktlinjer och verktyg, såsom den individuella studieplanen (ISP), kan bidra till att skapa ett bra samarbete mellan doktorand och handledare så hänger mycket på den enskilda handledarens kompetens. Inte bara kunskapen inom det egna forskningsområdet utan också förmågan att handleda.

För att ytterligare stärka våra handledares kompetens kommer vi med start den 12 oktober att ha gemensamma sammankomster för skolans handledarkollegium. Alla handledare inom forskarutbildningen är inbjudna att delta. Jag hoppas givetvis på god uppslutning. Vid detta första tillfälle kommer vi att fokusera på våra regelverk, riktlinjer och normer, men också få information om vår handledarutbildning och insikter från genomförda doktorandenkäter. Till det påföljande mötet den 16 december kommer vi att bjuda in såväl handledare som doktorander för att diskutera samförfattande och författarskap, något som ibland kan vara problematiskt, inte minst i relationen mellan handledare och doktorand.

Ambitionen är att ha två möten per termin och jag ser fram emot att handledare och doktorander kommer med förslag på intressanta teman för dessa möten. Det kan röra sig om seminarier och workshops på relevanta teman som exempelvis arbetsmiljö och stress, akademisk effektivitet och publiceringsstrategier, men också hur vi sprider goda exempel och diskuterar olika problemsituationer som kan uppstå. Om det är något specifikt ämne du vill att vi tar upp som relaterar till handledning ser jag fram emot att höra av dig. Det finns oerhört mycket kunskap och färdigheter i ämnet på vår skola. Jag hoppas att vi med dessa möten kommer göra det lite lättare att sprida dessa till våra kollegor.

/Mats Magnusson, Forskarutbildningsansvarig på ITM-skolan

Strengthening the superheroes (the supervisors)

Next month, it’s time for The Conferment of doctoral degrees for KTH’s newly graduated doctors. Also this year, a considerable number of new doctors from the ITM school can celebrate their successes. The excellent outcome of our Third-Cycle Education is of course primarily a result of the doctoral students’ efforts, but it is important to emphasize that it is also entirely dependent on the daily efforts made by the school’s many supervisors. Skilled supervisors are critical to a well-functioning Third-Cycle Education. In the various surveys carried out among our doctoral students, it is also clear that the problems that sometimes arise during this period are caused by insufficient supervision. Although KTH’s guidelines and tools, such as ISP, can contribute to creating a good collaboration between doctoral students and supervisors, the competence of the individual supervisor is key. Not only the knowledge within one’s research area but also the ability to supervise.

In order to further strengthen the competence of our supervisors, we will have joint meetings for the school’s supervisory board, starting on October 12. All supervisors within Third-Cycle Education are invited to participate. I hope that many will show up. On this first occasion, we will focus on our regulations, guidelines and standards but also receive information about our supervisor training and insights from doctoral surveys. In the following meeting (December 16), we will invite both supervisors and doctoral students to discuss co-authorship and authorship, something that can sometimes be problematic, not least in the relationship between supervisor and doctoral student.

The ambition is to have two meetings per semester, and I look forward to supervisors and doctoral students contributing with suggestions for interesting themes for future meetings. This may involve seminars and workshops such as work environment and stress, academic efficiency and publication strategies, but also how we spread good examples and discuss various problem situations that may arise. If there is a specific topic, you would like us to cover that relates to supervisory I look forward to hearing from you. There is an enormous amount of knowledge and skills in this field at our school. I hope that with these meetings we will make it a little easier to spread the knowledge to our colleagues.

/Mats Magnusson, Director of Third-Cycle Education at the ITM School

Tickets sold out for Kerstin’s performance

In English further down.

Stor uppslutning när universitetsdirektören pratade samgående

Förra veckan hade ITM:s verksamhetsstöd besök av Kerstin Jacobsson, vår universitetsdirektör. Det var en fullsatt sal, samtliga biljetter var utsålda till det efterlängtade besöket.

Ett av Kerstins budskap var: ”Under hösten kommer vi att göra olika vägval som innebär att vi bland annat förbättrar bland annat systemutveckling och digitala tjänster”. Musik i våra öron! Kerstin beskrev också vår gemensamma fortsatta utvecklingsresa som egentligen formellt påbörjas den 1 januari 2023. Ledorden kan vi sammanfatta till: samordnat, tillgängligt, verksamhetsnära,  kostnadseffektivt, bibehållen kvalité, långsiktigt hållbart.

När jag efter detta event har rört mig ute i stödverksamheten får jag höra att ”det känns mycket bättre nu när vi hört Kerstins prata. Hon imponerade, var saklig, förklarade på ett enkelt vis, och stod med båda fötterna på jorden”. Så jag konstaterar bara att det är viktigt att vi kontinuerligt träffas och delar den information som framkommer allt eftersom arbetet pågår. Tack Kerstin för detta!

Även om den nya organisationen träder i kraft först till nyår är det fullt av aktiviteter kopplade till samgåendet. Som ni nog redan vet arbetar jag och Susanne Odung tillsammans inom ekonomiområdet. Vi har bland annat besökt samtliga skolors och GVS’ ekonomer och genomfört en workshop kring de utvecklingsbehov vi ser, men också för att snabbt försöka plocka de löst hängande frukterna.

Besöken ute på ekonomienheterna var mycket givande. Vi är rätt överens om vad som behöver förbättras i stort och i smått. Diskussionerna har präglats av stort engagemang och högt i tak. Det är ett stort gäng ekonomer som ser fram mot att få vara en del av denna förändringsresa.

Så här glada var vi när vi avslutade workshopen med ITM-skolans ekonomer.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vi konstaterade dessutom att det känns bra att vi har fram till 2026 på oss, det finns en hel del att utveckla och förbättra.

Parallellt med detta planerar vi den workshop samtliga skolchefer, prefekter och administrativa chefer ska delta i. Här ska vi diskutera vilket behov av ekonomistöd KTH:s institutioner har. Tanken är att vi därefter ska kunna matcha stödet ut mot kärnverksamheten. Det känns både roligt och utmanande att få vara en del av detta förändringsarbete för KTH:s bästa.

/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan

Tickets sold out for Kerstin’s performance

Last week, ITM’s administration had a visit from Kerstin Jacobsson, our university director. It was a packed hall; all tickets were sold out for the long-awaited visit.

One of Kerstin’s messages was: “During the autumn, we will make different choices which mean that we will, among other things, improve system development and digital services”. Music to our ears! Kerstin also described our joint continued development journey, which actually formally begins on January 1, 2023. We can summarize the keywords as coordinated, accessible, close to operations, cost-effective, maintained quality, and long-term sustainable.

After this event, people keep telling me that “it feels much better now that we have heard Kerstin’s talk. She impressed, explained simply, was factual and down to earth”. So I just state that it is important that we meet continuously and share the information that emerges as the work progresses. Thank you, Kerstin, for this!

Even if the new organization does not come into effect until the new year, plenty of activities are already linked to the merger. As you probably already know, Susanne Odung and I work together in the financial field. Among other things, we have visited all the schools’ and GVS’ financial officers and conducted a workshop on the development needs we see. We also have tried to identify low-hanging fruits.

The visits to the financial units were enriching. We quite agree on what needs to be improved, big and small. The discussions have been characterized by great commitment and an open atmosphere. A large group of financial employees are looking forward to being part of this journey of change.

Group picture of about 20 people in lecture hall.
ITM’s financial team after the finished workshop.

We also noted that it feels good to have time until 2026; there is a lot to develop and improve.

In parallel with this, we are planning the workshop for all heads of schools, heads of departments and administrative heads. Here we will discuss what financial support KTH’s departments need. The idea is then to match the support services to the core business. It feels both fun and challenging to be part of this change management for KTH’s good.

/Christina Carlsson, Head of Administration at the ITM School

Focusing on Future Education

Photo: Unsplash

In English further down.

Med sikte på Framtidens utbildning

Rektor Sigbritt Karlssons senaste blogginlägg ”KTH kopplar helhetsgrepp om framtidens utbildning” fokuserar på vikten och behovet av kontinuerlig utveckling av våra utbildningar. I bloggen berättar hon att KTH sedan ett år tillbaka arbetar med Framtidens utbildning – ett ramverk för hur vi kan och vill utveckla vår utbildning; 13 bärande principer ska ta utbildningen till nästa nivå. Ursprunget till detta är att rektor under förra året gav ett uppdrag till vicerektorerna för utbildning och digitalisering att samordna en kartläggning kring framtidens lärande och lärmiljöer.

Teknikutveckling och komplexa samhällsutmaningar i grunden

Bakgrunden är att KTH, för att fortsätta vara ett ledande universitet, behöver stärka och vidareutveckla sin utbildning för att möta utmaningar som bland annat har att göra med att den tekniska utvecklingstakten och den ökande komplexiteten i de samhällsutmaningar som behöver lösas. Många utmaningar kräver tvärvetenskaplig kunskap och kompetens och digitaliseringen med nya tekniker ger möjligheter att bedriva utbildningen med nya arbetssätt. Detta arbete har och är jag väldigt involverad i, eftersom jag sedan juli 2019 är en av utbildningsnämndens ledamöter. Utbildningsnämnden, som är KTH:s organ för beredning av strategiska utbildningsfrågor blev en naturlig bas för arbetet med Framtidens utbildning.

Ett ramverk för hela KTH

En första avrapportering från utbildningsnämnden skedde under sommaren 2021. Arbetet utökades då och har fortgått sedan dess. Nu under VT22 sker ett omfattande förankringsarbete som innebär att ett föreslaget ramverk och dess 13 principer diskuteras i flera olika forum (tex skolkollegierna, centrala samverkansgruppen, GU/UU/FU, skolornas ledningsgrupper och kvalitetsråd), för att ge så många som möjligt tillfälle att diskutera hur principer och ramverk kan tolkas och hur formuleringar kan förbättras innan vi påbörjar förändringsarbetet. Ramverket är tänkt att ge en riktning för hela KTH:s utveckling, men samtidigt tillåta autonomi för oss att anpassa oss till våra förutsättningar.

Lärarträffar välkomnas

Under förankringsprocessen har ITM:s ledningsgrupp, kvalitetsråd samt PA och studierektorer haft möjlighet att få veta mer samt diskutera ramverket och principerna. Dock skulle jag som GA gärna delta i varje institutions lärarträff (om ni har någon inbokad i närtid, hör av er). ITM har många goda exempel på relevant och högkvalitativ undervisning och många engagerade lärare, studenter och administrativ personal vars kunskap behövs för att göra våra utbildningar ännu bättre. Vi kan stödja rektor i målet att:

”Lagom till KTH:s 200-årsjubileum 2027 kommer detta rejäla omtag märkas i sin helhet för de studenter, lärare, forskare och även administratörer som då trampar runt på våra campus. Redan nu tar KTH olika steg på vägen och förändringar kommer genomföras successivt.”

/Anna Jerbrant, vice skolchef och grundutbildningsansvarig på ITM-skolan

Focusing on Future Education

President Sigbritt Karlsson’s latest blog titled “KTH’s holistic approach to future education” focuses on the importance of, and need for, continuous development of our education. In the blog, she talks about “Future Education” – a framework that KTH has been working on for a year, regarding how to develop our education that KTH. 13 guiding principles will take education to the next level. The origin of this is that last year Sigbritt gave an assignment to the Vice Presidents for Education and Digitization to map future learning and learning environments.

Underlying technology development and complex societal challenges

The background is that KTH, to continue to be a leading university, needs to strengthen and further develop its education to meet challenges that have to do with the technological development pace and the increasing complexity of societal challenges. Many challenges require interdisciplinary knowledge and competence, and digitization provides opportunities to conduct education with new working methods. I’m very involved in this work since I have been a member of the board of education since July 2019. The Board of Education, which is KTH’s body for preparing strategic educational issues, became a natural basis for the work with Future Education.

A framework for the entire KTH

The first report from the Board of Education occurred during the summer of 2021. The work was then expanded and has continued since then. Now during spring 2022, extensive anchoring work takes place, which means that a proposed framework and its 13 principles are discussed in several different forums (School assemblies, Central collaboration group, Directors of First- and Second-cycle Education / Contract education /Directors of Third-cycle Education, Schools’ Management Groups and Quality Councils), to give as many as possible the opportunity to discuss how principles and frameworks can be interpreted and how formulations can be improved before we begin the work of change. The framework is intended to provide a direction for the entire development of KTH, but at the same time allow autonomy for us to adapt to our conditions.

Teacher meetings are welcome

During the anchoring process, ITM’s Management Team, Quality Council, Programme Managers and Directors of Study have had the opportunity to learn more and discuss the framework and principles. However, as the Director of First- and Second-cycle Education, I would like to participate in each department’s teacher conference (if you have one booked soon, get in touch). ITM has many good examples of relevant and high-quality teaching and committed teachers, students, and administrative staff whose knowledge is needed to improve our education. We can support the President in the goal of: 

“Fittingly in time to mark the bicentenary of KTH in 2027, this substantial revamp as a whole will be very apparent to students, teachers, researchers and even administration staff as they make their way around our campuses. Already today, KTH has taken various steps along this path and changes will be implemented gradually.

/Anna Jerbrant, Deputy Head of School & Director of First and Second Cycle Education

 

Is the unexpected presence of northern light a sign of a brighter future?

Foto: Anna Larsson, mitti.se

In English further down.

Är det oväntade norrskenet ett tecken på en ljusare framtid?

Kära kollegor,

Jag hoppas att du har kopplat av från jobbet och kunnat njuta av julledigheten med dina närmaste vänner och familj.

Nu, i inledningen av 2022, är vi fortfarande i en situation som innebär begräsningar, både i samhället och på KTH. Det påverkar våra möjligheter att utföra vårt arbete på ett ”normalt” sätt. Det viktigaste nu är att hålla oss uppdaterade om situationen och sedan tillsammans med din närmaste chef planera arbetsaktiviteterna. Jag vill påminna om att den senaste informationen om covid-19 presenteras på denna länk:

Information från KTH gällande covid-19

ITM:s ledningsgrupp har startat året med ett digitalt möte för att planera årets aktiviteter. Vi följer ”KTH:s årshjul”, som har olika aktiviteter inplanerade under året. På mötet fokuserade vi på hur vi sätter deadlines och väljer ansvariga personer för olika aktiviteter som behöver genomföras under 2022 enligt den aktivitetsplan som vi får av rektor Sigbritt Karlsson. Bland de många  hållpunkterna i denna vill jag nämna några. Som ni vet har resultaten från RAE-utvärderingen lämnats till institutionerna. Utifrån denna information får varje institution i uppdrag att göra en plan för den framtida forskningsverksamheten. Planen ska lämnas in till rektor senast den 30 september. Dessutom har vi inom utbildningsområdet fått i uppdrag att vidareutveckla ”livslångt lärande” samt fortsätta arbetet med att implementera digitala lärandeaktiviteter som en del i våra kurser.

Jag vill också nämna att vi under 2022 givetvis kommer att arbeta vidare med genusaspekter. Här vill jag tacka Annika Borgenstam för hennes ambitiösa arbete under de senaste åren där hon lett arbetet med att skapa lokala och ITM-övergripande grupper för att arbeta med dessa aspekter. Jag vill även välkomna nya JMLA – Martin Edin Grimheden – som kommer att fortsätta detta arbete under 2022. Ni kommer att höra mer från honom och hans ambitioner framöver.

Till sist hoppas jag att många av er fick upplevda norrskenet Aurora Borealis för ett par dagar sedan. Detta är väldigt ovanligt här i Stockholmsregionen. Kan det vara ett tecken på att en ljusare framtid är på väg? Under de år jag bodde i Luleå upplevde jag detta fantastiska fenomen många gånger. Det är en hisnande sak att se ljusen och att höra bruset från gnistorna. För er som missat detta fenomen finns några bilder på följande hemsida:

Magiskt norrsken över Stockholm (mitti.se)

Ni som vill vara förberedda nästa gång det kan hända kan följa exempelvis denna hemsida:

Aurora-service.eu

/Pär Jönsson, ITM:s skolchef

Is the unexpected presence of northern light a sign of a brighter future?

Dear colleagues,

I hope that you have relaxed from work and enjoyed the holiday with your closest friends and family.

During the start of 2022, we have still experienced a situation where we have some restrictions in society and at KTH. This has and is influencing our possibilities to carry out our work in a “normal” manner. However, the most important thing in a situation like this is to keep ourselves updated on the situation and then together with your closest manager plan the work activities. I want to remind you that the latest covid-19 information is presented on this link:

Information from KTH regarding COVID-19

The ITM Management Group has started the year with a digital meeting to plan for activities that will occur during the year. Here, we follow the “KTH årshjul”, which shows that different activities will take place during different times of the year. This particular meeting focused on how we can set deadlines and select responsible people for different activities that we need to carry out during 2022 according to the Activity Plan which we receive from President Sigbritt Karlsson. Among the many activities, I wish to mention a few. As you know, the RAE evaluation results have been given to the departments. Based on this information, each department is given the task to make a plan for future research activities. This needs to be handed to the President by September 30. In addition, within the education area, we have been given the task to further develop “life-long learning” activities as well as continue the work to implement digital learning activities as part of our courses.

I also want to mention that during 2022 we will, of course, continue to work on gender aspects. Here, I wish to thank Annika Borgenstam for her very active work during the last years where she has led the development of creating local ITM groups to work with these aspects. I also wish to welcome the new JMLA Martin Edin Grimheden, who will continue this work in 2022. You will soon hear more from him regarding his ambitions.

Finally, I hope that some of you experienced the northern lights, Aurora Borealis, a couple of days ago. This is very unusual here in the Stockholm region, which may be a sign that a brighter future is coming? However, when I lived in the northern town Luleå I experienced this fantastic phenomenon many times. It is a breathtaking thing to see the lights and to hear the noise from the sparks. Those of you who missed this phenomenon can, for example, find some pictures at the following website:

Magiskt norrsken över Stockholm (mitti.se)

For those of you that missed the northern lights, but strongly wants to experience them, can follow a website as, for example, the following to be able to track when it will occur again:

Aurora-service.eu

/Pär Jönsson, Head of the ITM School