KTH Logo

What will be our role when the faculty takes the helm?

In English further down.

Vad blir vår roll när kollegiet tar över rodret?

Jag är nyss hemkommen från internat tillsammans med mina motsvarigheter på de andra skolorna samt Fredrik Oldsjö och Åsa Gustafson från ledningskansliet. På agendan stod verksamhetsstödets roll när KTH inför skolnämnder. KTH har kommit att bli ett lärosäte med utpräglad linjestyrning, vilket har lett till upplevelsen att det akademiska medborgarskapet har minskat. Vissa har känt att beslut saknat bred förankring. Som verksam inom verksamhetsstödet har jag nog inte riktigt sett och upplevt den förändring som skett under tid, man blir helt enkelt lite hemmablind. Men nu är det dags att inrätta skolnämnder, en på varje skola.

Frågan under internatet var: Hur ska vi inom stödverksamheten kunna möta förväntningarna från de nya skolnämnderna? Hur ska vi kunna ge relevant support? Ska samtliga skolnämnder kunna förvänta sig ett enhetligt stöd? Och: Hur skulle detta stöd kunna utformas?

Jag minns mina första år på KTH då prefekten på INDEK sa: ”Carlsson! Du måste skilja på innehåll och form!” Då och då tänker jag på detta, trots att det förmodligen gått 30 år sedan dess. Som nu under internatet: det slog mig att innehållet arbetar vi med dagligen i olika sammanhang och organisatoriska nivåer. Det är formen för hur vi hanterar de dagliga uppgifterna inom verksamhetsstödet som kommer att behöva en ny form. Vi på skolorna har inte traditionen av att arbeta så förvaltningsmässigt som de som arbetar inom gamla GVS (numera SAK). Vi pratar inte i termer av beredning, beredningsmöte, protokoll (istället för anteckningar); att handlingar ska vara nämnden tillhanda minst en vecka före mötet etc. Det innebär inte att vi har dålig koll på läget, vi har bara haft ett annat förhållningssätt.

Vi konstaterade att vi inte behöver mer resurser för det nya arbetssättet, det rör sig snarare om att paketera redan befintliga uppdrag och arbetsuppgifter på ett likvärdigt sätt på skolorna. Vi diskuterade även vilka frågor som kommer att ligga inom linjeorganisationen och vilka frågor vi tror kommer att tas i skolnämnden. Det var inte lätt att sortera i detta. Men vi gjorde ett tappert försök och kom en bit på väg tillsammans, liksom att försöka förstå vad denna förändring innebär för oss inom verksamhetsstödet. Svaret på detta har vi inte ännu, men vi kommer att göra vårt bästa för att möta de förväntningar som en skolnämnd har på oss. Naturligtvis måste vi tillsammans diskutera förväntningarna när samtliga skolnämnder är på plats på nya året.

Ett konstaterade vi dock; en skolchef som ser sin skolnämnd som en tillgång kommer att få ett otroligt stöd i alla de viktiga frågor där hen idag ofta är ensam i beslutsfattandet.

/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan

What will be our role when the faculty takes the helm?

I’ve just returned from a retreat with my colleagues from other schools, along with Fredrik Oldsjö and Åsa Gustafson from the Management Office. The agenda focused on the University Administration’s role as KTH establish school boards. KTH has become an institution with distinct line management, which has led to a perception of diminished academic citizenship. Some have felt that decisions lacked broad consensus. As someone working within administrative support, I perhaps haven’t fully seen and experienced the changes that have occurred over time; one simply becomes a bit accustomed to the surroundings. But now it’s time to establish school boards, one for each school.

The question during the retreat was: How can we, within the support functions, meet the expectations of the new school boards? How can we provide relevant support? Can all school boards expect uniform support? And: How could this support be shaped?

I recall my first years at KTH when the head of Indek said: “Carlsson! You must distinguish between content and form!” Every now and then, I think about this, even though it’s probably been 30 years since then. Like now during the retreat: it struck me that we work with content daily in various contexts and organizational levels. It’s the form in which we manage the daily tasks within administrative support that will need a new form. We at the schools don’t have the tradition of working as administratively as those in the formerly GVS (now ”SAK”). We don’t use terms like preparation, preparation meetings, minutes (instead of notes); that documents should be provided to the committee at least one week before the meeting, etc. This doesn’t mean we lack an understanding of the situation; we just have a different approach.

We concluded that we don’t need more resources for the new way of working; it’s more about packaging existing missions and tasks in a consistent manner at the schools. We also discussed which matters will fall within the line organization and which matters we think will be handled by the school board. It wasn’t easy to sort this out. But we made a valiant effort and made progress together as we tried to grasp what this change means for us within University Administration. We don’t have the answer to this yet, but we will do our best to meet the expectations that a school board has of us. Naturally, we must collectively discuss these expectations when all school boards are in place in the new year.

One thing we did ascertain, however; a school leader who sees their school board as an asset will receive incredible support in all the crucial matters where they often find themselves alone in decision-making.

/Christina, Head of the Administration at the ITM School

Looking forward to see the light in the tunnel

Photo: Hölickgrottorna at gladahudik.se.

In English further down.

Längtar efter att se ljuset i tunneln

Välkommen tillbaka till KTH, kära kollegor! Jag hoppas att ni njutit av er sommarledighet trots det något instabila vädret.

Den här tiden på året är väldigt hektisk och ljudintensiv – som det ska när de nya studenterna kommer. Jag har faktiskt redan hört dem sjunga utanför mitt rum. Utbildningen är en av de viktiga hörnstenarna för KTH och speciellt för ITM, som har del i undervisningen av nästan en tredjedel av studenterna på KTH. I år har ITM tagit in fler studenter än förra året på de flesta utbildningsprogram. Det följer rektor Anders strategi att uppfylla de utbildningsmål som regeringen ställt upp, men som KTH inte uppfyllde förra året.

Jag tror att denna höst kommer att bli krävande – men också givande – för oss alla. Oavsett om vi är anställda som lärare, administratör, tekniker, forskare etc kommer vi alla att vara delaktiga i nya processer som drivs av den nya rektorn för att vi ska få ett ännu mer konkurrenskraftigt KTH. Låt oss arbeta tillsammans så gott vi kan i team för att lyckas med dessa utmaningar. Inspiration kanske vi kan hämta från det fantastiska svenska fotbollslaget, som verkligen har visat oss hur ett lag ska arbeta tillsammans för att bli framgångsrika!

Som vanligt delar jag med mig av några av de saker jag gjorde under min semester. I år provade jag något helt nytt, tack vare min son. Jag försökte krypa i grottor, Hölickgrottorna som ligger strax utanför Hudiksvall. Jag måste säga att det var ett riktigt äventyr. Jag var inte lika modig som min son som kröp överallt i grottsystemet, men jag utforskade några. Jag måste erkänna att jag blev riktigt glad över att se ljuset i tunneln när jag kröp mot utgången. Jag rekommenderar inte personer som har en tendens till klaustrofobi att prova grottkrypning!

I övrigt tillbringade jag det mesta av tiden med att arbeta i trädgården. Jag byggde en pergola utifrån idéer som jag fick på Youtube där folk bygger fantastiska saker. Som du kan se har pergolan stora möjligheter för växter att klättra på sidorna. Nu är frågan: vad man ska plantera?

Jag ser fram emot att ses på KTH igen!

/Pär Jönsson, skolchef för ITM-skolan

 

Looking forward to see the light in the tunnel

Welcome back to KTH, dear colleagues! I hope that you enjoyed your summer vacations despite the unstable weather.

This time of the year is very hectic and noisy, it’s the new students arriving. As a matter of fact, I have already heard them singing outside my room. The education is one of the important corner stones for KTH and especially for ITM, who takes part in teaching of almost one third of the students at KTH. This year ITM has admitted more students than last year in most educational programs. It follows President Anders’ strategy to meet the educational goals set by the government, which KTH did not meet last year.

I believe that this fall will be demanding – but rewarding – for all of us. Regardless of our employment as a teacher, administrator, technician, researcher, etc we will all be involved in new processes, which are driven by the new President to form an even more competitive KTH. Let us work together the best we can in teams to be succeed with these challenges. Let us take inspiration from the fantastic Swedish soccer team, who has really showed us how a team should work together to be successful!

As usual I share some of the things I did during my vacation. This year I tried something totally new, thanks to my son. I tried crawling in caves! More specifically, we visited the Hölick caves just outside Hudiksvall. I must say that it was quite an adventure. I was not as brave as my son, who crawled everywhere in the cave system, but I explored some of the caves. I must admit that I was really happy to see the light in the tunnel as I crawled towards the exit. Based on that experience, I do not recommend people that have a tendency for claustrophobia to try it!

Overall, I spent most of the time working in the garden. I constructed a pergola based on ideas I got from other people building fantastic things on Youtube. As you can see, the pergola has ample opportunities for plants to climb on the sides. Now, the questions is what to plant?

I am looking forward to meet you at KTH again!

/Pär Jönsson, Head of the ITM School

Don’t we need changes in life?

In English further down.

Behöver vi inte förändringar i livet?

Kära kollegor,

Jag vet inte hur det är med er, men jag tycker att det här halvåret har gått väldigt snabbt! Det kanske beror på att vi hanterar många förändringar i arbetslivet och fokuserar på att anpassa oss till dem och hitta innovativa lösningar.

Jag vill exemplifiera med några förändringar som vissa av er har upplevt under den här terminen:

  • ITM:s Verksamhetsstöd har börjat anpassa sig till en ny situation eftersom de nu tillhör det övergripande KTH-stödet men fortfarande representerar ITM-skolan. Det inkluderar många möten i nya grupper och att hitta gemensamma lösningar för att förbättra effektiviteten.
  • Lärarna erbjuder extra stöd och examinationstillfällen till studenter som ligger efter i sina studier. Detta beror på att rektorn vill öka intäkterna från utbildningen. För närvarande måste KTH återbetala till regeringen eftersom vi inte levererar lika mycket utbildning som vi har kapacitet för.
  • Anställda vid Institutionen för produktionsutveckling (IPU) i Södertälje har påbörjat en undersökning för att bedöma om utbildningens och forskningens kvalitet kan förbättras genom att flytta de flesta verksamheterna till Valhallavägen Campus. Denna undersökning kommer att fortsätta efter sommaren för att landa i en rapport. Därefter kommer KTH:s styrelse att utvärdera resultaten och fatta ett slutgiltigt beslut.
  • Anställda vid Institutionen för lärande har förberett sig för att flytta till sina nya lokaler på Brinellvägen 66 strax efter sommaren. Detta har också involverat anställda vid Energiteknik och Produktionsutveckling, som har behövt flytta en eller två gånger för att möjliggöra målning och underhåll av rumen.

Här vill jag särskilt uttrycka mitt innerliga tack till projektledaren Anneli Ylitalo-Qvarfordt för hennes enorma ansträngningar att samordna dessa aktiviteter som involverar folk från ITM, KTH, Akademiska Hus och underentreprenörer. Stort tack, Anneli, för att du genomför detta på ett energiskt och engagerat sätt!

Är alla dessa förändringar negativa för oss som människor?

Tja, jag har till exempel hört från vissa personer som påverkats av flytten till Brinellvägen att de önskar att skolchefen skulle skickas till en mycket varm plats under jordens yta för att ha initierat detta! Samtidigt säger andra: “Det här är bra eftersom jag måste rensa ut saker från mitt rum som jag aldrig har använt, och jag är också glad att se att vissa kollegor inte tillåts använda stora rum som de ändå sällan använder.”

Min slutsats är att varje förändring framkallar en reaktion som påverkar vårt arbetsliv på ett eller annat sätt.

Jag vill tacka er alla för era insatser under detta halvår! Varje insats har bidragit till att göra ITM och KTH till en mer effektiv organisation. Er vilja att samarbeta och interagera med varandra har också hjälpt oss att skapa en bra arbetsplats.

Snart är det dags för sommarsemester. Jag hoppas att ni kommer att njuta av semestern med vänner och familj. Jag antar att ni önskar att er lediga tid också inkluderar förändringar för att göra den mer givande: mer regn, mer sol, färre insekter osv…

/Pär Jönsson, skolchef för ITM-skolan

Don’t we need changes in life?

Dear colleagues,

I do not know about you, but I feel that this half-year has passed very fast! Possibly because we are dealing with many changes in working life, and we focus on adapting to those and finding innovative solutions.

I wish to exemplify with some changes that some of you have experienced this semester:

  • ITM’s University Administration (VS) have started to adapt to a new situation since they now belong to the overall KTH Administration but still represent the ITM School. This includes many meetings in new groups and finding joint solutions to improve efficiency.
  • The teachers provide extra support and exams to students falling behind in their studies. This is because the President wants to increase education income. Currently, KTH has to return money to the government because we are not delivering as much education as we have the capacity for.
  • The employees at the Department of Production Engineering (IPU) in Södertälje have begun an investigation to assess whether the quality of education and research could be enhanced by relocating most of the activities to the Valhallavägen Campus. This investigation will continue after the summer to complete a report. Subsequently, the board at KTH will evaluate the findings and make a final decision.
  • The Department of Learning in Engineering Sciences employees have prepared to move to their new offices at Brinellvägen 66 just after the summer. This has also involved the employees at Energy Technology and Production Engineering, who had to move once or twice to enable painting and service to the rooms.

I wish to especially express my heartful thanks to the project leader Anneli Ylitalo-Qvarfordt for her enormous efforts to coordinate these activities involving people from ITM, KTH, Akademiska Hus and subcontractors. Many thanks, Anneli, for carrying out this activity in an energetic and dedicated manner!

Are all these changes negative for us as humans?

Well, I have, for example, heard from some people affected by the move at Brinellvägen that they wish that the Head of School should be sent to a very hot place below the Earth’s surface for initiating this! At the same time, others say, “This is great because I have to clean out things from my room that I never used, and I am also glad to see that some colleagues are not allowed to occupy large rooms that they seldom use anyway”.

My conclusion is that any change causes a reaction that influences our working life in one way or another.

I wish to thank all of you for your efforts during this half year! Each effort has contributed to making ITM and KTH a more efficient organization. Your eagerness to collaborate and interact with each other has also helped us create a good workplace.

Soon it is time for summer vacation. I hope all of you will enjoy the vacation with friends and family. I bet you wish that your vacation time would also include changes to make it more fulfilling: more rain, more sun, fewer bugs, etcetera…

/Pär Jönsson, Head of the ITM School

If the wallet is empty, it is empty

Photo: Emil Kalibradov on Unsplash

In English further down.

Är portmonnän tom så är den tom

Ekonomi i balans, det är nog de allra flesta av oss drillade i sedan barnsben. Om det var tomt i portmonnän fanns det heller inget att handla för. När jag ändå försökte få en slant extra och vädjade med orden, ”om bara”… eller ”men …,” då sa pappa alltid: ”Tänk om dessa två ord inte fanns hur skulle du då lösa det hela?”

Just nu arbetar vi på ITM-skolan med att få ekonomin i balans. Nu rör det sig inte om en portmonnä utan belopp som jag som barn inte kunde drömma om, inte ens när man spelade monopol. Jag är uppväxt i en arbetarfamilj, där pappa var guldsmed och mamma var hemma och tog hand om våra liv, skulle man kunna säga. Mamma stod för all markservice, vi var väl omhändertagna men gott om slantar var det inte. Därför har jag fått lära mig vara ekonomisk.

På ITM arbetar vi intensivt med att ta fram siffror, statistik och data kopplat till utbildning, forskning, lokaler, infrastruktur med mera. Många är engagerade och kärn- och stödverksamheten arbetar tillsammans med detta. Men när vi diskuterar ekonomin inom skolan faller vi då och då tillbaka till just de där två orden: ”om bara” och ”men”. Vi har också ett tredje uttryck numera: ”kanske rektor kan…”  Naturligtvis hamnar vi där när vi känner oss lite hjälplösa och inte riktigt vet hur vi ska hantera situationen. Vi har redan sagt upp lokaler för ca 13Mkr årligen, men tyvärr räcker inte det för att vända skutan – även om vi är på god väg. Hur löser vi detta utan ”om bara; men och rektorn kanske kan…”?

Förslag på handlingsplaner finns och dessa ska diskuteras på skolans ledningsinternat 19-20 juni.

Som alltid måste även stödverksamheten följa övrig verksamhet. När institutionerna såg till att dra ner på lokalytorna var det lika självklart att stödverksamheten gjorde detsamma. Nu när institutionerna ser över vad som kan göras för att bli mer kostnadseffektiva, kommer vi inom stödet att se över hur vi kan bidra till detta. Hur det ska gå till är inga självklarheter, då hade vi redan gjort det. Vi måste tillsammans inom stödverksamheten se över hur vi kan blir mer kostnadseffektiva utan att det påverkar vad vi levererar. Som alltid kommer vi att lösa det tillsammans. Det är inte första gången vi ska tänka nytt eller ställa om. Och vi ska akta oss för ”om bara”, ”men” och ”rektorn kanske kan…”.  Den goda viljan finns, det visar ni alla dagar i veckan det är ett privilegium att vara avdelningschef för VS ITM tack vare er.

Studenttårta
Foto: Haga Tårtkompani och Bageri

I skrivande stund sitter jag med balkongdörren öppen, solen gassar, Mälaren glittrar och jag hör musik och skrik – det är studentutsläpp! Kanske några av dem fortsätter från flaket till nollning på KTH i höst.

Med andra ord – det är sommarlov! Men vi får avvakta några veckor till semestrarna. När den väl är här, så önskar jag er alla en riktigt skön sommar.

/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan

 

If the wallet is empty, it is empty

Balanced finances – the vast majority of us learned this as children. If the wallet was empty, there were no means to shop for. When I tried to get an extra penny and pleaded with the words “if only”… or “but …,” Dad always said: “Imagine if these two words didn’t exist, how would you solve the problem?”

Currently, the ITM school is working to get the finances in balance. It’s not about a purse anymore; the amount of money we are talking about I couldn’t even dream of as a child, not even when playing Monopoly. I grew up in a working-class family, where my father was a goldsmith, and my mother was at home taking care of our lives, you could say. Mum took care of the essential services, and we were well taken care of, but there wasn’t an abundance of money. Therefore, I have had to learn to be economical.

At ITM, we work intensively on finding statistics, figures, and data linked to education, research, premises, infrastructure, etc. We are all committed, and the core business and support services work together with this. But when we discuss finances within the school, we occasionally fall back on just those words: “if only” and “but.” These days we have a third expression: “Maybe the President can…” Of course, this happens when we feel somewhat helpless and don’t know how to handle the situation. We have already gotten rid of premises for approx. SEK 13 million annually, but unfortunately, it is not enough to turn the tide – even if we are on the right track. How do we solve this without “if only, but maybe the principal can…”?

Proposals for action plans are available and will be discussed at the school’s management conference on June 19-20.

As always, support services must follow its core business. When the departments reduced their premises, the support services did the same. Now that the departments are reviewing what can be done to become more cost-effective, the support services will review how to contribute. Still, we don’t know how, then we would have already done it. Together we must analyze how to be more cost-effective without affecting what we deliver. As always, we will work it out. It’s not the first time we’ve had to rethink or change. And we must beware of “if only,” “but,” and “maybe the President can…”. The good intentions are there; you all show it every day of the week; thanks to you, it is a privilege to be the head of VS ITM.

Studenttårta
Image: Haga Tårtkompani och Bageri

While writing this, I’m sitting with the balcony door open, the sun is shining, Lake Mälaren is sparkling, and I hear music and loud voices – it’s students celebrating! Maybe some will continue from the truck beds to “nollningen” at KTH this autumn. In other words – it’s summer! But we have to wait a few weeks until vacation time. Once it’s here, I wish you all a lovely summer.

/Christina, Head of the Administration at the ITM School

From fika talk to City Hall pomp

In English further down.

Från fikasnack till stadshuspompa

Nu är äntligen försommarvärmen här och jag njuter stort av hur vackert det är i naturen just nu. Samtidigt är det för mig en väldigt intensiv period just nu, där utbildningsrelaterade frågor diskuteras i många olika sammanhang. Bland annat håller ITM:s studierektorer och KTH:s grundutbildningsutskott på att ta fram en konkret rekommendation kring hur vi lärare kan och bör förhålla oss till studenternas användning av AI-verktyg i vår undervisning och examination. På denna sida finns emellertid väldigt bra resonemang kring hur generativ AI påverkas oss som lärare:

Generativ AI (intra.kth.se)

I torsdags hade ITM:s skolledning verksamhetsdialog med rektor, pro-rektor, dekanus, universitetsdirektör och ledningskansliets chef. Det var bra diskussioner kring prestationsgrad, kvalitet, RAE-uppföljning, ekonomi samt stort fokus på ITM:s nuvarande och framtida programutbud. Och just med tanke på KTH:s framtida utbildning hoppas jag att ni lyssnade på senaste avsnittet av podden ”Fikasnack om framtidens utbildning” som sändes i onsdags (nr 7). Då gästades Johan Fridell av Ines Lopez Arteaga, dekan som leder utvecklingsarbete för framtidens ingenjörsutbildningar på Eindhoven University of Technology (TU/e). I kommande avsnitt den 7/6 kommer Johan fikasnacka om Framtidens utbildning med rektor Anders Söderholm. Chatten i Zoom kommer som vanligt vara öppen så alla är välkomna med frågor och reflektioner. Missa inte det!

Fikasnack med Anders Söderholm, 7 juni

Se fikasnack i efterhand på SpotifyYoutube eller KTH Play

I fredags var jag med på KTH:s storträff som denna gång fokuserade på huvudtemat: Utveckla lärandet och en kultur för lärande i tider av AI och omedgörliga problem.

Jag uppskattar verkligen att vara med på storträffarna eftersom de innebar både planerade och spontana möten med många kollegor från andra delar av KTH, vilket ger möjlighet att diskutera de gemensamma verksamhetsutmaningar vi har – men ofta upplever på ganska olika sätt. Vårens storträff var precis lika intressant och lärorik som alltid.  För er som inte hade möjlighet att vara med kan ni ta del av dokumentationen här:

Storträffen i efterhand

Avslutningsvis hade jag förmånen att presentera de ITM-studenter som tagit examen och som anmält sig till KTH:s maj-diplomering i stadshuset i torsdags kväll. Det var en både högtidlig och glädjefylld ceremoni med vackra blomsterarrangemang, fantastisk musik och strålande lyckliga nyutexaminerade!

/Anna Jerbrant, vice skolchef och grundutbildningsansvarig på ITM-skolan

From fika talk to City Hall pomp

Finally, the early summer warmth is here, and I’m thoroughly enjoying the beauty of nature. At the same time, it’s an intense period for me, with numerous discussions on education-related matters happening in various contexts. One of the topics being addressed is how teachers should approach and engage with students’ use of AI tools in our teaching and assessments. There’s some excellent reasoning on this page about how generative AI impacts us as teachers:

Generative AI (intra.kth.se)

Last Thursday, the ITM School’s management had a productive dialogue session with the president, vice president, dean, university director, and the management office’s head. We had fruitful discussions covering performance levels, quality, RAE follow-up, finances, and a strong focus on ITM’s current and future programme offerings. Speaking of future education at KTH, I hope you listened to the latest episode of the podcast “Fikasnack om framtidens utbildning” on Wednesday (Episode 7). Johan Fridell was joined by Ines Lopez Arteaga, the Dean leading the development of engineering education for the future at the Eindhoven University of Technology (TU/e). In the upcoming episode on 7 June, Johan will have a fikasnack (coffee chat) about Future Education with President Anders Söderholm. As usual, the Zoom chat will be open, so everyone can ask questions and share reflections. Don’t miss it!

Fikasnack with Anders Söderholm, 7 June

Check out Fikasnack’s channels on SpotifyYoutube or KTH Play

On Friday, I attended KTH’s Storträffen Meetup, which focused on the main theme: “Develop learning and a culture of learning in times of AI and wicked problems”.

I truly appreciate being part of these meetings as they provide opportunities for both planned and spontaneous encounters with colleagues from different parts of KTH. It allows us to discuss our shared challenges, which often have diverse perspectives. The spring Storträffen Meetup was just as interesting and informative as always. For those who couldn’t attend, you can find the documentation here:

Storträffen Meetup afterwards

Lastly, I had the privilege of presenting the ITM students who graduated and registered for KTH’s May graduation ceremony at the City Hall last Thursday evening. It was a solemn and joyous event with beautiful floral arrangements, fantastic music, and newly graduated students beaming with happiness!

Enjoy the sunny days and take care!

/Anna Jerbrant, Deputy Head of School & Director of First and Second Cycle Education